Ajouter et gérer les contacts

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients ou les mêmes fournisseurs, vous pouvez leur créer des enregistrements de contacts. Cela vous permet de gagner du temps lors de la saisie de ventes et d'achats, et vous aide à suivre les sommes que l'on vous doit et celles que vous devez.

Pour accélérer la saisie des données, vous pouvez également importer vos contacts.

Créer un nouveau contact

  1. Cliquez sur Contacts.
  2. Cliquez sur Créer Client ou sur Créer Fournisseur.
  3. Remplissez les informations suivantes :
  • Raison sociale. Le nom de l'entreprise du contact.
  • Nom du contact. Le nom du contact.
  • Référence. Une référence pour le contact.
  • E-mail. L'adresse e-mail du contact.
  • Mobile. Le numéro de téléphone portable du contact.
  • Téléphone. Le numéro de téléphone du contact.
  1. Dans l'onglet Détails du compte, saisissez les informations suivantes :
  • Sélectionnez la région de votre contact afin que les champs d'adresse corrects s'affichent.
  • Saisissez l'adresse du contact.
  • Compte par défaut. Si le contact est un client, sélectionnez un compte de vente du grand livre par défaut. Pour les fournisseurs, sélectionnez un compte d'achat du grand livre par défaut. Le compte par défaut est utilisé lorsque vous créez des factures, des avoirs, des saisies rapides et des devis de vente.

Si vous utilisez des produits et des services, lorsque vous les ajoutez à une facture, le compte de produit ou le compte de service par défaut du grand livre sont utilisés.

  • Numéro de TVA Entrez, s'il y a lieu, le numéro de TVA du contact. Veuillez noter que le format du numéro de TVA est vérifié en fonction du pays du contact.
  • Pour les fournisseurs, cochez, si besoin, la case Ce fournisseur agit en tant qu'importateur. Consultez TVA et droits d'importation pour en savoir plus.
  • Sous-compte. Indiquez la référence du sous-compte. (Celui-ci commence toujours par un C pour les clients et par un F pour les fournisseurs.) Un numéro de référence numérique est saisi par défaut (00001, 00002, etc.). Vous pouvez le remplacer par un numéro de votre choix contenant un maximum de cinq caractères.

La référence sert à afficher le solde de comptes clients et fournisseurs par contact du client ou fournisseur. Vous pouvez consulter ces informations dans le rapport Balance auxiliaire et dans le rapport Grand Livre détaillé.

Le sous-compte n'est disponible que si vous utilisez des comptes auxiliaires pour vos clients et fournisseurs.Pour utiliser cette option, allez dans Paramètres. Sous Préférences commerciales et de factures, cliquez sur À propos de votre entreprise. Vous ne pouvez pas changer cette référence une fois une fois que vous avez clôturé un exercice.

  1. Cliquez sur Adresse de livraison et cochez ou décochez la case Identique à l'adresse de facture.
  2. Cliquez sur Détails de paiement et renseignez les champs suivants :
  • Limite de crédit. Cochez la case Limite de crédit et entrez la valeur de la limite de crédit. La limite de crédit est affichée dans les rapports annuels des Balance agée clients et des Balance agée fournisseurs.
  • Modalités de crédit. Cochez la case Modalités de crédit et entrez le nombre de jours de crédit dont ce contact disposera.
Tip:

Si le contact est un client, vous pouvez également entrer des modalités personnalisées. Celles-ci apparaissent sur les factures que vous envoyez à votre client.

  • Nom du compte. Entrez le nom du compte bancaire de votre contact.
  • BIC/IBAN. Le cas échéant, entrez le code BIC (code d'identification de la banque) et l'IBAN (International Bank Account Number).
  • Dans l'onglet Paramètres par défaut, indiquez le Prix par défaut (pour les contacts clients seulement). Choisissez le niveau du prix du produit pour le client (par exemple, Prix de vente, Échange ou Vente en gros).
  • Cliquez sur Notes et entrez toute remarque que vous souhaitez enregistrer concernant le contact.
  • Cliquez sur Analyse. Si vous avez créé des groupes d'analyse, indiquez les groupes que vous souhaitez affecter à ce contact.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais utiliser cet enregistrement lors de la saisie des opérations.

Consulter et modifier un contact

  1. Allez à Contacts.
  2. Sélectionnez un contact.
  3. Pour consulter l'activité du contact, cliquez sur l'onglet Activité.
  4. Pour ajouter ou éditer des contacts et des adresses, cliquez sur l'onglet Contacts et adresses.
  • Pour éditer un contact, cliquez sur l'icône d'édition édition située à côté du contact et actualisez les informations nécessaires.

La personne répertoriée comme le Contact principal est le principal contact pour l'entreprise, et apparaît entre parenthèses à côté du nom de l'entreprise.

Si vous souhaitez faire suivre toute la correspondance électronique avec l'entreprise à cette personne, cochez la case Envoyer une copie du mail à cette personne.

  • Pour éditer une adresse, cliquez sur l'icône d'édition édition située à côté de l'adresse et actualisez les informations nécessaires. Vous pouvez éditer le Nom d'adresse ou modifier le Type d'adresse en utilisant le menu déroulant.

L'adresse indiquée comme l'Adresse de facturation apparaîtra sur la facture.

Étant donné que les contacts sont liés à leurs adresses, si vous supprimez une adresse, tous les contacts liés à cette adresse seront également supprimés.

  1. Pour changer la référence du compte auxiliaire ou si le contact est un client, cliquez sur Options et vérifiez que l'information dans la section Détails du compte est correcte.

Par défaut, la méthode utilisée pour envoyer tous les relevés du client est définie sur Par la poste (PDF généré), mais vous pouvez la modifier si besoin. Pour modifier les informations, cliquez sur le bouton Modifier Modifier, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer. Les modifications sont appliquées à toutes les futures générations de relevé pour le client.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un contact

Vous ne pouvez pas supprimer un enregistrement de contact après l'avoir utilisé lors d'une opération. À la place, et pour éviter toute confusion, nous vous conseillons de modifier le nom du compte en « Ne pas utiliser ».

Vous ne pouvez pas effacer le Contact principal ou l'Adresse principale ; nous vous suggérons plutôt de les éditer et d'entrer le nouveau contact principal ou la nouvelle adresse principale.

Si un enregistrement de contact n'est lié à aucune opération, et qu'il ne s'agit ni d'un Contact principal ni d'une Adresse principale, vous pouvez cliquer sur le bouton d'édition située à côté du contact, puis cliquer sur Supprimer.