Créer un avoir de ventes
Si vous offrez un avoir à un client, par exemple, parce qu'il vous a renvoyé des marchandises endommagées, vous pouvez facilement l'enregistrer à partir de la facture de d’origine. Vous pouvez aussi créer un avoir indépendant et l’allouer à toute facture impayée à une date ultérieure. Vous pouvez choisir d'imprimer ou d'envoyer l'avoir par e-mail au client.
Pour pouvoir créer des avoirs, vous devez créer des fiches de contacts pour vos clients, si ce n'est pas déjà fait. Si vous vendez de façon répétée des produits ou services, vous pouvez également créer des fiches de produits afin de gagner du temps lors de la saisie des avoirs.
Au besoin, vous pouvez personnaliser vos avoirs, ajouter le logo de votre entreprise et inclure vos termes et conditions par défaut.
- Accédez à la section Ventes, puis cliquez sur Factures de ventes.
- Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
- Dans la facture, cliquez sur Ajouter un avoir.
L'avoir apparaît avec les détails de la facture originale.
- Vous pouvez changer les détails, si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez la section suivante.
Le montant net et le montant de la TVA sont affichés en bas de l’avoir. Le total de l'avoir ne peut pas être supérieur au montant impayé. Pour connaître la répartition des montants de TVA, cliquez sur Récapitulatif TVA, puis revenez à l’avoir et fermez la fenêtre Analyse de TVA.
- S'il s'agit d'une ébauche d'avoir, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Vous pouvez revenir à l'avoir à une date ultérieure lorsque vous êtes prêt à actualiser les comptes généraux et décocher cette case.
- Si vous voulez joindre un fichier, comme une brochure, une image ou de la documentation, cliquez sur Pièce jointepuis sur Télécharger les fichiers et recherchez le fichier.
- Si nécessaire, ajoutez des notes. Puis cliquez sur Enregistrer.
Vous avez correctement saisi un avoir sur la facture de vente d’origine. Si l'avoir couvre la valeur totale de la facture, l'état de la facture indique Payé, dans le cas contraire, l'état indique Paiement partiel.
- Cliquez sur le menu Ventes, cliquez sur Avoirs sur vente.
- Cliquez sur Nouvel avoir, puis indiquez les informations suivantes :
| Nom * | Indiquez le nom du client. À mesure que vous tapez le nom, une liste de clients apparaît. Choisissez le client dans la liste.
Conseil : Pour ajouter un nouveau client, ouvrez la liste déroulante Rechercher un client et cliquez sur Ajouter un client. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer. |
| Date de l'avoir * | Saisissez la date de l'avoir. |
| Référence | Le cas échéant, saisissez une référence, par exemple, un numéro d’autorisation de retour client. |
| Adresse | Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci s'affiche automatiquement.
Si aucune adresse ne figure dans la fiche, cliquez sur Ajouter une adresse principale, entrez l'adresse et cliquez sur Actualiser.
Remarque : Cela n'actualise pas l'adresse dans la fiche du client. |
| Adresse de livraison | Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse principale du client.
Si vous ne souhaitez pas utiliser cette adresse, cliquez sur le bouton Modifier, puis indiquez si vous souhaitez utiliser l'adresse de facturation, aucune adresse ou une adresse personnalisée. Si vous avez sélectionné Personnalisable, vous devez saisir l'adresse. Pour enregistrer les modifications apportées, cliquez sur Mettre à jour. |
* Ces détails sont obligatoires.
- Pour émettre un avoir pour un produit ou un service spécifique, tapez le nom de l'élément dans le champ Produit / Service puis sélectionnez l'élément en question.
Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Si nécessaire, vous pouvez modifier ces renseignements (par exemple, la quantité ou le prix unitaire). Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement de produit ou de service, cliquez sur Créer un article.
- Pour ajouter d'autres produits ou services sur l'avoir, répétez l'étape précédente.
- Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à la facture, saisissez les informations suivantes :
| Description * | Saisissez une description du crédit. Vous pouvez saisir un maximum de 2 000 caractères. |
| Grand livre * | Choisissez le numéro de compte du crédit. |
| Code article | Le cas échéant, saisissez un code. Par exemple, une référence ou un code de stock. |
| Qté | Saisissez la quantité d'articles vendus. |
| Prix/taux * | Saisissez la valeur nette de l'article. |
| Remise | Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de montant fixe, saisissez la valeur dans la case Montant et laissez le pourcentage défini sur zéro. Si vous souhaitez saisir une remise sous forme de pourcentage, laissez la valeur de la case Montant définie sur zéro et saisissez le pourcentage dans la case %. |
| Taux TVA * | Indiquez le taux de TVA correspondant.
Conseil : Si votre société est immatriculée à la TVA et si l'option permettant de sélectionner le taux de TVA n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir saisi correctement vos taux de TVA dans Paramètres Dates d'arrêté des comptes et TVA. |
| Montant TVA * | Il est calculé automatiquement en fonction de la quantité, du prix unitaire et du taux de TVA. |
| Total | Il s'agit de la valeur brute totale de cette ligne d'article. |
* Ces détails sont obligatoires.
- Si vous avez créé des types d'analyse de transaction (par exemple, par service), cliquez sur les doubles chevrons et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.
- Si vous envoyez un avoir pour des produits ou services à un client dans l'UE, cliquez sur les doubles chevrons , puis choisissez si l'élément est un produit (et les services associés) ou un service (autonome).
Si le client est assujetti à la TVA, vous devez également choisir la description de vente de l'UE que vous souhaitez voir apparaître sur l’avoir.
- Le cas échéant, saisissez des commentaires, ainsi que vos modalités et conditions.
- Pour créditer des frais d'expédition, cliquez sur Expédition, choisissez le taux de TVA voulu, puis saisissez le montant HT.
Le montant HT total de l’avoir et le montant total de TVA apparaissent en bas de l'avoir. Pour connaître la répartition des calcul de TVA, cliquez sur Récapitulatif TVA, puis revenez à l’avoir et fermez la fenêtre Analyse de TVA.
- Pour enregistrer l’avoir et fermer la fenêtre, cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également :
| Enregistrer l’avoir comme ébauche | Cochez la case Enregistrer comme ébauche, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez utiliser cette option si vous n'êtes pas prêt à envoyer l’avoir à votre client et que vous ne voulez pas mettre à jour les comptes. Une fois prêt à envoyer l’avoir, ouvrez le brouillon d’avoir, apportez toutes les modifications nécessaires, décochez la case Enregistrer comme brouillon et cliquez sur Enregistrer. |
| Enregistrer l’avoir et l'envoyer par e-mail | Cliquez sur Enregistrer & envoyer par e-mail. La fenêtre Envoyer l’avoir par e-mail s'ouvre.
Si une adresse e-mail figure dans la fiche du client, celle-ci est affichée dans la case À. Vous pouvez saisir des adresses e-mail supplémentaires séparées par des points-virgules.
Pour recevoir une copie de l’avoir à votre adresse e-mail enregistrée, cochez la case M'envoyer une copie. Par défaut, la ligne d'objet contient le numéro de l’avoir, son montant et la date, mais vous pouvez modifier ces informations si nécessaire. Le message e-mail par défaut apparaît dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.
Pour imprimer également une copie de l'avoir, cochez la case Imprimer aussi une copie de cet avoir. |
| Enregistrer l’avoir et l'imprimer | Cliquez sur Enregistrer & Imprimer. L'avoir s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir d'enregistrer ou d'imprimer l'avoir dans le menu Fichier de votre navigateur. |
| Enregistrer cet avoir et en créer un nouveau | Cliquez sur Enregistrer & nouveau. |
Vous avez correctement créé un avoir que vous pouvez l’allouer à une facture.
