À propos de la clôture d'exercice

La procédure de clôture de l'exercice est facile à réaliser. Vous n'avez pas à produire de journaux ni à passer des valeurs à votre compte de résultat. Tout ce que vous avez besoin de faire est de suivre le processus de clôture d’exercice automatisé, produire les rapports requis par votre comptable, puis changez la date de fin d'exercice. Vous pouvez aussi verrouiller votre exercice pour que personne ne puisse entrer des transactions dans un exercice précédent une fois que les comptes sont clos.

Avant de commencer les procédures de fin d’exercice, vérifiez que vous saisi toutes vos transactions jusqu'au dernier jour de l'exercice. Si vous exécutez des procédures de fin de mois (par exemple, si vous reportez des paiements anticipés, des charges à payer ou des amortissements), reportez-les normalement.

Démarrer le processus de clôture d’exercice

Pour démarrer un processus de clôture d’exercice, allez dans Paramètres, cliquez sur Dates d’arrêté des comptes et TVA, Gérer vos exercices puis sur Fermer pour l’année. Le processus est composé de trois étapes :

Étape 1 : Fermer les comptes

Une fois le processus de clôture d’exercice commencé, l’exercice est automatiquement verrouillé selon la date de fin d’exercice définie. Après cette date, vos collègues ne peuvent plus saisir de nouvelles transactions ayant lieu avant la date de début du nouvelle exercice. En outre, toutes les saisies de clôture sot déplacées à la date à laquelle vous exécutez l’exercice.

Étape 2 : Archiver les rapports

Pendant la deuxième étape, Sage Compta & Facturation peut créer un fichier d’archivage de vos rapports de fin d’années. Une fois vos comptes clôturés, cliquez sur Archiver dans la deuxième étape du processus de clôture de l’exercice. Le fichier inclut les rapports suivants :

Créer un fichier d’archive des rapports ne les rend pas inaccessibles. Vous pouvez exécuter quand vous le voulez des rapports pour des périodes clôturées.

  • FEC (quand il est activé)
  • Grand Livre
  • Ecritures comptables
  • Historique détaillé des transactions
  • Toutes les factures et saisies rapides de ventes et avoirs
  • Bilan synthétique
  • Compte de résultat synthétique

Pour en savoir plus, consultez À propos des rapports dans Compta & Facturation.

Cela peut prendre jusqu’à 48 heures pour terminer ce fichier d’archive, vous pouvez donc passer à l’étape suivante du processus de clôture d’exercice pendant la création du rapport. Vous recevrez un e-mail quand le rapport sera prêt. Une fois connecté, vous trouverez le dossier du rapport à gauche du nom de votre entreprise dans la barre de navigation en haut de l’écran.

Étape 3 : Réouvrir un exercice

Vous pouvez, si besoin, réouvrir un exercice clôturé, si, par exemple, vous ou votre comptable trouvez une erreur dans une transaction qui doit être corrigée dans un exercice clôturé. La troisième étape du processus de clôture d‘exercice vous permet de réouvrir un exercice clôturé. Si vous cliquez sur Réouvrir, le nouvel exercice est reporté et l’exercice clôturé précédent devient l’exercice en cours. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez recommencer le processus de clôture d’exercice.

Vous ne pouvez pas saisir de transactions dans un exercice clôturé qui a une date de verrouillage. Si vous devez saisir une transaction dans un exercice clôturé, supprimez la date dans le champ Date de verrouillage de saisie (Paramètres > Dates d’arrêté des comptes et TVA).

À propos des autres éléments liés à la clôture

Le processus de clôture d’exercice permet de clôturer un exercice, mais vous pouvez avoir d’autres tâches liées à la clôture de l’exercice à accomplir. N’oubliez pas les éléments suivants lorsque vous clôturez votre exercice.

Exécuter d’autres rapports

Vous pouvez envoyer à votre expert-comptable une copie de votre fichier d’archive des rapports de clôture, mais il peut être utile d’exécuter d’autres rapports lors d’une clôture d’exercice, comme le registre des ventes, le registre des achats ou des relevés. Exécutez les autres rapports pour les conserver dans vos dossiers ou contactez votre expert-comptable pour obtenir des conseils.

Clôturer manuellement vos registres

Traditionnellement, les systèmes comptables suivent une procédure de clôture d'exercice pendant laquelle les valeurs sont compensées des comptes de résultat au solde des comptes de produits et charges. Le processus est automatisé à partir de la première étape du processus de clôture d’exercice, vous n’avez donc pas à produire de journaux ni à passer des valeurs à votre compte de résultat. Cependant, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous si vous voulez clôturer les comptes au solde des comptes de produits et charges manuellement :

  1. Cliquez sur États, puis sur Balance.
  2. Sélectionnez Année passé dans la liste déroulante Période. Vérifiez que les dates affichées correspondent à votre exercice financier.
  3. Cliquez sur Exporter et sélectionnez soit CSV ou PDF.
  4. Ouvrez Journaux.
  5. Créez les écritures de journaux nécessaires pour comptabiliser les montants dans le solde de votre compte de produits et charges, en utilisant le dernier jour de votre exercice comme date. Pour en savoir plus, consultez le tableau ci-dessous.

ces informations sont fournies à titre de référence générale uniquement. Contactez votre comptable pour obtenir des conseils propres à votre entreprise ou situation.

Type de compte Crédit Débit Solde de compte attendu
Actif Hausse Baisse Solde débiteur
Passif Baisse Hausse Solde créditeur
Capitaux propres Baisse Hausse Solde créditeur
Produits Baisse Hausse Solde créditeur
Charge Hausse Baisse Solde débiteur
Retrait Hausse Baisse Solde débiteur