Télécharger des documents d’achat

Cet article explique comment :

  • Télécharger des copies de factures d’achat ou des photos de reçus.

  • Transférer des e-mails contenant des factures ou des reçus directement dans Compta & Facturation.

  • Réviser la facture provisoire et l’approuver.

Ce que vous pouvez télécharger

  • Téléchargez jusqu’à 25 fichiers de transaction à la fois.
  • Vous pouvez télécharger des fichiers PDF, JPG, JPEG, PNG ou TIFF.
  • Chaque fichier doit seulement contenir 1 transaction et ne doit pas dépasser 20 Mo.
  • Le traitement de chaque fichier prend généralement moins d’une minute. Actualisez la page Factures provisoires à approuver pour mettre à jour le statut de téléchargement du fichier.
  • Les nouvelles transactions provisoires s’affichent dans l’onglet Factures provisoires à approuver. Le numéro affiché dans l’onglet indique le nombre de factures provisoires que vous devez réviser et approuver.
  • Une fois que traitement d’un fichier est terminé, son statut passe à À réviser.
  • Affichez la nouvelle facture provisoire en sélectionnant la ligne correspondante.

Télécharger ou envoyer par e-mail une facture ou un reçu

  1. Dans Achats, choisissez Factures d’achats

  2. Dans la liste déroulante Nouvelle facture, sélectionnez Télécharger le fichier.

  • Téléchargez les fichiers. Sélectionnez les fichiers à télécharger (25 maximum), puis téléchargez les factures.

ou

  • Envoyez les fichiers par e-mail. Sélectionnez Copier l’adresse e-mail pour copier l’adresse affichée dans le presse-papiers de votre appareil. Transférez l’e-mail contenant la facture ou le reçu à l’adresse que vous avez copiée.

  1. Une fois le téléchargement terminé, la page Factures provisoires à approuver s’ouvre.

  2. Les fichiers téléchargés doivent avoir le statut À réviser.

Si le statut indique toujours Traitement en cours, actualisez la page pour mettre le statut à jour.

Erreurs de traitement

Si un fichier présente une erreur de traitement, cela signifie généralement que :

  • L’analyse antivirus du fichier a échoué.
  • Le fichier n’est pas lisible. Vérifiez que l'image est claire, pas trop sombre et zoomez autant que possible sans omettre aucune information.
  • Une erreur s’est produite lors du traitement.
  • Le fichier a déjà été téléchargé. Si vous ne le trouvez pas dans les factures provisoires à approuver ou dans la liste des transactions, il est possible qu’il soit archivé. Pour vérifier, accédez à l’onglet Factures provisoires à approuver, Plus, puis sélectionnez Archivée dans le champ Afficher.

Essayez de télécharger un nouveau fichier. Si cela ne fonctionne pas, ajoutez la transaction manuellement.

Note:

Des erreurs d'extraction peuvent survenir si le fichier que vous essayez de télécharger est protégé par un mot de passe. Supprimez le mot de passe et téléchargez le fichier à nouveau.

Certains champs ne seront pas renseignés s’il manque des informations dans le document ou l’image.