Gestion des utilisateurs

Si plusieurs personnes travaillent pour votre entreprise, vous pouvez les inviter. Cela permet aux employés d'effectuer des tâches liées à leurs fonctions et qui correspondent au rôle de sécurité que vous leur attribuez. Par exemple, les représentants commerciaux peuvent créer des devis et des factures, mais ne peuvent pas consulter les données financières. À l'inverse, un comptable peut avoir accès à toutes les opérations et informations financières. Vous choisissez un rôle de sécurité pour chaque personne avant de leur envoyer une invitation.

Envoyer des invitations

Quand vous envoyez des invitations Compta & Facturation :

• Le nombre d‘invitations que vous pouvez envoyé est illimité.
• Ajouter des utilisateurs n’implique pas de coût supplémentaire.
• Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sans affecter les performances du programme.
• Seul le propriétaire de l'entreprise peut inviter des utilisateurs. Le propriétaire est la personne qui s'est initialement inscrite à Compta & Facturation et qui a un accès complet au service.

• Vous ne pourrez pas ajouter un e-mail déjà utilisé pour accéder un autre compte.

Inviter un nouvel utilisateur

1. Cliquez sur Paramètres.
2. Dans la section Personnalisation, cliquez sur Gestion des utilisateurs.
3. Cliquez sur Inviter l'utilisateur.
4. Dans le champ Adresse électronique, entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
5. Si l'utilisateur administre le système, sélectionnez la case Administrateur système.

6. Dans la liste Rôle, sélectionnez le rôle de l'utilisateur.

Vous pouvez assigner un des rôles suivants aux utilisateurs :

• Accès total. L'utilisateur a accès à la totalité des options.
• Lecture seule. L'utilisateur peut consulter les données, mais n'est pas autorisé à saisir ou modifier les détails.
• Accès restreint. L'utilisateur peut entrer des devis, des factures, des avoirs, des paiements et des encaissements. Par défaut, un utilisateur avec accès restreint ne peut pas modifier, supprimer ou annuler les transactions et n'a pas accès aux zones Journaux ou Paramètres.
• Accès non autorisé. L'utilisateur n'a pas le droit d'accéder aux fonctions.
• Personnalisé. Cette option apparaît automatiquement si vous sélectionnez des niveaux d'accès différents selon les fonctions. Par exemple, vous pouvez autoriser un utilisateur à accéder à toutes les fonctions de la zone Ventes, tout en lui interdisant l'accès à la zone Banque.

Un accès total est requis pour :

• Modifier les préférences commerciales et de factures
• Saisir des journaux
• Rapprocher un compte bancaire
• Consulter des rapports d'exploitation
• Accéder aux enregistrements bancaires
• Consulter des soldes bancaires

Reportez-vous à Autorisations avancées ci-après pour en savoir plus sur les tâches autorisées selon le niveau d'accès des utilisateurs.

7. Pour définir différents niveaux d'accès selon les fonctions, cliquez sur Autorisations avancées, puis sélectionnez un niveau d'accès pour chacune des fonctions.
8. Cliquez sur Enregistrer. Le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez indiquée dans lequel se trouve un lien hypertexte d’activation.

Lorsque l’utilisateur s’inscrit pour la première fois, il doit créer un mot de passe et sélectionner des questions de sécurité. De plus, la colonne Activé est cochée dans la page Gestion des utilisateurs. Pour inviter un autre utilisateur, cliquez de nouveau sur Inviter l'utilisateur.

Modifier un utilisateur existant

1. Cliquez sur Paramètres.
2. Dans la section Personnalisation, cliquez sur Gestion des utilisateurs.
3. Cliquez sur l’utilisateur dont vous voulez modifier les droits.
4. Modifiez selon vos besoins les droits de l'utilisateur, puis cliquez sur Enregistrer.

Autorisations avancées

Ventes

• Lecture seule L'utilisateur peut afficher les écritures mais pas les modifier.
• Accès restreint L'utilisateur peut :
  • Saisir des factures et des avoirs, mais pas les annuler.
  • Modifier ou supprimer les ébauches de facture.
• Accès total L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour un Accès restreint et peut modifier ou annuler des factures et des avoirs.

Restrictions

• Pour enregistrer un paiement sur une facture, l'utilisateur doit disposer de l'accès restreint ou total à la zone Banque.
• Les utilisateurs sans accès ou disposant d'un accès en lecture seule aux contacts peuvent sélectionner un contact lors de la création d'une facture ou d'un avoir. Ils peuvent écraser manuellement l'adresse, mais cette opération ne modifie pas l'adresse enregistrée du contact.
• Les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner des produits ou services pour une facture ou un avoir, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux enregistrements à partir de la facture.

Achats

Lecture seule L'utilisateur peut afficher les écritures mais pas les modifier.

Accès restreint L'utilisateur peut :

• Saisir mais pas annuler des factures et des avoirs.
• Modifier ou supprimer les ébauches de facture.
• Accès total L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour un accès restreint et peut modifier ou annuler des factures et des avoirs.

Restrictions

• Pour enregistrer un paiement sur une facture, l'utilisateur doit disposer de l'accès restreint ou total à la zone Banque.
• Les utilisateurs sans accès ou disposant d'un accès en lecture seule aux contacts peuvent sélectionner un contact lors de la création d'une facture ou d'un avoir. Ils peuvent écraser manuellement l'adresse, mais cette opération ne modifie pas l'adresse enregistrée du contact.
• Les utilisateurs ont la possibilité de sélectionner des produits ou services pour une facture ou un avoir, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux enregistrements à partir de la facture.

Contacts

• Lecture seule L'utilisateur peut afficher les détails du contact mais pas les modifier.
• Accès restreint L'utilisateur peut ajouter ou modifier les détails de contacts.
• Accès total L'utilisateur possède les mêmes autorisations que pour l'accès restreint et peut :
  • Ajouter ou modifier des contacts.
  • Envoyer des relevés.
  • Supprimer des contacts.

Restrictions

Les utilisateurs ne possédant aucun accès à Ventes, Achats ou Banque peuvent consulter l'activité des clients mais pas les détails des transactions.

Produits et Services

• Lecture seule. L'utilisateur peut afficher :
  • Tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock).
  • Tous les enregistrements de service.
  • La liste Catégorie.
  • Les ajustements de stock existants.
• Accès restreint, L'utilisateur peut :
  • Saisir et modifier tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock), mais pas les supprimer ou modifier les prix.
  • Saisir et modifier tous les enregistrements de service, mais pas les supprimer ou modifier les prix.
  • Saisir, modifier et supprimer des catégories.
  • Créer de nouveaux ajustements de stock.
• Accès total. L'utilisateur peut :
  • Saisir, modifier et supprimer tous les enregistrements de produit (type stock et non géré en stock).
  • Saisir, modifier et supprimer tous les enregistrements de service.
  • Modifier les prix.
  • Saisir, modifier et supprimer des catégories.
  • Créer et modifier des ajustements de stock.

Restrictions

Les niveaux d'accès aux autres zones n'ont pas de répercussions.

Banque

• Lecture seule. L'utilisateur peut afficher toutes les écritures mais pas les éditer ni saisir de nouvelles transactions.
• Accès restreint. L'utilisateur peut saisir des paiements, des encaissements et des virements bancaires.
• Accès total. L'utilisateur peut :
  • Saisir des paiements, des encaissements et des virements bancaires.
  • Rapprocher des comptes bancaires.
  • Réaliser un versement depuis le compte de caisse.
  • Accéder aux enregistrements bancaires.
  • Consulter les soldes des comptes bancaires.

Restrictions

• Si les utilisateurs ne peuvent pas accéder à :
• Ventes, Achats ou Journaux, ils peuvent afficher l'activité bancaire mais pas les détails des transactions.
• Contacts, ils peuvent sélectionner un contact lors de l'enregistrement de paiements ou d'encaissements mais pas afficher l'enregistrement de contact enregistré.

Journaux

• Lecture seule L'utilisateur peut afficher les journaux mais pas les modifier.
• Accès restreint L'utilisateur ne peut pas accéder aux journaux.
• Accès total L'utilisateur peut créer, modifier, supprimer et administrer les journaux.

Restrictions

Les niveaux d'accès aux autres zones n'ont pas de répercussions.

États financiers

• Lecture seule L'utilisateur peut afficher tous les rapports.
• Accès restreint L'utilisateur :
  • Peut afficher les rapports des clients et fournisseurs en fonction du niveau d'accès aux zones Ventes et Achats.
  • Ne peut pas accéder aux rapports de gestion.
  • Accès total L'utilisateur peut afficher tous les rapports.

Restrictions

Pour afficher :

• Les rapports de gestion, les utilisateurs doivent bénéficier de l'accès en lecture seule ou de l'accès total.
• Les rapports de clients (p. ex. Comptes clients), les utilisateurs doivent pouvoir accéder à la zone Ventes.
• Les rapports de fournisseurs (p. ex. Comptes fournisseurs), les utilisateurs doivent pouvoir accéder à la zone Achats.

Paramètres

• Lecture seule L'utilisateur peut afficher tous les paramètres excepté les Paramètres utilisateur.
• Accès restreint L'utilisateur ne peut pas accéder aux Paramètres.
• Accès total Si l'utilisateur possède un accès total et est également un administrateur système, il peut modifier tous les paramètres excepté les Paramètres de service et les Paramètres de facturation. Si l'utilisateur possède un accès total mais n'est pas un administrateur système, il peut uniquement modifier les Paramètres utilisateur.

Restrictions

Seul le propriétaire de l'entreprise peut modifier tous les paramètres (y compris les Paramètres de service et les Paramètres de facturation).