Créer et gérer des factures d'achat

Pour vous aider à procéder au suivi des sommes dues à vos fournisseurs et de tout montant impayé, vous pouvez enregistrer les factures qu'ils vous envoient dans Compta & Facturation. Avant de pouvoir enregistrer une facture d'achat, il vous faut, si ce n'est déjà fait, créer un dossier pour le fournisseur.

Si vous achetez régulièrement les mêmes produits à un même fournisseur, vous pouvez créer un enregistrement de produit afin de gagner du temps.

Création de factures d'achats pour des stocks

Le programme fait le suivi de vos mouvements de stock en enregistrant les achats et les ventes d'articles en stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un achat ou une vente de stock. Par exemple, si vous créez une facture d'achats qui inclut un article en stock, le programme crée une opération d'entrées de produits et augmente automatiquement le nombre d'articles.

Enregistrer une facture d'achat

Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin. Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement, cliquez sur Ajouter produit. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

  1. Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
  2. Cliquez sur Nouvelle facture d'achat.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    • Fournisseur * Saisissez le nom du fournisseur. Au fil de la saisie, une liste de fournisseurs s'affiche. Choisissez le fournisseur souhaité dans la liste.
      • Tip:

      Pour ajouter un nouveau fournisseur, cliquez sur Ajouter un fournisseur. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

    • Date de facturation * Saisissez la date de facture.
    • Date d'échéance * Cette date est calculée automatiquement en fonction des modalités de paiement renseignées dans le dossier fournisseur. Si vous n'avez pas entré de modalités de paiement spécifiques, elle est calculée en fonction du nombre de jours de crédit définis dans les paramètres par défaut de votre entreprise. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette date.
    • Référence fournisseur Si nécessaire, entrez une référence pour votre fournisseur, son numéro de facture par exemple.
    • Référence Si nécessaire, entrez une référence supplémentaire, telle qu'un numéro de commande.

    * Indique un champ obligatoire.

  4. Pour enregistrer l'achat d'un produit spécifique, tapez le nom du produit dans la case [Chercher un produit] et choisissez le produit approprié.
  5. Pour ajouter d'autres produits sur votre facture, répétez l'étape précédente.
  6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la facture, saisissez les informations suivantes :
    • Description * La description de l'achat.
    • Grand livre * Choisissez le compte du grand livre correspondant à votre achat.
    • Qté/Hres * Entrez la quantité d'articles achetés.
    • Prix/Taux * Saisissez la valeur nette de l'article.
    • Taux de TVA/Montant * Si applicable et disponible, préciser le taux ou le montant de la TVA.

      • La valeur totale brute de ce poste est affichée sous Total.

      * Indique un champ obligatoire.

  7. Si vous avez créé des types d'analyses d'opération, par départements par exemple, cliquez sur l'outil de recherche et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.
  8. Pour ajouter d'autres transactions, répétez l'étape précédente sur la ligne suivante.
  9. Si nécessaire, entrez une note relative à cet achat.
  10. Si vous voulez joindre un fichier (par exemple, la copie d'un reçu), cliquez sur le bouton Pièce jointe, puis sur Télécharger fichiers, naviguez jusqu'au fichier et double-cliquez dessus. En savoir plus sur les pièces jointes
  11. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Enregistrer comme ébauche Pour enregistrer un brouillon de la facture, cochez la case Enregistrer comme brouillon et cliquez sur Enregistrer. Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas envoyer immédiatement la facture à votre facture et que vous ne souhaitez pas mettre à jour les comptes du grand livre. Une fois prêt à envoyer la facture, ouvrez le brouillon de la facture, apportez toutes les modifications nécessaires, décochez la case Enregistrer comme brouillon et cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer Permet d'enregistrer uniquement la facture.
    • Enregistrer & Nouveau Permet d'enregistrer la facture en cours et de saisir une nouvelle facture.

Vous avez saisi les détails de votre facture d'achat avec succès et elle apparaît dans l'activité du fournisseur. Si nécessaire, vous pouvez gérer la facture depuis la liste des achats.

Gérer une facture d'achat existante

  1. Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
  2. Cliquez sur la facture d'achats concernée.

Vous pouvez ici modifier la facture existante. Pour ce faire, suivez les étapes indiquées dans la section précédente Enregistrer une facture d'achat. Si la facture a déjà été réglée ou créditée, vous ne pouvez pas la modifier. Pour de plus amples informations, veuillez consulter Éditer ou annuler une facture d'achat.

Vous pouvez enregistrer un paiement contre la facture d'achat. Dans le menu Plus, vous pouvez créer un avoir ou indiquer que la facture d'achat est actuellement Contestée.

Si vous contestez une facture, sa valeur reste sur vos comptes. Vous pouvez effacer l'état contesté d'une facture d'achat en l'ouvrant et en sélectionnant l'option Retirer l'état contesté dans le menu Plus.

Convertir une ébauche de facture

  1. Dans Achats, cliquez sur Factures d'achats.
  2. Cliquez sur la facture d'achat enregistrée comme ébauche.
  3. Si nécessaire, modifiez les détails de la facture.
  4. Décochez la case Enregistrer comme ébauche et cliquez sur Enregistrer.

La facture n'est plus à l'état d'ébauche et les valeurs apparaissent dans les comptes du grand livre correspondants.