Facturation en devises étrangères

Si vous faites affaire avec des entreprises étrangères, vous pouvez traiter des transactions en devises étrangères. Vous pouvez facilement enregistrer des factures, avoirs, paiements et encaissements dans d'autres devises. Vous pouvez choisir d'utiliser les taux de change courants de la Banque Centrale Européenne (BCE) : ils sont actualisés chaque jour, vous assurant ainsi d'utiliser toujours le taux le plus à jour. Vous pouvez aussi effectuer un suivi des pertes ou gains découlant des fluctuations du taux.

Configurer des transactions en devises étrangères

Avant de commencer à saisir des transactions dans d'autres devises, vous devez activer les transactions en devises étrangères et saisir les devises souhaitées dans les enregistrements de vos contacts.

Activer des transactions en devises étrangères

1. Cliquez sur Paramètres.
2. Sous Dates d'arrêté des comptes et TVA, cliquez sur Devises étrangères.
3. Cochez la case Permettre les transactions en devises étrangères.
4. Pour utiliser automatiquement les taux de change les plus à jour de la Banque Centrale Européenne (BCE), cochez la case Utiliser les taux de change courants.

Trois devises sont automatiquement créées pour vous : Euro (EUR), Livre (GBP) et Dollar (USD). Vous ne pouvez pas supprimer votre devise de base ou une devise en cours d'utilisation. Si vous souhaitez supprimer des devises qui ne sont pas utilisées, cliquez sur le bouton Supprimer.

5. Vérifiez ou saisissez les informations suivantes :

• Compte frais bancaires du grand livre. Il s'agit du compte utilisé pour les éventuels frais bancaires encourus.

Par exemple, pour conserver un enregistrement de ce que vous coûtent les transactions étrangères en frais bancaires, vous pouvez utiliser un compte distinct de celui que vous utilisez pour les frais bancaires ordinaires. Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau code dans votre plan comptable.

• Compte de gains de taux de change* Si le taux de change varie entre la création d'une facture et la réception ou la réalisation d'un paiement, générant un gain, la différence est comptabilisée sur ce compte. Cela vous permet de faire le suivi de vos gains occasionnés par la fluctuation des taux.
• Compte de pertes de taux de change* Si le taux de change varie entre la création d'une facture et la réception ou la réalisation d'un paiement, générant une perte, la différence est comptabilisée sur ce compte. Cela vous permet d'effectuer un suivi des pertes découlant de la fluctuation des taux.

6. Pour ajouter une nouvelle devise, sélectionnez-la dans la liste sur la prochaine ligne disponible.

Le taux s'affiche automatiquement. Si vous utilisez des taux de change courants, les taux les plus récents de la BCE s'affichent. Si vous choisissez de ne pas utiliser de taux de change courants, saisissez le taux manuellement.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez activé des transactions en devises étrangères et sélectionné vos devises.

Sélectionner la devise dans l'enregistrement du contact

Une fois les devises activées, vous devez sélectionner la devise désirée dans le contact (client ou fournisseur).

S'il s'agit d'un nouveau contact, vous pouvez la configurer dans la section appropriée.

1. Allez dans le menu Contacts (ou Contacts > Clients ou Fournisseurs).
2. Trouvez le client ou fournisseur avec lequel vous voulez travailler, puis cliquer dessus et ouvrez l'enregistrement.
3. Cliquez sur l'onglet Options.
4. Dans la section Détails du compte, cliquez sur l'icône Modifier.
5. Sélectionnez le devise dans le champ Devise.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Traiter de transactions en devises étrangères

Après la configuration de Compta & Facturation pour les transactions en devises étrangères, vous remarquerez certaines différences au moment d'enregistrer des transactions. Les montants de vos factures, avoirs, devis, paiements et encaissements apparaissent maintenant dans la devise de ce contact. Vous pouvez voir le taux de change utilisé et la valeur de la transaction dans votre devise de base. Vous pouvez aussi enregistrer les éventuels frais de change encourus. Lorsque vous enregistrez des opérations bancaires, la valeur apparaît toujours dans votre devise de base sur l'activité bancaire. Pour voir les détails d'une transaction, y compris le montant en devise étrangère et le taux de change utilisé, cliquez sur le paiement ou encaissement dans le compte bancaire correspondant.

Les journaux, paiements divers et encaissements divers sont toujours comptabilisés dans la devise de base et vous ne pouvez pas saisir des saisies rapides dans une devise étrangère. Si vous avez besoin de saisir une facture ou un avoir, voyez la section ci-dessous.

Factures, devis et avoirs

Lors de la saisie de factures, devis et avoirs, vous devez les créer comme d'ordinaire. Cependant, il convient de prendre en considération les éléments suivants :

• Le taux de change par défaut s'affiche dans la partie supérieure de la facture ou de l'avoir. Si vous choisissez d'utiliser des taux de change courants, il s'agit du tout dernier taux de la BCE. Si vous n'utilisez pas de taux de change courants, il s'agit du taux de change par défaut que vous avez saisi dans les paramètres de devises étrangères. Dans un cas comme dans l'autre, vous pouvez modifier le taux de change, si nécessaire.
• Les lignes d'articles affichées sur la facture, l'avoir ou le devis apparaissent dans la devise du contact sélectionné.
• Si vous avez des produits avec un prix par défaut, ou des services avec des taux par défaut, le prix ou le taux est converti en fonction de la devise du contact et du taux de change courant.
• Si vous saisissez des valeurs pour la facture, l'avoir ou le devis, puis remplacez le contact par un contact avec une autre devise, vous êtes invité à convertir les valeurs ou à les laisser inchangées. Si vous les convertissez, les valeurs sont mises à jour en fonction de la devise du nouveau contact.
• Si vous convertissez un devis, une ébauche de facture ou un avoir, le taux de change d'origine s'applique. Si le taux de change a changé depuis la création du devis ou de la facture, saisissez le taux approprié dans le champ Taux de change.

Encaissements et paiements de factures

Vous devez vérifier des informations supplémentaires lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en devise étrangère dans une facture.

1. Cliquez sur Ventes, puis sur Factures de vente.
2. Cliquez sur la facture, puis sur Enregistrer paiement.
3. Vérifiez ou saisissez les informations suivantes :

• Montant reçu* Saisissez le montant total payé dans la devise étrangère. Le montant dans votre devise de base s'affiche sous Montant reçu.
• Remise Indique les éventuelles remises offertes au client.
• Taux de change* Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant de la BCE.
• Date règlement Saisissez la date du paiement.
• Payé vers Sélectionnez le compte bancaire.
• Méthode Sélectionnez le mode de paiement
• Référence (optionnelle) Saisissez une référence pour l'encaissement.
• Frais de change Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour cet encaissement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Encaissements clients ou paiements fournisseurs

Vous pouvez saisir des encaissements clients et des paiements fournisseurs pour enregistrer le paiement simultané de plusieurs factures ou pour enregistrer un acompte en devise étrangère.

1. Allez dans l’onglet Trésorerie.
2. Cliquez sur le compte bancaire.
3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Vente/Encaissement.
4. Dans l'onglet Encaissement client, vérifiez les informations suivantes :

• Client Choisissez le client dans la liste déroulante.
• Versé au compte bancaire Vérifiez que le compte bancaire approprié s'affiche. Si vous devez le changer, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
• Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement
• Reçu le* Saisissez la date de réception du paiement.
• Référence (facultatif) Si nécessaire, saisissez une référence pour cet encaissement.
• Montant reçu* Saisissez le montant total que le client a payé dans sa devise.
• Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant du FRS (Federal Reserve System). Vous pouvez le changer, si nécessaire.
• Frais de change Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour cet encaissement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

5. Renseignez l'encaissement client comme d'habitude.

Remboursements clients et fournisseurs

Vous pouvez utiliser l'option de remboursement client ou fournisseur pour rembourser des avoirs ou acomptes dans une devise étrangère.

1. Allez dans l’onglet Trésorerie.
2. Cliquez sur le compte bancaire concerné.
3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Achat/Paiement.
4. Dans l'onglet Remboursement client, vérifiez les informations suivantes :

• Client Choisissez le client dans la liste déroulante.
• Payé du compte bancaire Vérifiez que le compte bancaire approprié s'affiche. Si vous devez le changer, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
• Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement
• Remboursé le* Saisissez la date de paiement du remboursement.
• Référence (facultatif) Si nécessaire, saisissez une référence pour ce remboursement.
• Montant remboursé* Saisissez le montant total remboursé dans la devise du client.
• Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant de la BCE. Vous pouvez le changer, si nécessaire.
• Frais de change Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour ce remboursement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

5. Renseignez le remboursement client comme d'habitude.

Vérifier vos gains et pertes de change

Si le taux de change fluctue entre la comptabilisation d'une facture et son paiement ou d'un avoir et son remboursement, l'écart du taux est comptabilisé dans le compte Gain/Perte de change. Cette valeur s'affiche en tant que frais généraux dans votre rapport Profits et pertes.

Pour afficher les transactions constituant cette valeur, affichez le rapport Grand livre et vérifiez les comptes Gain et/ou Perte de change du grand livre.