Crear y administrar facturas rectificativas de venta

Una factura rectificativa es similar a una factura de venta o de compra, pero puede ser emitida por un importe positivo o negativo. También incluye campos adicionales que especifican el número y la fecha de la factura original, así como el motivo y los detalles de la rectificación.

Si envías una factura rectificativa a un cliente porque te ha devuelto artículos defectuosos, la puedes crear dentro de la factura original. Puedes también crear una factura rectificativa independiente y asignarla a cualquier factura pendiente posteriormente. Puedes imprimir la factura rectificativa o enviarla por correo electrónico al cliente.

Registrar facturas rectificativas de venta para artículos de stock

Cada vez que se compra o vende stock, se realiza un seguimiento de este a través del registro de sus movimientos. El tipo de cada movimiento indica si se añadió o si se quitó stock. Así, cada vez que creas una factura rectificativa que incluye un artículo de stock, se registra un movimiento de salida de bienes negativa y tus niveles de stock aumentan automáticamente, pues se han devuelto los bienes. Si deseas corregir un precio en lugar de cambiar la cantidad de stock, consulta cómo corregir el precio o la cantidad de un artículo en stock en una factura de compra o de venta.

Crear una factura rectificativa a partir de una factura de venta

1. En Ventas, haz clic en Facturas de venta.
2. Haz clic en la factura que quieres abonar.
3. En el recuadro a la derecha, selecciona la opción Añadir factura rectificativa.
4. De forma automática, se cumplimenta el número y la fecha de la factura original. Tú solo tendrás que seleccionar la razón de la corrección y añadir los detalles de la misma.
5. Introduce los detalles según sea necesario. Para obtener más información, consulta la sección Registrar una factura rectificativa de venta independiente que encontrarás a continuación.

6. Para adjuntar un archivo, como un folleto de venta, una imagen u otro documento complementario, selecciona Añadir archivo, haz clic en Cargar ficheros y busca el archivo en tu dispositivo.

7. Si es necesario, introduce alguna nota y haz clic en Guardar. Nota: En España no está disponible la opción de guardar facturas rectificativas como borrador.

Una vez hayas correctamente introducido la factura rectificativa, tienes que asignarla a la factura de venta original (consulta el artículo Asignar facturas rectificativas y pagos a cuenta).

Registrar una factura rectificativa de venta independiente

• Producto/Servicio*. En este campo, escribe el nombre del producto que vendes o el servicio que prestas y, a continuación, selecciónalo en la lista. Si no aparece, haz clic en Crear artículo para añadirlo.

La información del producto o servicio seleccionado se muestra en la siguiente partida disponible de la factura. Puedes cambiar estos datos si lo necesitas. Si el artículo tiene varios precios o varias tarifas, selecciona el/la que corresponda.

• Descripción*. Introduce una descripción.
• Tipo de cuenta*. Elige la cuenta contable.
• Cant./Horas*. Indica la cantidad de artículos vendidos o el número de horas.
• Precio/unidad*. Introduce el valor neto del artículo. El valor de las facturas rectificativas puede ser positivo o negativo.

• Descuento*. Si se aplica un descuento, introdúcelo aquí. Los descuentos en las facturas rectificativas solo se pueden aplicar a valores positivos.
• Tipo de IVA*. Elige el tipo de IVA correspondiente.

* Indica un campo obligatorio.

1. En Ventas, haz clic en Facturas rectificativas de venta.
2. Haz clic en Nueva factura rectificativa.
3. Introduce la siguiente información:

• Cliente*. Elige el cliente en la lista.
• Fecha*. Introduce la fecha de la factura rectificativa.
• Fecha de vencimiento*. Introduce la fecha de vencimiento de la factura rectificativa.
• Referencia. Este campo es opcional. Introduce un número de referencia, como un número de autorización de devolución del cliente.
• Dirección principal*. Si hay alguna dirección principal en el registro del cliente, aparecerá automáticamente. Si no hay ninguna dirección principal en el registro del cliente, introdúcela aquí.
• Dirección de envío. Puedes enviar la factura rectificativa a una dirección distinta de la dirección principal. Si la dirección no existe en el registro, elige Personalizada e introduce la dirección.

* Indica un campo obligatorio.

4. También, introduce la siguiente información:

• Núm. de factura original*. Introduce el número de la factura original para la que quieras crear la factura rectificativa.
• Fecha original*. Introduce la fecha de la factura original para la que quieras crear la factura rectificativa.
• Razón de la corrección*. En la lista, selecciona la razón de la corrección.
• Detalles. Introduce mayor información para describir la razón de la corrección.

* Indica un campo obligatorio.

5. Para añadir un producto o servicio a la factura, introduce la siguiente información:
6. Si quieres cobrar el transporte al cliente, añade una línea para ello y, a continuación, en el campo Tipo de cuenta, selecciona la cuenta a la que quieres cargarlo.

7. Para adjuntar un archivo, como un folleto de venta, una imagen u otro documento complementario, selecciona Añadir archivo, haz clic en Cargar ficheros y busca el archivo en tu dispositivo.

8. Si has creado tipos de análisis de movimiento (por ejemplo, departamentos), haz clic en el buscador y elige la categoría de análisis correspondiente.
9. Escribe algún comentario en el campo Notas.
10. ​Para enviar la factura rectificativa por correo electrónico, haz clic en Guardar y enviar para abrir la ventana correspondiente:

• Si, en el registro del cliente, hay una dirección de correo electrónico, esta se mostrará en el campo Para.
• De ser necesario, introduce una dirección de correo electrónico adicional separada por un punto y coma.
• Tu dirección de correo electrónico aparece en el campo CC.
• Selecciona Enviarme una copia si quieres recibir una copia del correo electrónico.
• Las facturas rectificativas de venta de Contabilidad y Facturación se alojan en la Web, lo que significa que los clientes recibirán un enlace a sus facturas rectificativas en el correo electrónico. Cuando hagan clic en dicho enlace, podrán consultar la factura, guardarla como PDF o imprimirla desde su navegador web. Como alternativa, puedes seleccionar Incluir PDF como archivo adjunto si quieres enviar la factura rectificativa en formato PDF.
• Puedes editar el campo Asunto, el texto predeterminado del correo electrónico en el campo Mensaje o seleccionar Imprimir también una copia para imprimirla.

10. Haz clic en Enviar (si quieres enviar la factura por correo electrónico) o en Guardar.

Has correctamente introducido una factura rectificativa, que puedes ahora asignar a una factura de venta.

Llevar un seguimiento de facturas rectificativas de venta

Para ayudarte a gestionar las facturas rectificativas de venta y llevar un seguimiento de ellas, puedes utilizar el gráfico que muestra la progresión del documento para visualizar los detalles pertinentes como, por ejemplo, cuándo se creó, si lo enviaste por correo electrónico o si lo imprimiste y cuándo se emitió.

1. Accede a Ventas y haz clic en Facturas rectificativas de ventas.
2. Haz clic en una de las facturas rectificativas para abrirla. Recuerda que debe haberse creado después del 01/03/2019.
3. En la parte derecha de la pantalla, desplaza el ratón por encima de los estados del gráfico:

• Creado. Muestra la fecha y la hora en que se creó la factura rectificativa.
• Emitido manualmente. La factura se ha impreso y se ha emitido manualmente. Si luego la envías por correo electrónico, el estado cambiará a Enviado.
• Enviado. Muestra la fecha y la hora a la que enviaste el correo y las direcciones de correo electrónico incluidas en los campos Para y CC.
  • Verde. Este color indica que al menos uno de los correos se ha enviado correctamente.
  • Rojo. Este color indica que al menos uno de los correos no se ha enviado.

• Consultado. Muestra la dirección de correo electrónico y la fecha en la que el destinatario consultó el documento.

Si quieres llevar el seguimiento del correo, desmarca la casilla Incluir PDF como archivo adjunto en la ventana de envío del correo electrónico.

Si el proveedor de correo electrónico del destinatario no manda confirmación cuando este ve los correos, el estado Consultado no se actualizará. Esto quiere decir que el destinatario puede haber visto la factura rectificativa de venta incluso si el estado no ha cambiado.