Créer et gérer des devis

Pour réaliser facilement le suivi des prix que vous proposez à vos prospects, vous pouvez produire des devis de vente. N'oubliez pas que les devis n'ont pas de répercussions sur les soldes des comptes. Une fois qu'un client accepte le devis, vous pouvez le convertir en facture de vente, ce qui actualise automatiquement vos livres auxiliaires avec les valeurs du devis d'origine.

Vous pouvez aussi entrer des paramètres de devis par défaut, telles que les modalités et conditions, ainsi que le nombre de jour par défaut jusqu'à l'expiration du devis. Nous vous recommandons de vérifier vos paramètres par défaut avant d'émettre votre premier devis.

Créer un nouveau devis

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur Nouveau devis.
3. Ajoutez les informations suivantes :

• Client * Choisissez le client dans la liste. Si le client n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Ajouter un client dans la liste déroulante pour l’ajouter.
• Date du devis * Saisissez la date du remboursement.
• Date d’expiration * La date à laquelle le devis expire, qui est par défaut 30 jours après la date du devis. Vous pouvez indiquer une autre date ou laisser ce champ vide si vous ne voulez pas que ce devis ait de date d’expiration. Vous pouvez également changer le nombre de jours par défaut avant l’expiration dans le champ Nombre de jours par défaut lorsque vous ajoutez les termes et conditions des devis dans les Paramètres des factures, estimations et devis.
• Référence Saisissez une référence, un numéro de projet par exemple.
• Adresse de facture * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci s'affiche automatiquement. Si le pays du client est différent de celui de votre entreprise, les deux pays figurent sur le devis. Ce n'est pas le cas si le pays reste le même.
• Si l'enregistrement ne comporte pas d'adresse, saisissez l'adresse à cet emplacement.
• Adresse de livraison Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation. Si vous ne souhaitez pas utiliser cette adresse, sélectionnez l'adresse souhaitée dans la liste déroulante Adresse de livraison. Si l'adresse ne figure pas dans la liste, choisissez Personnalisée et saisissez les informations demandées.

* Indique un champ obligatoire.

4. Afin de fournir un devis pour un produit ou service spécifique, tapez sa description, ou sélectionnez la dans la liste déroulante, dans le champ Produit/service. Si l’article n’a pas été créé et que vous souhaitez l’ajouter, cliquez sur Créer un article.
5. Ajoutez les informations suivantes :

• Description* Saisissez une description pour le devis. Vous pouvez saisir un maximum de 2 000 caractères.
• Compte du grand livre * Choisissez le compte de grand livre du devis.
• Code de l'article Le cas échéant, entrez un code, par exemple une référence ou un code de stock.
• Qté/hres Saisissez le nombre d'articles inclus dans ce devis.
• Prix/taux Saisissez la valeur nette de l'article.
• Remise Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %.
• Taux TVA * Le cas échéant, choisissez le taux de TVA.
• Conseil : Si l'option permettant de sélectionner le taux de TVA n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir saisi correctement vos taux de TVA dans Paramètres > Dates d'arrêté des comptes et TVA.
• Montant TVA * Il est calculé automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de TVA.
• Total Il s'agit de la valeur brute totale de cette ligne d'article.

* Indique un champ obligatoire.

6. Ajoutez des commentaires, ainsi que vos modalités et conditions.
7. Si vous souhaitez facturer votre client pour les frais de port, saisissez le montant net dans la case Frais de port et choisissez le taux de TVA approprié, le cas échéant.
8. Si vous voulez joindre un fichier, comme une brochure, une image ou un document, cliquez sur Pièce jointe puis sur Téléchargez les fichiers et naviguez jusqu'à votre fichier.
9. Choisissez l'une des options suivantes :

• Enregistrer Permet d'enregistrer le devis.
• Enregistrer & envoyer par e-mail Les devis de ventes sont stockées sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur devis de ventes dans cet e-mail. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur devis de ventes, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer depuis leur navigateur web. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de le devis dans l'e-mail.
• Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut de l’e-mail dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer le devis.
• Enregistrer & imprimer Permet d'enregistrer le devis et de l'imprimer. Le devis s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet. Vous pouvez choisir de l'enregistrer ou de l'imprimer depuis le menu Fichier de votre navigateur.
• Enregistrer & nouveau Permet d'enregistrer le devis en cours et d'en saisir un nouveau.

Pour enregistrer le devis comme ébauche, cochez la case Enregistrer comme ébauche, avant d’enregistrer votre devis. Vous pouvez utiliser cette option si vous n'êtes pas prêt à envoyer le devis à votre client. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer, ouvrez l'ébauche de devis, apportez les éventuelles modifications nécessaires, décochez la case, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez d'imprimer le devis ou de l'envoyer par e-mail, la mention Oui apparaît dans la colonne Émis de la page Devis et estimations et le devis est en attente jusqu'à ce que le client l'accepte ou le refuse. Une fois terminé, vous pouvez convertir le devis en facture ou la marquer comme refusée.

Suivi d'un devis

Pour vous aider à gérer et assurer le suivi de vos devis de vente, vous avez accès à des informations telles que la date de création du devis, s'il a été envoyé par e-mail ou imprimé, et s'il a été transformé en facture.

1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Devis & estimations.
2. Ouvrez un devis de vente créée après le 03/01/2019.
3. Faites glisser votre souris sur les différentes options pour consulter les détails :

• Créé. Indique la date et l'heure de création du devis
• Envoyé
  • Envoyé manuellement Indique que le devis a été envoyé manuellement. Si vous envoyez le devis par e-mail, le statut change pour indiquer que le devis a été envoyée par e-mail.
  • Envoyé par e-mail Indique l'adresse ou les adresses e-mail du client ainsi que la date et l'heure d'envoi de cet e-mail pour toutes les adresses e-mail indiquées dans les lignes A et CC.
    • *Vert Indique qu'au moins un e-mail a été envoyé.
    • *Rouge Apparaît si l'un des e-mails n'a pas pu être envoyé. Vous devez rafraichir la page pour mettre à jour ce statut.
• Consulté. Indique l'adresse e-mail et la date à laquelle le clients lu l'e-mail. Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure en pièce jointe dans l'écran d'envoi des e-mails.

Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les e-mails, le statut Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté le devis de vente, même si le statut n'a pas changé.

• Statut
  • Facturé Indique la date et l'heure de création d'une facture à partir du devis.
  • Expiré Si le devis est arrivé à expiration, ce statut indique la date et l'heure.
  • Refusé Indique la date et l'heure à laquelle votre client a refusé le devis.

Modifier un devis

Si vous devez modifier le devis, nous vous recommandons de le faire avant de la convertir en facture. Si vous avez déjà converti la facture, vous devez annuler la facture avant de pourvoir modifier le devis.

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis souhaité.
3. Cliquez sur Modifier et apportez les modifications souhaitées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le devis de vente affiche désormais les nouvelles valeurs. Si le devis avait été refusé, son état passe alors à En attente.

Conversion d'un devis en facture

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis souhaité.
3. Cliquez sur Créer une facture. Le devis est convertie en facture et s’affiche dans la page Nouvelle facture.
4. Vous pouvez modifier les informations selon les besoins. Par exemple, votre client peut vouloir rectifier la quantité d'articles commandés.
5. Enregistrez la facture comme ébauche ou cliquez sur Enregistrer, Enregistrer & envoyer par e-mail, Enregistrer & imprimer ou Enregistrer & nouveau.

L'état du devis indique Facturé et la facture s'affiche dans la liste de factures. La liste des devis de vente affiche le numéro de facture créé à partir du devis. Vous pouvez accéder directement à la facture à partir du devis en cliquant sur le lien du numéro de facture. La facture a aussi un lien qui indique le devis à partir duquel elle a été créée. Si vous annulez la facture, le lien est supprimé.

Marquer un devis comme Refusé

1. Dans la section Ventes, cliquez sur Devis et estimations.
2. Cliquez sur le devis souhaité.
3. Sur la droite, cliquez sur Marquer comme Refusé.

Le devis reste sur dans la liste mais son état indique Refusé. Si le client change d'avis et décide d'accepter le devis, vous pouvez le réactiver en ouvrant le devis et en cliquant sur Enregistrer. L'état repasse alors à En attente et vous pouvez le convertir en facture si vous le souhaitez.