Pièces jointes

Les pièces jointes vous permettent de faire le suivi de tous les documents dont vous disposez pour une vente, un achat ou un journal. Vous pouvez joindre des fichiers lorsque vous créez une facture d'achat ou de vente, un devis, une estimation, un encaissement client, un paiement à un fournisseur, une journal ou un autre paiement ou encaissement, afin de fournir des informations sur votre transaction. Par exemple, vous pouvez ajouter des documents de vente, comme une brochure au format PDF, des images du produit, la facture d'un fournisseur ou d'un encaissement, ou tout autre document utile à vos clients et fournisseurs.

Vous pouvez ajouter les types de fichier suivants : PDF, GIF, JPG, JPEG, PNG.

La taille de fichier maximale est de 2,5 Mo. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers pour chaque transaction.

Ajouter une pièce jointe

  1. Créez la facture de vente ou d'achat, l’avoir, le devis, l’estimation, le paiement de fournisseur ou le journal comme d'habitude.
  1. Cliquez sur le bouton Pièce jointe.

  1. Cliquez sur Télécharger les fichiers, naviguez jusqu'à l'emplacement où vous avez enregistré le fichier, cliquez sur le fichier puis sur Ouvrir.

Vous pouvez aussi glisser et déplacer les pièces jointes dans la transaction.

  1. Lorsque vous envoyez des documents de vente, comme des factures ou des avoirs, vous avez la possibilité de rendre les pièces jointes visibles par vos clients, ou de les masquer (la coche bleue signifie que les pièces jointes sont visibles). Les pièces jointes sont accessibles via un lien vers la version en ligne de la facture, de l'avoir ou du document inclus dans l'e-mail.

    Cliquez sur Enregistrer et Envoyer par e-mail afin d'ouvrir l'écran Envoyer la facture par e-mail pour l'envoyer. Vos clients ont accès à la pièce jointe grâce au lien Consulter (la facture/l'avoir, etc.) présent dans l'e-mail et non pas sous forme de pièce jointe de l'e-mail.

  2. Pour ajouter une autre pièce jointe, cliquez une nouvelle fois sur Télécharger les fichiers et répétez l'étape 3.
  3. Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur le bouton supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
  4. Enregistrez votre transaction, comme d’habitude.

Consulter une pièce jointe

  1. Accédez à la transaction concernée (ou la facture d'achat, le journal, etc.) et sélectionnez-la.
  2. Cliquez sur le bouton Pièce jointe.
  1. Vous pouvez ajouter et supprimer des pièces jointes ou pour afficher la pièce jointe, cliquer sur le nom du fichier.

De là, vous pouvez zoomer et dézoomer, faire pivoter le fichier et le télécharger.

Pour les factures de vente récurrentes, les pièces jointes peuvent être ajoutées lors de la création d'une nouvelle facture récurrente, mais en tant que pièces jointes internes uniquement (non visible par vos clients). Vous pouvez ensuite ajouter ou gérer vos pièces jointes quand vous modifiez une facture récurrente existante. La pièce jointe existe sur le modèle de facture récurrente uniquement et n’est pas ajoutée à la facture de vente créée à partir du modèle.