Réviser et approuver des transactions provisoires

Il est important de réviser les transactions provisoires avant de les approuver, car elles peuvent ne pas toujours correspondre au fichier téléchargé.

  1. Sélectionnez l’onglet Factures provisoires à approuver pour examiner les transactions provisoires.

  2. Sélectionnez la ligne voulue. Pour comparer le fichier téléchargé, sélectionnez la flèche en haut à droite de la facture provisoire.

  3. Vérifiez que les détails sont corrects et apportez les modifications nécessaires. Vous devrez éventuellement :

    • Ajouter un nouveau fournisseur.

    • Ajouter une référence de facture.

    • Changer le compte général.

    • Ajuster le montant de la TVA.

  4. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Approuver.

Une fois la transaction approuvée, nous créons une nouvelle facture d’achat. La facture se trouve alors dans l’onglet Factures.

Si vous avez téléchargé la photo d’un reçu, n’oubliez pas non plus de payer la facture.

Note:

Si une facture comporte plusieurs lignes avec le même taux de TVA, une seule ligne sera incluse dans le tableau. Cette ligne indiquera le montant total de la TVA. Vous pouvez modifier la description tant que vous n’avez pas encore approuvé la transaction.

Assigner une transaction à réviser

Configurer un utilisateur comme réviseur

D’autres utilisateurs peuvent réviser et approuver les transactions si vous leur accordez un accès total ou restreint aux achats dans Paramètres utilisateur.

  1. Dans l’onglet Factures provisoires à approuver, sélectionnez les transactions que vous voulez assigner.

  2. Choisissez Assigner.

  3. Dans l’écran Désigner un réviseur, choisissez Assigner à et sélectionnez l’utilisateur dans la liste déroulante.

  4. Ajoutez une note à l’attention de l’utilisateur désigné.

  5. Choisissez Assigner la facture.

Lorsque vous assignez une transaction à une autre personne, elle peut voir les transactions qui lui sont assignées dans l’onglet Factures provisoires à approuver. Le nombre entre parenthèses indique le nombre de transactions que l’utilisateur doit réviser.

Assigner des transactions en bloc

Assignez simultanément plusieurs transactions à un utilisateur à des fins de révision.

  1. Dans l’onglet Factures provisoires à approuver, sélectionnez toutes les transactions que vous voulez assigner.

  2. Choisissez Assigner.

  3. Dans l’écran Désigner un réviseur, choisissez Assigner à et sélectionnez l’utilisateur dans la liste déroulante.

  4. Ajoutez une note à l’attention de l’utilisateur désigné.

  5. Choisissez Assigner les factures.