Créer une nouvelle estimation

Une estimation est une supposition du prix d’une tâche, sans que le prix et les conditions indiquées ne soit contraignants. Elles sont utiles, par exemple, si vous n'êtes pas en mesure de garantir les prix des matériaux ou la main-d'œuvre, ou n'êtes pas sûr de la taille de la tâche.

Créer des estimations dans Sage Compta & Facturation est facile et n'affecte pas les soldes de vos compte. Une fois qu'un client accepte une estimation, vous pouvez la convertir en facture, ce qui actualise automatiquement vos comptes généraux avec les valeurs de l'estimation originale.

  1. Accédez à la section Ventes, puis cliquez sur Devis & estimations.
  2. Cliquez sur Nouvelle estimation, puis indiquez les informations suivantes :
Client * Indiquez le nom du client. La liste des clients s'affiche au cours de la saisie, vous permettant de cliquer sur le client souhaité.

Pour ajouter un nouveau client, vous pouvez également cliquer sur la flèche, puis sur Ajouter un client,. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.
Créé Saisissez la date de l'estimation.
Expire Date à laquelle l’estimation expire, généralement 30 jours après la date de l’estimation.

Au besoin, vous pouvez écraser cette date ou, si vous voulez laisser l'estimation en suspens, supprimez cette date et l'estimation n'expirera pas.
Référence Saisissez une référence, un numéro de projet par exemple.
Adresse de facture * Si l'enregistrement du client comporte une adresse principale, celle-ci s'affiche ici automatiquement.

Si aucune adresse n’est enregistrée dans la fiche client, cliquez sur Ajouter une adresse principale, saisissez l'adresse et cliquez sur Actualiser. Cela n'actualise pas l'adresse dans la fiche du client.
Adresse de livraison Par défaut, l'adresse de livraison est la même que l'adresse principale du client.

Si vous ne souhaitez pas utiliser cette adresse, cliquez sur le bouton Modifier puis indiquez si vous souhaitez utiliser l'adresse de facturation, aucune adresse ou une adresse personnalisée. Si vous avez sélectionné Personnalisable, saisissez l'adresse. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Mettre à jour.

* Ces détails sont obligatoires.

Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à l'estimation, passez l’étape 6.

  1. Afin de fournir une estimation pour un produit ou service spécifique, tapez la description de l'article dans la case produit/service. La liste des vos produits et services s'affiche au cours de la saisie, vous permettant de cliquer sur l’élément souhaité.

    Vous pouvez également créer une nouvelle fiche de produit ou service. Pour ce faire, cliquez sur la flèche puis cliquez sur Créer un article. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.
  1. Les informations détaillées sur le produit ou le service sélectionné s'affichent sur la prochaine ligne d’opération disponible sur la facture. Si nécessaire, modifiez les informations de l'article. Modifiez, par exemple, la quantité ou le prix.
  1. Pour ajouter d'autres produits ou services sur la facture, répétez l'étape 3 et 4.
  2. Si vous ne voulez pas ajouter de produit ou de service à l'estimation, entrez les informations suivantes :
Description * Saisissez une description de l’estimation. Vous pouvez saisir un maximum de 2 000 caractères.
Qté/hres * Indiquez la quantité d'articles ou le nombre d’heures.
Prix/taux * Indiquez le prix de vente, le prix commercial ou le prix de gros.
Remise * Le cas échéant, saisissez la valeur de la remise accordée au client.
Taux TVA * Indiquez le taux de TVA correspondant.

Remarque : Si votre société est immatriculée à la TVA et si l'option permettant de sélectionner le taux de TVA n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir saisi correctement vos taux de TVA dans Dates d’arrêtés des comptes et TVA.
Montant TVA * Cette valeur est automatiquement calculée en fonction de la quantité.des heures, du prix/taux, de la remise et du taux de TVA saisis. Vous pouvez également le modifier.
Total Il s'agit de la valeur brute totale de cette ligne de l'écriture.

* Ces détails sont obligatoires.

  1. Si l'estimation correspond à la vente de biens ou de services à un client de l'UE, cliquez sur le double chevrons .

Dans la liste Produits / Services UE, choisissez si cet article est un bien ou un service associé ou un service autonome.

Si le client est assujetti à la TVA, choisissez la description de vente de l'UE que vous souhaitez voir apparaître sur l’avoir.

  1. Pour ajouter des transactions supplémentaires, répétez les étapes 6 et 7 sur la ligne suivante.
  2. Le cas échéant, saisissez des notes, ainsi que vos termes et conditions dans la case fournie.
  3. Si vous voulez joindre un fichier, comme une brochure, une image ou de la documentation, cliquez sur Pièce jointepuis sur Télécharger les fichiers et recherchez le fichier.
  4. Pour inclure des frais d'expédition, cliquez sur Expédition, choisissez le taux de TVA voulu, puis saisissez le montant HT.
  1. Pour voir la répartition de la TVA calculée, cliquez sur Voir l’analyse de TVA. Ensuite, pour revenir à l'estimation, cliquez sur l’icône X en haut à droite de la fenêtre.
  2. Si l'estimation concerne un produit et que vous avez indiqué un prix d'achat dans la fiche du produit cliquez sur Profit pour consulter le profit calculé sur l'estimation. Si l'article n'a pas de prix d'achat ou si le prix d'achat est nul, celui-ci n'est pas inclut dans le calcul du profit.
  1. Suivez l'une des directives suivantes :
Enregistrer l’ébauche de l’estimation Cochez la case Enregistrer comme ébauche, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez utiliser cette option si vous n'êtes pas prêt à envoyer l'estimation à votre client.

Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer, ouvrez l'ébauche de estimation et apportez les éventuelles modifications nécessaires, décochez la case Enregistrer comme ébauche, puis cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer l'estimation uniquement Cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer l’estimation et l'envoyer par e-mail Cliquez sur Enregistrer & envoyer par e-mail. La fenêtre Envoyer l'estimation par e-mail s'ouvre automatiquement. Si une adresse e-mail figure dans la fiche du client, celle-ci est affichée dans la case À. Vous pouvez saisir des adresses e-mail supplémentaires séparées par des points-virgules.

Pour recevoir une copie de l'estimation à votre adresse e-mail enregistrée, cochez la case M'envoyer une copie. Le message électronique par défaut apparaît dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez le changer, au besoin.

Pour imprimer une copie personnelle de l'estimation, cochez la case Imprimer aussi une copie de cette estimation.
Enregistrer l’estimation et l'imprimer Cliquez sur Enregistrer & Imprimer. L'estimation s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet, et vous pouvez choisir d'enregistrer ou d'imprimer l'estimation dans le menu Fichier de votre navigateur.
Enregistrer l’estimation en cours et en créer une nouvelle Cliquez sur Enregistrer & nouveau , puis répétez les étapes 2 à 13 pour créer la nouvelle estimation.

Vous avez correctement créé l'estimation. Si vous choisissez d'imprimer l'estimation ou de l'envoyer par e-mail, la mention Oui apparaît dans la colonne Envoyé et l'estimation est marquées comme attente jusqu'à ce que le client l'accepte ou la refuse. Une fois terminé, vous pouvez convertir l'estimation en facture ou la marquer comme refusée.