Créer et gérer les avoirs

Si vous fournissez un avoir à un client parce qu'il vous a renvoyé des marchandises endommagées, vous pouvez le créer à partir de la facture originale. Vous pouvez aussi créer un avoir indépendant et le relier à toute facture impayée à une date ultérieure. Vous pouvez choisir d'imprimer ou d'envoyer l'avoir par e-mail au client.

Enregistrement d'avoirs sur ventes pour des stocks

Le suivi de votre stock est assuré par l’enregistrement des mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Chaque mouvement de stock comporte un type qui enregistre si du stock a été ajouté ou supprimé. Donc, chaque fois que vous enregistrez un avoir sur ventes qui inclut un article en stock, un mouvement de sorties de produits négatives est réalisé et vos niveaux de stock augmentent automatiquement puisque des marchandises ont été retournées. Si vous voulez rectifier un prix au lieu de modifier votre quantité de stock, consultez Comment rectifier le prix ou la quantité d'un article en stock dans un avoir sur ventes.

Créer un avoir à partir d'une facture de vente

1. Dans Ventes, cliquez sur Factures de ventes.
2. Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
3. Dans le menu Plus, cliquez sur Créer avoir. L'avoir apparaît avec les détails de la facture originale.
4. Saisissez et modifiez les détails, au besoin. Pour en savoir plus, veuillez consulter la section suivante ("Pour enregistrer un avoir sur ventes indépendant").
5. S'il s'agit d'une ébauche d'avoir, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à remplir la facture, vous pouvez revenir à l'avoir plus tard et décocher cette case.
6. Si vous voulez joindre des fichiers, comme des brochures, images ou documents, cliquez sur Pièce jointe puis sur Téléchargez les fichiers et naviguez jusqu'à votre fichier.
7. Au besoin, entrez toute note nécessaire et enregistrez.

Vous avez correctement entré un avoir sur la facture de vente originale. Si l'avoir couvre la valeur totale de la facture, l'état de la facture indique Payé, dans le cas contraire, l'état indique Paiement partiel.

Enregistrer un avoir sur ventes indépendant

1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Avoirs sur ventes.
2. Cliquez sur Nouvel avoir.
3. Ajoutez les informations suivantes :

• Nom * Choisissez le client dans la liste.
• Date * Saisissez la date de l'avoir.
• Référence Ce champ est facultatif. Entrez un numéro de référence, tel qu'un numéro d'autorisation de retour client.
• Adresse principale * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci apparaît automatiquement. Si l'adresse principale du client ne figure pas dans son enregistrement, saisissez-la ici.
• Adresse de livraison Vous pouvez choisir d'envoyer l'avoir à une adresse autre que l'adresse principale. Si l'adresse ne figure pas dans l'enregistrement, choisissez Personnalisable, puis saisissez l'adresse.

* Indique un champ obligatoire.

4. Afin de fournir un avoir pour un produit ou service spécifique, tapez le nom de l'article dans la case [Chercher un produit/service] > choisissez l'article.

Les informations du produit ou du service sélectionné sont affichées sur la prochaine ligne disponible sur la facture. Vous pouvez modifier ces renseignements, au besoin.

Si vous avez besoin de créer un nouvel enregistrement de produit, cliquez sur Créer produit. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

Si vous voulez ajouter un nouveau service, cliquez sur Créer service, entrez les informations voulues et enregistrez.

5. Pour ajouter d'autres produits ou services sur l'avoir, répétez l'étape précédente.
6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à la facture, saisissez les informations suivantes :

• Produit/Service *. Le cas échéant, entrez un code (par exemple une référence ou un code de stock).
• Description *. Entrez une description.
• Compte général *. Choisissez le compte général.
• Qté/Hres * Entrez la quantité d'articles vendus ou le nombre d'heures.
• Prix/Taux *. Saisissez la valeur nette de l'article.
• Remise *. Si une remise est offerte, indiquez le montant à cet endroit.
• Taux de taxe * Choisissez le taux de taxation voulu.

* Indique un champ obligatoire.

7. Pour créditer des frais d'expédition, cliquez sur Expédition, choisissez le taux de taxation voulu, puis entrez le montant HT. Le montant HT total de la facture et le montant total de taxe apparaissent dans le bas de l'avoir.
8. If you want to attach a file such as a sales brochure, image or supporting documentation, select Attachment and then Upload files and then browse to the file.
9. Le cas échéant, ajoutez des commentaires supplémentaires dans le champ Notes.
10. Pour envoyer par e-mail l’avoir, cliquer sur Enregistrer & envoyer pour ouvrir la fenêtre Envoyer avoir par e-mail :

• Si une adresse e-mail figure dans l'enregistrement du client, elle est affichée dans le champ À.
• Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres adresses e-mail en les séparant par un point-virgule.
• Votre adresse e-mail apparaît dans le champ Cc.
• Sélectionnez M’envoyer une copie si vous voulez recevoir une copie de l’e-mail.
• Les avoirs sur ventes de Compta & Facturation sont stockés sur internet, ce qui signifie que vos clients vont recevoir un lien hypertexte vers leur avoir dans cet e-mail. Après avoir cliqué sur le lien, ils peuvent consulter leur avoir, l’enregistrer au format PDF ou l’imprimer depuis leur navigateur web. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure PDF en pièce jointe si vous voulez inclure un PDF de l’avoir sur ventes dans l'e-mail.
• Vous pouvez éventuellement modifier la ligne Objet, le texte par défaut de l’e-mail dans le champ Message, ou sélectionner Imprimer aussi une copie pour imprimer l’avoir sur ventes.

10. Cliquez sur Envoyer (si vous envoyez l’avoir par e-mail) ou Enregistrer.

Vous avez correctement créé un avoir que vous pouvez ventiler sur une facture.

Suivi des avoirs de vente

Pour vous aider à gérer et effectuer un suivi des avoirs de vente que vous avez créés, vous pouvez utiliser la frise chronologique du document afin de consulter les informations telles que la date de création, si l'avoir a été envoyé par e-mail ou imprimé, ou la date de paiement.

1. Dans le menu Ventes, cliquez sur Avoirs de vente.
2. Cliquez sur un avoir pour l'ouvrir (il doit être postérieur au 03/01/2019).
3. Sur la droite de la page, faite glisser votre souris a dessus d'un statut dans la frise :

• Créé Indique la date et l'heure de création de l'avoir.
• Envoyé. Envoyé manuellement Indique que l'avoir a été envoyé manuellement. Si vous envoyez l'avoir par e-mail, le statut change pour indiquer que le devis a été envoyée par e-mail.
• Envoyé par e-mail Indique l'adresse ou les adresses e-mail du client ainsi que la date et l'heure d'envoi de cet e-mail pour toutes les adresses e-mail indiquées dans les lignes A et CC.
  • Vert Indique qu'au moins un e-mail a été envoyé.
  • Rouge Apparaît si l'un des e-mails n'a pas pu être envoyé.

• Consulté Indique l'adresse e-mail et la date à laquelle le clients lu l'e-mail.

Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure PDF en pièce jointe dans l'écran d'envoi des e-mails.

Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les e-mails, le statut Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté l'avoir de vente, même si le statut n'a pas changé.