À propos des relevés clients

Vous pouvez produire des relevés pour fournir à vos clients un état de leurs comptes. Le relevé montre toutes les factures impayées et les acomptes non pointés à la fin de la période indiquée. En ce qui concerne les factures partiellement réglées, le relevé présente le montant que le client vous a réglé et le montant toujours impayé.

Choisissez ce que présentent les relevés de comptes des clients

  1. Dans Paramètres , cliquez sur Configuration des relevés.
  2. Sélectionner Toutes les activités ou Produits restant seulement dans les champs Type de relevé client.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter le relevé de compte d'un client

  1. Accédez à l’option Contacts puis à Clients.
  2. Cliquez sur le client.
  3. Dans le menu Gérer, cliquez sur Relevés.
  4. Dans le champ Au, entrez la date de fin.

Vous pouvez envoyer le relevé à votre client par e-mail ou l'enregistrer au format PDF ou CSV. Vous pouvez aussi programmer des relevés mensuels qui seront automatiquement envoyés par e-mail à votre client à la date définie. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous Envoyer un relevé mensuel, puis reportez-vous à l'une des sections suivantes.

L'adresse principale apparaît par défaut sur le relevé. Si vous envoyez le relevé par e-mail, il est envoyé à l'adresse e-mail du contact principal. Si vous souhaitez utiliser une adresse différente ou envoyer le relevé par e-mail à un autre contact, vous pouvez changer l'adresse et le contact utilisés par défaut. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Modifier l'adresse à laquelle le relevé est envoyé par défaut ci-après.

Envoyer par e-mail un relevé unique

  1. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur E-mail.
  2. Renseignez les informations suivantes :
  • À*. L'adresse e-mail du principal contact client apparaît automatiquement dans ce champ, le cas échéant. Vous pouvez la modifier si nécessaire. Vous pouvez entrer d'autres adresses e-mail en les séparant par un point-virgule.

si vous voulez modifier l'adresse e-mail à laquelle le relevé est envoyé par défaut, reportez-vous à la section Pour modifier l'adresse à laquelle le relevé est envoyé par défaut ci-après.

  • Cc Vous pouvez ajouter une adresse e-mail supplémentaire si vous souhaitez envoyer un copie de l’e-mail et du PDF à une autre personne.
  • M'envoyer une copie. Vous recevez par défaut une copie de l’e-mail et de la facture à votre adresse e-mail. Décochez cette case si vous ne voulez pas recevoir de copie.

Consultez Modifier votre profil pour obtenir plus d’informations sur comment modifier votre adresse e-mail.

  • Message* Entrez un message destiné au client.

pour afficher le relevé que vous vous apprêtez à envoyer, cliquez sur le lien du relevé qui apparaît au-dessus du message.

  1. Cliquez sur Envoyer.

Imprimer le relevé

Pour enregistrer le relevé au format PDF, sélectionnez le menu Gérer le relevé, puis cliquez sur Imprimer.

Le PDF s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer à partir du menu Fichier de votre navigateur ou de votre barre d'outils.

Exporter le relevé au format CSV

Vous pouvez enregistrer le relevé au format CSV pour ensuite l'ouvrir avec Microsoft Excel. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Exporter vers fichier CSV.

En fonction de votre navigateur, le fichier est automatiquement téléchargé vers votre dossier Téléchargements ou vous recevez un message vous invitant à enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Pour enregistrer le fichier, naviguez jusqu'à l'emplacement souhaité, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez ouvrir ce fichier avec Excel.

Modifier l'adresse à laquelle le relevé est envoyé par défaut et le contact correspondant

La première fois que vous envoyez un relevé, l'adresse principale du client est affichée sur le relevé. Si vous envoyez le relevé par e-mail, celui-ci inclut aussi l'adresse e-mail du contact principal. Vous pouvez modifier ces valeurs par défaut.

Si vous avez besoin d'ajouter une adresse ou un contact, vous pouvez modifier l'enregistrement d'un contact.

Pour modifier un contact ou une adresse :

  1. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Contacts/Adresses des relevés.
  2. Suivez l'une des directives suivantes :
  • Pour modifier le contact par défaut, sélectionnez le contact souhaité dans le menu Contact/e-mail du relevé.
  • Pour modifier l'adresse du client qui apparaît sur le relevé, sélectionnez l'adresse souhaitée dans le menu Adresse du relevé.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

La prochaine fois que vous enregistrerez le relevé au format PDF ou que vous l'enverrez par e-mail à votre client, l'adresse postale et l'adresse e-mail du contact que vous aurez sélectionnées seront utilisées.

Envoyer des relevés mensuels

Vous pouvez automatiser l'envoi mensuel de relevés à vos clients.

  1. Dans le menu Gérer le relevé, sélectionnez Planification des relevés mensuels.
  2. Renseignez les informations suivantes. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.

Activer envoi mensuel des relevés Sélectionnez cette case pour envoyer des relevés mensuels au client.

  • À*. L'adresse e-mail du principal contact client apparaît automatiquement dans ce champ, le cas échéant. Vous pouvez entrer d'autres adresses e-mail en les séparant par un point-virgule.
Tip:

si vous voulez modifier l'adresse e-mail à laquelle le relevé est envoyé par défaut, consultez la section Pour modifier l'adresse à laquelle le relevé est envoyé par défaut plus haut.

  • Cc Vous pouvez ajouter une adresse e-mail supplémentaire si vous souhaitez envoyer un copie de l’e-mail et du PDF à une autre personne.
  • Objet* Affiche une ligne d’objet par défaut dont vous pouvez modifier le texte après avoir sélectionné Activer envoi mensuel des relevés (voir ci-dessus).
  • Message* Entrez un message à destination du client.
  • Envoyer les relevés par e-mail chaque mois le *
  • Entrez la date à laquelle vous voulez envoyer le relevé. Les relevés répertorient les transactions entrées jusqu'au jour précédant la date définie inclus. Par exemple, si vous entrez le 10, le relevé inclut les transactions à compter du 10 du mois précédent jusqu'au 9 du mois courant.
Tip:

pour envoyer les relevés d'un mois calendaire complet, entrez 1 ici. Le relevé inclut les transactions saisies entre le premier et le dernier jour du mois. Par exemple, un relevé envoyé le 1e juin inclut les transactions réalisées du 1e mai au 31 mai. Cela signifie que vous pouvez envoyer des relevés jusqu'au dernier jour du mois, indépendamment du nombre de jours qu'il comporte (28, 30 ou 31).

  • Exclure les soldes zéro Sélectionnez cette option si vous ne voulez pas inclure les transactions qui ont un solde nul.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez correctement activé les relevés mensuels qui seront désormais envoyés par e-mail à votre client à la date indiquée. Vous pouvez interrompre les relevés en tout temps. Dans le menu Gérer le relevé, cliquez sur Planification des relevés mensuels. Décochez la case Activer envoi mensuel des relevés, puis cliquez sur Enregistrer.