Créer une facture de vente
Vous pouvez créer une facture de vente pour :
- conserver une trace des achats effectués par vos clients,
- savoir combien vos clients vous doivent,
- connaître les dates d'échéances des paiements.
Vous pouvez soit imprimer la facture et l'envoyer à votre client, soit l'envoyer directement par e-mail.
Lorsque vous recevez un paiement de la part d'un client, vous pouvez l'enregistrer sur la facture.
Avant de commencer
Avant de pouvoir créer une facture, vous devez créer une fiche de contact pour votre client.
Si vous proposez régulièrement à vos clients certains produits ou services, vous pouvez :
Utiliser des articles en stock dans des factures de vente
Créer une facture de vente réduit la quantité en stock.
Nous assurons le suivi de votre stock en enregistrant les mouvements de stock à chaque fois qu'un article est acheté ou vendu. A chaque fois que vous enregistrez une facture de vente et que celle-ci inclut un article en stock, une nouvelle opération de sortie de produits est réalisée et nous réduisons automatiquement son niveau de stock.
Nous ne permettons pas aux niveaux des stocks des stocks de passer en négatif.
Vous ne pouvez donc pas vendre un article en rupture de stock car vous ne pouvez enregistrer une facture lorsque le stock est trop bas.
Nous vous conseillons alors d'enregistrer alors la facture comme ébauche, le temps de saisir vos factures d'achats. Au besoin, vous pouvez ajuster manuellement le niveau de vos stocks pour modifier le nombre d'articles en stock.
Créer une facture de vente
- Faites glisser la souris au dessus de Ventes dans la barre de navigation, puis sélectionnez Facture de vente et Nouvelle facture .
- Remplissez les champs obligatoires marqué d'une *.
- Enregistrez la vente d'un produit ou un service spécifique, dans la case Produit/Service. Vous pouvez soit choisir le produit ou service dans la liste déroulante ou taper son nom avant de le sélectionner, soit en créer un nouveau grâce à l'option Créer un article.
Si l'article a différents prix, vous pouvez en choisir un grâce à la case Prix / Taux.
- Si vous avez créé des types d'analyses d'opération, par départements, par exemple, cliquez sur l'ellipse (3 points) et choisissez la catégorie d'analyse correspondante.
- Le montant total net de la facture et le total de la TVA s'affichent au bas de la facture. Pour voir la répartition de la TVA calculée, cliquez sur 'Total de la TVA'.
- Les ébauches peuvent permettre de créer des devis et de calculer les frais de port sans générer de numéro de facture.
Pour enregistrer la facture comme ébauche, cochez la case "Enregistrer sous" et choisissez une option de format dans le menu déroulant.
Les ébauches de factures n'affectent pas les comptes tant qu'elles ne sont pas converties.
Facturer les frais de port au client
Si vous voulez facturer des frais d'expédition à votre client, saisissez le montant HT dans la case Port et choisissez le taux de TVA correspondant.
Pièces jointes
Si vous voulez joindre un fichier, la copie d'un reçu ou un bon de commande par exemple, utilisez l'icône de pièce jointe puis l'option Télécharger les fichier.
Que se passe-t-il ensuite ?
Les détails de la facture de vente apparaissent maintenant dans l'activité du client.
Vous pouvez désormais :
- enregistrer le paiement de la facture,
- affecter un avoir à la facture,
- envoyer la facture par e-mail au client,
- modifier la facture.
Pour vous aider à gérer et assurer le suivi de vos factures de vente, vous avez accès à des informations telles que la date de création de la facture, si elle a été envoyée par e-mail ou imprimée, et si elle a été payée.
La frise chronologique n'est disponible que pour les factures de vente créés après le 01/03/2019.
- Dans le menu Ventes, sélectionnez Factures de vente.
- Ouvrez un facture de vente créée après le 01/03/2019.
Faites glisser votre souris sur les différentes options pour consulter les détails :
| Statut | Détails |
| Créé | Indique la date et l'heure de création de la facture. |
| Envoyé | Envoyé manuellement - Indique que la facture a été envoyée manuellement. Si vous envoyez la facture par e-mail, le statut change et l'indique.
Envoyé par e-mail - Indique l'adresse ou les adresses e-mail du client ainsi que la date et l'heure d'envoi de cet e-mail pour toutes les adresses e-mail indiquées dans les lignes À et CC.
Vert - Indique qu'au moins un e-mail a été envoyé.
Rouge - Apparaît si l'un des e-mails n'a pas pu être envoyé.
Vous devez rafraichir la page pour mettre à jour ce statut. |
| Consulté | Indique l'adresse e-mail et la date à laquelle le clients lu l'e-mail.
Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure en pièce jointe dans l'écran d'envoi des e-mails.
Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les e-mails, le statut Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté la facture de vente, même si le statut n'a pas changé.
Pour utiliser le statut Consulté, vous devez envoyer la facture par e-mail quand vous la créez ou depuis la page de la facture. Il n'est pas possible d'assurer un suivi lorsque vous envoyez une facture depuis la page Factures de vente. |
| Payée | Indique la date de du dernier paiement enregistré pour la facture de ventes.
Vert - Si elle est intégralement payée.
orange clair - Si elle est en partie payée.
Orange sombre - Si le paiement est en retard. |
Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de ventes, puis sélectionnez la facture en question.
À cet endroit, vous pouvez :
| Consulter les détails de la facture, | notamment si elle a été réglée ou non. |
| Vérifier si la facture a été émise. | La facture est indiquée comme émise si vous l’avez envoyée par e-mail ou imprimée. |
| Envoyer la facture par e-mail. | Vous pouvez envoyer votre facture à votre client, en pièce jointe au format PDF. |
| Copier la facture existante. | Vous créez ainsi une nouvelle facture avec exactement les mêmes détails sans avoir à saisir de nouveau les informations. |
| Modifier la facture existante. | Si la facture a déjà été réglée, créditée ou incluse dans une déclaration de TVA, vous ne pouvez pas la modifier. Pour obtenir de plus amples informations, consultez Éditer ou annuler une facture de vente. |
| Payer une facture. | Enregistrer le paiement d’une facture. |
| Créer un avoir. | Utilisez l'option Plus pour créer rapidement un avoir qui contient les mêmes informations que la facture. |
| Imprimer un bon de livraison | Utilisez l'option Plus pour imprimer un bon de livraison correspondant à la facture. |
Vous pouvez facilement voir quels encaissements ont payé vos factures de vente, ainsi que les factures et avoirs qui ont été attribués l'un à l'autre.
- Ouvrez la facture ou l'avoir dans la section qui présente l'activité dans la fiche du contact, ou dans l'onglet Ventes.
- Utilisez la valeur Montant payé.
L'option Paiements et ventilations apparaît.
Les détails de la ventilation de la transaction apparaît ici, en fonction du type de transaction que vous avez initialement créé. Pour obtenir plus de détails, cliquez sur la valeur de la colonne Montant.
- Dans le menu Ventes, utilisez l'option Factures de vente.
- Cliquez sur la facture voulue. Modifiez le cas échéant les détails de la facture.
- Décochez la case Enregistrer sous
- Cliquez sur l'une des options suivantes :
- Enregistrer – Enregistre et ferme la facture.
- Enregistrer et envoyer par email - Modifiez le texte au besoin, puis envoyer.
- Enregistrer et imprimer– En fonction de votre navigateur, la facture s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet et vous pouvez ensuite l'imprimer à partir du menu de votre navigateur.
- Enregistrer et nouveau – Enregistre et ferme cette facture pour que vous puissiez ensuite créer une nouvelle facture.
La facture est désormais convertie en facture et les valeurs apparaissent dans les comptes généraux correspondants.
Personnaliser des factures de vente
Vous pouvez utiliser le menu Personnaliser en bas de la nouvelle page Factures de vente pour accéder aux paramètres de personnalisation. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous voulez personnaliser les factures de votre entreprise.
