À propos des fiches des contacts
Vous pouvez utiliser des fiches de contacts pour réaliser le suivi de vos ventes auprès des clients et de vos achats auprès des fournisseurs. Pour visualiser la fiche d'un contact, cliquez sur le contact dans la liste Contacts.
Lorsque vous visualisez une fiche de contact particulier, vous pouvez :
- Modifier les détails de contact.
- Consulter les détails des transactions de ce contact.
- Enregistrer les paiements que vous réalisez ou recevez de clients et fournisseurs individuels via l'option de création rapide.
- Gérez vos relevés clients et fournisseurs.
- Ventilez des avoirs ou acomptes en souffrance sur des factures impayées.
- Modifiez les modalités de paiement par défaut pour vos contacts. Vous pouvez aussi saisir des modalités et conditions spécifiques pour chaque contact et définir un seuil de crédit. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut au moment de créer des factures ou des avoirs.
- Exportez les renseignements sur les clients et fournisseurs en utilisant la barre d'outils Action.
Les modalités et conditions particulières apparaissent au bas des factures de vente que vous créez pour chaque client.
Onglet Activité
L'onglet Activité présente les détails des transactions que vous entrez pour ce contact. Vous pouvez :
Chercher des transactions par référence ou valeur.
- Consulter des transactions pour une plage de dates que vous spécifiez.
- Utiliser la liste Type pour visualiser des types de transactions particuliers.
- Consulter ou modifier les détails des transactions et ventilations de comptes.
- Gérer vos relevés et ventilations.
Vous pouvez aussi utiliser la barre d'outils Action pour imprimer, envoyer par e-mail ou exporter la liste de transactions.
La barre d'outils Action apparaît lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs transactions.
- Cochez la case adjacente à la transaction concernée.
Pour sélectionner rapidement toutes les transactions, cochez la case située en haut à gauche sur la grille.
- Indiquez si vous voulez imprimer, envoyer par e-mail ou enregistrer le fichier au format PDF ou CSV.
Onglet Contacts et adresses
Si nécessaire, vous pouvez modifier les détails de l'adresse principale et du contact. Vous pouvez aussi saisir plusieurs adresses (par exemple, vous pouvez souhaiter saisir une adresse de livraison et une adresse de siège social).
Le cas échéant, vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque adresse. Les contacts sont liés à l'adresse et si vous supprimez l'adresse, les contacts qui y sont associés sont également supprimés.
Onglet Détails du paiement
Dans cet onglet, vous pouvez enregistrer vos modalités de paiement et les informations bancaires du contact. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier, saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.
Onglet Options
Détails du compte
Cet onglet affiche les détails du compte du contact, y compris sa catégorie, son compte auxiliaire, ses conditions de crédit, ainsi que ses informations fiscales et de TVA par défaut.
Pour modifier les informations, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Exécutions des relevés
Cette section apparaît uniquement si le contact est un client. Elle affiche les informations suivantes :
- Si les relevés sont envoyés au client
- Si les relevés doivent être imprimés ou envoyés par e-mail
- Contact et adresse
Pour modifier les informations, cliquez sur le bouton Modifier Modifier, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer. Les modifications sont appliquées à toutes les futures générations de relevé pour le client.
Onglet Notes
Vous pouvez utiliser cet onglet pour entrer toute note que vous voulez ajouter pour ce contact. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier, saisissez les notes, puis cliquez sur Enregistrer.