Configurer une facture récurrente de ventes

Il existe trois méthodes qui permettent de créer des factures récurrentes, notamment copier une facture existante ou copier une autre facture récurrente.

Nouvelle facture récurrente

  1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de ventes, puis accédez à l'onglet Factures récurrentes.
  2. Cliquez sur Nouvelle facture récurrente.

Copier une facture existante

  1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de ventes, puis accédez à l'onglet Factures..
  2. Ouvrez la facture que vous voulez copier.

  3. Sélectionner Répéter dans la liste des actions à droite.

Si vous avez déjà facturé un client dont vous êtes un fournisseur régulier, il peut être pertinent de créer une facture récurrente à partir de sa dernière facture. Vous copiez ainsi tous les détails de la dernière facture, que vous pouvez ensuite modifier avant d'enregistrer. Cette méthode est également utile lorsque vous avez déjà créé la première facture mais que vous souhaitez paramétrer une facture récurrente pour les suivantes.

Saisissez les détails de la facture

  • Tous les détails saisis sont appliquées aux factures créées à partir de cette facture récurrente.
  • Les factures récurrentes ne sont pas automatiquement mises à jour lorsque vous modifiez la fiche d'un produit ou d'un contact, car il n'est jamais certain que vous souhaitiez leur appliquer ces modifications.
    Pour appliquer une modification, comme un changement de prix, de description ou d'adresse de livraison, modifiez la facture récurrente.
  • La date de la facture est toujours la date à laquelle la facture est créée.
  • La référence est appliquée à toutes les factures créées à partir de cette première facture. Il peut donc être pertinent d'utiliser une référence qui permette d'identifier ces factures facilement.

Configurer la fréquence

Indiquez le nombre de jours, semaines ou mois qui sépare deux factures. Choisissez Dernier pour créer des factures le dernier jour de chaque mois.

Pour définir une fréquence trimestrielle ou annuelle, indiquez

  • Mois, pour répéter la facture à une date précise
  • Semaines, pour répéter la facture un jour précis de la semaine.

Vérifiez que la planification est correcte avant d'enregistrer.

Date de début

Choisissez la date à laquelle la planification doit commencer. La date de début n'est pas forcément la date de la première facture, il s'agit simplement la date à laquelle la planification doit commencer.

  • Si la date de début est aujourd'hui et la fréquence est également aujourd'hui, une facture est créée immédiatement.

  • Changez la date de début si vous voulez lancer la planification aujourd'hui mais que vous ne voulez pas créer de facture tout de suite.

    Imaginons que vous configurez aujourd'hui des commandes à venir, qui ne commencent, par exemple, qu'au début du mois suivant. Afin de vous assurer que les factures ne sont pas créées en avance, indiquez comme date de début le premier jour du mois suivant.

    Fréquence Date de début 1e facture
    Chaque semaine, le lundi Aujourd'hui, et aujourd'hui est un lundi Immédiatement
    Chaque semaine, le lundi Aujourd'hui, et aujourd'hui est un mardi Le lundi suivante
    Mensuellement le 1e du mois Aujourd'hui, et aujourd'hui est le 1e du mois Immédiatement
    Mensuellement le 1e du mois Aujourd'hui, et aujourd'hui est le 3 du mois Le 1e du mois suivant

  • Vous ne pouvez pas configurer une facture récurrente à partir d'une date dans le passé et créer des factures rétrospectivement.

Date de fin

Vous devez ensuite décider quand arrêter la génération des factures.

  • Pour créer des factures perpétuelles, indiquez Jamais comme fin. Sinon, choisissez le nombre de factures à créer ou indiquez une date de fin.
  • Une fois que la facture récurrente a atteint cette date de fin, elle ne peut plus être modifiée. Si vous voulez remettre en place la même facture récurrente, parce que votre client a renouvelé son abonnement par exemple, copiez la facture échue pour créer une nouvelle facture récurrente. ConsulterCopier une facture récurrente

Définissez une facture récurrente qui est générée tous les 30 jours (fréquence) et qui s'arrête après 3 occurrences.

Cela va créer trois factures distinctes au bout de 30, 60 et 90 jours.

Afin de soutenir votre trésorerie, il est toujours utile de vous assurer que des factures doivent vous être réglées au cours de la période suivante.

Si vous configurez des factures récurrentes qui doivent se répéter le dernier jour du mois, certains mois, la date d'échéance va être hors de votre prochaine période.

Vous devriez alors envisagez de choisir de faire se répéter vos factures aux alentours du 22 de chaque mois, afin de vous assurer que l'échéance est toujours au cours de la période suivante.

Créer un brouillon de facture

Vous pouvez utiliser cette option si vous, ou l'un de vos collaborateurs, doit vérifier les factures avant qu'elles ne soient envoyées ou si vous ne voulez pas mettre à jours vos comptes clients tant qu'ils n'ont pas été vérifiés. Ce qui est utile, notamment, lorsque vous avez mis en place un processus d'approbation ou une procédure d'autorisation.

Il est plus simple de modifier un brouillon de facture. En outre, comme les brouillons de factures ne peuvent pas être réglés, les utiliser permet de réduire les possibilités d'erreurs.

  1. Dans le menu Ventes cliquez sur Factures de vente.
  2. Ouvrez la facture depuis la liste et modifiez la selon vos besoins.
  3. Décochez la case Enregistrer comme ébauche de facture.
  4. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer pour envoyer la facture et mettre à jour vos comptes.

Créer des factures

Cette option est utile si vous, ou un de vos collaborateurs, doit vérifier les factures avant qu'elles ne soient envoyées ou si vous devez envoyer une facture à une adresse e-mail différente de celle enregistrée dans la fiche du contact.

Utilisez la également pour les factures qui ne sont pas envoyées par e-mail, pas envoyées immédiatement, ou imprimées avant d'être envoyées par la poste.

Lorsque les factures sont créés, elles apparaissent dans la liste Factures.

  1. Dans le menu Ventes cliquez sur Factures de vente.
  2. Ouvrez la facture depuis la liste et modifiez la selon vos besoins.
  3. Lorsque vous êtes prêt à les envoyer, sélectionnez-les dans la liste puis cliquez sur E-mail . C'est ici que vous pouvez modifier l'adresse e-mail à laquelle la facture va être envoyée.

Créer et envoyer par e-mail immédiatement

Si vous voulez que vos factures soient créées et envoyées par e-mail en même temps, cette option est faite pour vous. Vos factures sont créées juste après minuit le jour où elles sont prévues.

  • Lorsque vous enregistrez la facture récurrente, définissez le texte du message (ainsi que l'adresse à) à utiliser pour toutes les factures qui en découlent.

  • Les factures sont toujours envoyées au Contact principal enregistrée dans la fiche du contact. Si cette adresse est mise à jour, les factures suivantes seront envoyés à la nouvelle adresse.

    Si vous voulez envoyer la facture à une adresse e-mail différente de celle du Contact principal, choisissez Créer des factures puis envoyez les manuellement par e-mail à partir de la liste des factures.

  • La ligne de l'objet est automatiquement créé et contient le nom de l'entreprise, le numéro et la valeur de la facture.

    Si vous voulez changer l'objet d'une période à une autre, choisissez Créer des factures de pour pouvoir modifier les détails des e-mails avant de les envoyer.

Note: Si la fiche du contact ne contient pas d'adresse e-mail, les factures sont créées mais ne sont pas envoyées. Les factures qui n'ont pas été envoyés sont marquées comme telles dans la liste des factures. Vous pouvez les sélectionner manuellement dans la liste.

Rendre récurrentes des factures de vente

Modifier des factures de vente récurrentes

Consulter les factures de ventes récurrentes

Faire se répéter des factures de vente - Résolution des problèmes