À propos des estimations de vente

Pour facilement réaliser le suivi des estimations que vous fournissez à vos clients potentiels, vous pouvez produire des estimations de vente.

Une estimation est une projection réaliste de ce que coûtera une tâche et n'est pas un prix exact fixe. Par conséquent, les estimations n'ont pas de répercussions sur les soldes de vos comptes. Une fois qu'un client accepte une estimation, vous pouvez la convertir en facture de vente, ce qui actualise automatiquement vos livres auxiliaires avec les valeurs de l'estimation originale.

Vous pouvez aussi entrer des paramètres d'estimations par défaut, telles que les modalités et conditions, ainsi que le nombre de jour jusqu'à l'expiration d'une estimation. Nous vous recommandons de vérifier vos paramètres par défaut avant d'émettre votre première estimation.

Créer une nouvelle estimation

Si l'estimation concerne un produit et que vous avez entré un prix d'achat dans enregistrement du produit cliquez sur Profit pour consulter le profit calculé sur l'estimation. Si l'article n'a pas de prix d'achat, ou si le prix d'achat est nul, celui-ci n'est pas inclut dans le calcul du profit.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur Nouvelle estimation.
3. Ajoutez les informations suivantes :

• Client * Choisissez le client dans la liste. Si le client n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Ajouter un client dans la liste déroulante pour l’ajouter.
• Date de l’estimation * Saisissez la date de l'estimation.
• Date d’expiration * La date à laquelle l’estimation expire, qui est par défaut 30 jours après la date de l’estimation. Vous pouvez indiquer une autre date ou laisser ce champ vide si vous ne voulez pas que cette estimation ait de date d’expiration. Vous pouvez également changer le nombre de jours par défaut avant l’expiration dans le champ Nombre de jours par défaut avant expiration lorsque vous ajoutez les termes et conditions des estimations dans les Paramètres des factures, estimations et devis.
• Référence Saisissez une référence, un numéro de projet par exemple.
• Adresse principale * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci s'affiche automatiquement. Si le pays du client est différent de votre adresse commerciale, les deux pays sont affichés sur l'estimation. Ce n'est pas le cas si le pays reste le même.
• Si l'enregistrement ne comporte pas d'adresse, saisissez l'adresse à cet emplacement.
• Adresse de livraison Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, choisissez l'adresse souhaitée dans la liste déroulante Adresse de livraison. Si l'adresse ne figure pas dans la liste, choisissez Personnalisée et saisissez les informations demandées.

* Indique un champ obligatoire.

4. Afin de fournir une estimation pour un produit ou service spécifique, tapez sa description, ou sélectionnez la dans la liste déroulante, dans le champ Produit/service. Si l’article n’a pas été créé et que vous souhaitez l’ajouter, cliquez sur Créer un article.
5. Ajoutez les informations suivantes :

• Description* Saisissez la description de l'estimation. Vous pouvez saisir jusqu'à 2000 caractères.
• Compte du grand livre * Choisissez le compte de grand livre de l’estimation.
• Qté/Hres * Saisissez le nombre d'articles inclus dans cette estimation.
• Prix/Taux * Saisissez la valeur nette de l'article.
• Remise Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.
• Taux de taxe * Choisissez le taux de taxation voulu.
• Conseil : Si vous ne voyez pas l'option permettant de choisir un taux de taxation, assurez-vous de bien avoir entré votre régime fiscal dans Dates d'arrêté des comptes et TVA.|
• Montant de taxe * Il est calculé automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux d’imposition.
• Total Il s'agit de la valeur brute totale de cette ligne d'article.

* Indique un champ obligatoire.

Si vous souhaitez facturer votre client pour les frais de port, saisissez le montant net dans la case Frais de port et choisissez le taux de TVA approprié, le cas échéant.

6. Choisissez l'une des options suivantes :

• Enregistrer Permet d’enregistrer l'estimation.
• Enregistrer & envoyer par e-mail Les devis de ventes sont stockées sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur devis de ventes dans cet e-mail. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur devis de ventes, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer depuis leur navigateur web. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de le devis dans l'e-mail.
• Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut de l’e-mail dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer le devis.
• Enregistrer & imprimer Permet d'enregistrer l’estimation et de l'imprimer. L'estimation s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir d'enregistrer ou d'imprimer l'estimation dans le menu Fichier de votre navigateur.
• Enregistrer & nouveau Permet d'enregistrer l’estimation en cours et d’en saisir une nouvelle.

Pour enregistrer le devis comme ébauche, cochez la case Enregistrer comme ébauche, avant d’enregistrer votre devis. Vous pouvez utiliser cette option si vous n'êtes pas prêt à envoyer le devis à votre client. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer, ouvrez l'ébauche de devis, apportez les éventuelles modifications nécessaires, décochez la case, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez d'imprimer l'estimation ou de l'envoyer par e-mail, la mention Oui apparaît dans la colonne Émis de la page Devis et estimations et l'estimation est en attente jusqu'à ce que le client l'accepte ou la refuse. Une fois terminé, vous pouvez convertir l'estimation en facture ou la marquer comme refusée.

Suivi des estimations

Pour vous aider à gérer et assurer le suivi de vos estimations de vente, vous avez accès à des informations telles que la date de création de l'estimation, si elle a été envoyée par e-mail ou imprimée, et si elle a été transformée en facture.

La frise chronologique n'est disponible que pour les estimations de vente créées après le 03/01/2019.

1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Devis & estimations.
2. Ouvrez une estimation créée après le 03/01/2019.
3. Faites glisser votre souris sur les différentes options pour consulter les détails :

• Créé Indique la date et l'heure de création de l'estimation.
• Envoyé.
• Envoyé manuellement Indique que l'estimation a été envoyée manuellement. Si vous envoyez l'estimation par e-mail, le statut change pour indiquer que l'estimation a été envoyée par e-mail.
• Envoyé par e-mail Indique l'adresse ou les adresses e-mail du client ainsi que la date et l'heure d'envoi de cet e-mail pour toutes les adresses e-mail indiquées dans les lignes A et CC.
  • *Vert Indique qu'au moins un e-mail a été envoyé.
  • *Rouge Apparaît si l'un des e-mails n'a pas pu être envoyé.

Vous devez rafraichir la page pour mettre à jour ce statut.

• Consulté Indique l'adresse e-mail et la date à laquelle le clients lu l'e-mail.

Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure PDF en pièce jointe dans l'écran d'envoi des e-mails.

Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les e-mails, le statut Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté l'estimation de vente, même si le statut n'a pas changé.

• Statut
  • Facturé Indique la date et l'heure de création d'une facture à partir de l'estimation.
  • Expiré Si l'estimation est arrivée à expiration, ce statut indique la date et l'heure.
  • Refusé Indique la date et l'heure à laquelle votre client a refusé l'estimation.

Modifier une estimation

Si vous devez modifier l’estimation, nous vous recommandons de le faire avant de la convertir en facture. Si vous avez déjà converti la facture, vous devez annuler la facture avant de pourvoir modifier l’estimation.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur l'estimation voulue.
3. Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

L'estimation de vente affiche désormais les nouvelles valeurs. Si l'estimation avait été refusée, son état passe alors à En attente.

Convertir une estimation en facture

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur l'estimation voulue pour l’ouvrir.
3. Cliquez sur Créer une facture.L’estimation est convertie en facture et s’affiche dans la page Nouvelle facture.
4. Vous pouvez modifier les informations selon les besoins. Par exemple, votre client peut vouloir rectifier la quantité d'articles commandés.
5. Enregistrez la facture comme ébauche ou cliquez sur Enregistrer, Enregistrer & envoyer par e-mail, Enregistrer & imprimer ou Enregistrer & nouveau.

L'état de l'estimation indique Facturé et la facture s'affiche dans la liste de factures. La liste de devis et d'estimations affiche le numéro de la facture créée à partir de l'estimation. Vous pouvez accéder directement à la facture à partir de l'estimation en cliquant sur le lien du numéro de facture. La facture a aussi un lien qui indique l'estimation à partir de laquelle elle a été créée. Si vous annulez la facture, le lien est supprimé.

Marquer une estimation comme Refusée

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur l'estimation voulue.
3. Sur la droite, cliquez sur Marquer comme Refusée.

L'estimation reste sur la liste mais son état indique Refusée. Si le client change d'avis et décide d'accepter l'estimation, vous pouvez la réactiver en ouvrant l'estimation et en cliquant sur Enregistrer. L'état repasse alors à En attente et vous pouvez le convertir en facture si vous le souhaitez.

Supprimer une estimation

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cochez la case adjacente à l'estimation requise.
3. Cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.