Crear facturas de venta
Puedes crear una factura de venta para:
- llevar el seguimiento de las compras de tus clientes;
- ver cuánto te deben tus clientes;
- consultar cuándo vence un pago.
Puedes enviar la factura al cliente impresa o por correo electrónico.
Cuando recibes el pago de un cliente, puedes registrarlo en la factura.
Antes de empezar
Para poder crear una factura, primero debes crear el registro del contacto correspondiente.
Si suministras a los clientes los mismos productos o servicios, puedes:
Artículos en stock en facturas de venta
Disminución del stock tras la creación de facturas de venta
Todos los movimientos de compra o venta de stock quedan registrados para que puedas llevar un seguimiento. Cada vez que creas una factura de venta que incluye un artículo en stock, se registra un movimiento de salida de bienes y los niveles de stock de ese artículo se reducen automáticamente.
Valores negativos no permitidos en los niveles de stock
Con el fin de evitar que vendas artículos sin stock, no podrás guardar una factura si el nivel de stock está por debajo de cero.
Si sucede esto, guarda la factura como borrador hasta que hayas registrado todos tus movimientos de compra. De ser necesario, puedes ajustar manualmente los niveles de stock para cambiar el número de artículos que tienes en stock.
Crear facturas de venta
- En la barra de navegación, desplaza el ratón por encima de Ventas y selecciona Facturas de venta > Añadir factura.
- Completa los campos obligatorios (marcados con un asterisco *).
- Registra la venta de un determinado producto o servicio en el campo Producto/Servicio. Selecciona el producto o servicio de la lista desplegable o escribe el nombre y haz clic en él. También puedes crear uno nuevo en Crear artículo.
Si el artículo tiene varios tipos de precio, puedes seleccionar uno en el campo Precio/unidad.
- Si has creado tipos de análisis de movimientos (por ejemplo, departamentos), haz clic en el icono de los 3 puntos y elige la categoría que corresponda.
- La base imponible de la factura y el IVA se muestran en la parte inferior de la factura. Si quieres consultar un desglose del IVA, haz clic en Resumen de IVA.
- Los borradores de facturas o las facturas proforma se pueden utilizar para crear presupuestos y calcular envíos sin generar un número de factura.
Para guardar una factura como borrador o proforma, marca la casilla Guardar como y selecciona la opción de formato que quieras de la lista desplegable.
Los borradores de facturas y las facturas proforma no se contabilizan hasta que se convierten a facturas firmes.
Archivos adjuntos
Si quieres adjuntar un archivo, como la copia de un recibo o un pedido de compra, haz clic en el icono con forma de clip y, luego, en Cargar ficheros.
¿Qué hacer a continuación?
Los detalles de la factura de venta se mostrarán en la actividad del cliente.
Ahora puedes:
- registrar un pago en la factura;
- asignar una factura rectificativa a la factura;
- enviar la factura por correo electrónico al cliente;
- editar la factura.
Para ayudarte a gestionar las facturas de venta y llevar un seguimiento de estas, puedes consultar detalles como, por ejemplo, cuándo se creó, si la enviaste por correo electrónico o si la imprimiste y cuándo se pagó.
El gráfico donde se incluye esta información solo está disponible en las facturas de venta que se hayan creado después del 01/03/2019.
- Ve a Ventas y haz clic en Facturas de venta.
- Haz clic en una factura que hayas creado después del 01/03/2019.
Desplaza el ratón por encima de los siguientes estados para consultar sus detalles:
| Estado | Detalles |
| Creado | Muestra la fecha y la hora en que se creó la factura. |
| Enviado | Emitido manualmente: se muestra cuando se ha enviado por correo convencional. Si luego la envías por correo electrónico, el estado cambia a Enviado.
Enviado: muestra la fecha y la hora en que enviaste el correo y las direcciones de correo electrónico incluidas en los campos Para y CC.
El color verde indica que al menos uno de los correos se ha enviado correctamente.
El color rojo indica que al menos uno de los correos no se ha enviado.
Puede que tengas que actualizar la página para que se actualice este estado. |
| Consultado | Muestra la dirección de correo electrónico y la fecha en la que el destinatario consultó el documento.
Si quieres llevar un seguimiento del correo, desmarca la casilla Incluir PDF como archivo adjunto en la ventana de envío del correo electrónico.
Si el proveedor de correo electrónico del destinatario no manda ninguna confirmación cuando este ve los correos, el estado Consultado no se actualizará. Esto quiere decir que el destinatario puede haber visto la factura de venta incluso si el estado no ha cambiado.
Para que se muestre el estado Consultado, debes enviar la factura al crearla o al hacer clic en su registro. No se puede llevar el seguimiento con el estado Consultado si mandas el correo electrónico desde la página principal Facturas de venta. |
| Pagado | Muestra la fecha del último pago registrado para la factura de venta.
El color verde indica que se ha pagado por completo.
El color naranja claro indica que la factura se ha pagado parcialmente.
El color naranja oscuro indica que la factura ha vencido. |
En Ventas, ve a Facturas de venta y, a continuación, haz clic en la factura que corresponda.
Desde aquí, puedes hacer lo siguiente:
| Consultar los datos de la factura | Esto incluye información sobre si se ha pagado o no. |
| Verificar que la factura se ha emitido | La factura se muestra como emitida si la has imprimido o si la has enviado por correo electrónico. |
| Enviar la factura por correo electrónico | Puedes mandar la factura a tu cliente como PDF adjunto. |
| Hacer una copia de la factura | De esta forma se crea una factura nueva exactamente con los mismos detalles, por lo que no tendrás que volver a introducir la información. |
| Editar la factura | Si la factura ya se ha abonado o su IVA se ha declarado, no podrás modificarla. Para obtener más información, consulta Editar o anular una factura de ventas. |
| Pagar una factura | Puedes registrar un pago en la factura. |
| Crear una factura rectificativa | Utiliza la opción Añadir factura rectificativa para crear una factura rectificativa con los mismos datos que la factura. |
| Imprimir un albarán | Utiliza la opción Imprimir albarán. |
Puedes comprobar con facilidad qué recibos se han utilizado para abonar las facturas de venta, así como qué facturas se han asignado.
- Localiza y abre la factura o la factura rectificativa desde la pestaña Actividad del registro del contacto o desde Ventas.
- Haz clic en el valor del importe pagado.
Se abre la ventana Pagos y asignaciones, donde se incluye la información de asignación del movimiento según el tipo de movimiento que hayas abierto inicialmente. Para obtener más información, haz clic en el valor de la columna Importe.
- En Ventas, haz clic en Facturas de venta.
- Haz clic en la factura pertinente. Si es necesario, cambia los detalles en la factura como corresponda.
- Desactiva la casilla de verificación Guardar como.
- Haz clic en una de las siguientes opciones:
- Guardar: guarda la factura y la cierra.
- Guardar y enviar: cambia el mensaje si quieres y haz clic en Enviar.
- Guardar e imprimir: en función del navegador que utilices, la factura se abrirá en una nueva pestaña o ventana y podrás elegir si quieres imprimirla o guardarla en el menú del navegador.
- Guardar y nuevo: guarda y cierra la factura y te permite crear una nueva.
La conversión ya se ha efectuado y el valor de la factura ahora consta en las cuentas contables correspondientes.
Personalizar facturas de venta
Puedes utilizar el botón Personalizar en la parte inferior de la página de creación de facturas de venta para acceder directamente a la configuración de personalización. Esto te permite optimizar el tiempo a la hora de personalizar las facturas de tu negocio.
