Créer et gérer des avoirs d'achat

Si vous effectuez un achat auprès d'un fournisseur et que vous retournez les marchandises par la suite, ou si vous devez annuler une facture, vous pouvez rapidement créer un avoir à partir de la facture d'origine. Vous pouvez aussi créer un avoir indépendant et le ventiler sur toute facture impayée du fournisseur concerné à une date ultérieure.

Enregistrement d'avoirs d'achats pour des stocks

Le programme assure le suivi de votre stock en enregistrant les mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Le type de chaque mouvement de stock enregistre soit un ajout ou un retrait de stock. Ainsi, chaque fois que vous enregistrez un avoir d'achat comprenant un article de stock, une transaction Entrées de produits négatives fait l'objet d'un suivi et le programme diminue automatiquement vos niveaux de stock puisque vous avez retourné les produits au fournisseur. Consultez la section consacrée à la correction du prix ou de la quantité d'un article de stock sur une facture.

Créer un avoir à partir d'une facture d'achat

L'avoir s'affiche avec les mêmes détails que ceux figurant sur la facture d'origine.

1. Dans Achats, cliquez sur Avoirs d'achats.
2. Cliquez sur la facture que vous voulez créditer.
3. Cliquez sur Plus, puis sur Nouvel avoir.
4. Modifiez les informations si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez la section suivante, Enregistrer un avoir d'achat indépendant.

Le total de l'avoir s'affiche au bas de l'avoir.

5. S'il s'agit d'une ébauche d'avoir, cochez la case Enregistrer comme ébauche. Vous pouvez revenir à l'avoir ultérieurement lorsque vous êtes prêt à actualiser les comptes généraux et désactiver cette case.
6. Saisissez des notes, au besoin.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Un avoir d'achat a bien été saisi sur la facture d'origine. Si l'avoir couvre la valeur totale de la facture, l'état de la facture indique Payé ; dans le cas contraire, l'état indique Paiement partiel.

Enregistrer un avoir d'achat indépendant

1. Dans Achats, cliquez sur Avoirs d'achats.
2. Cliquez sur Nouvel avoir.
3. Entrez les informations suivantes :
• Fournisseur * Saisissez le nom du fournisseur. Au fil de la saisie, une liste de fournisseurs s'affiche. Choisissez le fournisseur souhaité dans la liste.
• Date du crédit * Entrez la date de l'avoir.
• Référence du fournisseur Saisissez une référence fournisseur (p. ex. le numéro d'avoir du fournisseur).
• Référence Si nécessaire, saisissez des références ou détails supplémentaires.

* Indique un champ obligatoire.

4. Pour enregistrer l'achat d'un produit spécifique, saisissez le nom du produit dans la zone Chercher... et choisissez le produit approprié.

Les informations produit sont renseignées automatiquement sur la prochaine ligne disponible. Au besoin, vous pouvez modifier ces informations, notamment la quantité ou le prix unitaire. Pour ajouter un nouveau produit, cliquez sur Ajouter un produit. Saisissez les informations souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

5. Pour ajouter d'autres produits à votre facture, répétez l'étape précédente.
6. Si vous ne voulez pas ajouter de produit à la facture, saisissez les informations suivantes :
• Article * Saisissez une description (p. ex. les articles initialement achetés).
• Compte du grand livre * Choisissez le compte général.
• Qté/Hres * Saisissez la quantité d'articles pour lesquels l'avoir est utilisé.
• Taux TVA* Le cas échéant, sélectionnez le taux de TVA à utiliser.
• Prix/Taux * Saisissez la valeur nette de l'avoir.

* Indique un champ obligatoire.

La valeur totale brute de cet article est affichée sous Total.

7. Si vous avez créé des types d'analyse de transaction (p. ex. par services), cliquez sur l'outil de recherche et sélectionnez la catégorie d'analyse appropriée.
8. Pour ajouter d'autres transactions, répétez l'étape précédente sur la ligne suivante.

Si vous voulez enregistrer cet avoir comme ébauche (p. ex. parce que vous avez besoin de vérifier certains détails avec votre fournisseur et vous ne voulez pas actualiser les comptes généraux), cochez la case Enregistrer comme ébauche. Lorsque vous êtes prêt à actualiser les comptes généraux, ouvrez l'ébauche d'avoir, effectuez les éventuelles modifications nécessaires et désactivez la case Enregistrer comme ébauche.

9. Si nécessaire, saisissez des notes.
10. Si vous souhaitez joindre un fichier (p. ex., la copie d'un encaissement), cliquez sur le bouton pièce jointe, cliquez sur Télécharger fichiers, naviguez jusqu'au fichier et faites un double-clic dessus. En savoir plus sur les pièces jointes
11. Cliquez sur Enregistrer.

Votre avoir d'achat a bien été saisi et restera valide jusqu'à ce que vous le ventiliez sur une facture ou jusqu'à ce que le fournisseur vous envoie un remboursement.

Gérer un avoir existant

1. Dans Achats, cliquez sur Avoirs d'achats.
2. Cliquez sur l'avoir souhaité.

S'il s'agit d'un avoir indépendant, vous pouvez modifier ici les informations existantes. Pour ce faire, suivez les instructions de la section précédente Enregistrer un avoir d'achat indépendant. S'il a été ventilé sur une autre transaction, vous ne pouvez pas le modifier. Pour plus d'informations, consultez la section Modifier ou annuler un avoir d'achat.

Vous pouvez également enregistrer un remboursement sur l'avoir et modifier l'état de l'avoir sur Mettre à l'état contesté.