Importer ou exporter des contacts

Vous pouvez créer manuellement des dossiers client et fournisseur, ou pour gagner du temps, vous pouvez les importer en utilisant des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules).

Les fichiers CSV enregistrent des informations dans un format Windows standard que d'autres programmes peuvent utiliser. Ces fichiers sont souvent utilisés pour transférer des informations entre différents programmes.

Pour enregistrer un fichier Excel au format CSV (depuis le classeur), dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, sélectionnez ensuite CSV (délimité par des virgules) ( *.csv).

Pour vous aider à importer vos contacts, nous avons créé un modèle CSV que vous pouvez télécharger dans le cadre des importations de routine. Le modèle de fichier CSV inclut un exemple de ce que vous devez saisir dans chaque colonne. Pour télécharger le modèle, cliquer sur le lien figurant dans l’écran Importer des clients/fournisseurs.
Pour garantir une importation réussie de vos données, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV reprenant les mêmes titres que ceux indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.
Si vous souhaitez importer à la fois vos clients et vos fournisseurs, il vous faut créer un fichier CSV pour vos clients et un autre pour vos fournisseurs. La taille de fichier maximale que vous pouvez importer est de 0,5 Mo.

À propos du format de fichier de contacts CSV

Pour importer vos enregistrements de contacts, le fichier CSV doit être au format suivant :

Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
Référence	Alphanumérique	Non	Maximum 10 caractères. Doit être unique pour cet enregistrement.
Raison sociale	Alphanumérique	Oui	Entrez la raison sociale du contact.
Devise	Alphanumérique	Non	Il s'agit du code devise (par exemple, pour l'euro, le code est EUR). Pour utiliser votre devise par défaut, laissez ce champ vide. Pour importer une devise étrangère, vous devez d'abord activer les opérations en devises étrangères (non disponible en Allemagne)
Limite de crédit	Alphanumérique	Non	Limite de crédit du contact
Adresse principale - Type	Alphanumérique	Non	Pour utiliser la Livraison par défaut, laissez ce champ vide. Sinon, entrez une des informations suivantes : Livraison Comptes Ventes Achats
Adresse principale - Ligne 1	Alphanumérique	Non	Ligne 1 de l'adresse principale du contact. Maximum 50 caractères.
Adresse principale - Ligne 2	Alphanumérique	Non	Ligne 2 de l'adresse principale du contact. Maximum 50 caractères.
Code postal	Alphanumérique	Non	Code postal du contact.
Ville	Alphanumérique	Non	Ville de l'adresse principale du contact. Maximum 50 caractères.
Adresse principale - Pays	Alphanumérique	Non	Il s'agit du code pays. Maximum 2 caractères.
Nom du contact principal	Alphanumérique	Oui	Entrez le nom du contact au sein de cette entreprise. Sinon, pour utiliser le Contact principal par défaut, laissez ce champ vide.
Numéro de téléphone du contact principal	Numérique	Non	Numéro de téléphone du contact. Maximum 50 caractères.
Type de contact principal	Alphanumérique	Non	Choisissez le type de contrat – Entrepreneur, Employé, Autre, Comptes, Ventes, ou Achats. Laissez ce champ vide pour utiliser l'option de Comptes par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes : Entrepreneur Employé Autre Comptes Ventes Achats
Numéro de téléphone portable du contact principal	Numérique	Non	Maximum 50 caractères.
Adresse e-mail du contact principal	Alphanumérique	Non	Utilisez ce format – [email protected].
Fax du contact principal	Numérique	Non	Maximum 50 caractères.
Adresse 2 - Type	Alphanumérique	Non	Pour utiliser la Livraison par défaut, laissez ce champ vide. Sinon, entrez une des informations suivantes : Livraison Comptes Ventes Achats
Adresse 2 - Ligne 1	Alphanumérique	Non	Adresse 2 - Ligne 1. Maximum 50 caractères.
Ligne 2 adresse 2	Alphanumérique	Non	Adresse 2 - Ligne 2. Maximum 50 caractères.
Adresse 2 - Code postal	Alphanumérique	Non	Adresse 2 - Code postal
Adresse 2 - Ville	Alphanumérique	Non	Adresse 2 - Ville. Maximum 50 caractères.
Adresse 2 - Pays	Alphanumérique	Non	Il s'agit du code pays, par exemple, US pour les États-Unis, et FR pour la France. Maximum 2 caractères.
Compte du grand livre	Numérique	Non	Pour utiliser le grand livre par défaut, laissez ce champ vide. Conseil : Pour les clients, le compte de vente du grand livre par défaut est 4000 et pour les fournisseurs, le compte d'achat du grand livre par défaut est 7200. Pour vérifier les codes de votre grand livre, accédez à Paramètres, puis sous Dates d'arrêté des comptes et TVA, cliquez sur Plan comptable.
Modalités de paiement	Numérique	Non	Le nombre de jours de crédit de ce contact. Pour utiliser les modalités de paiement par défaut, laissez ce champ vide.
Notes	Alphanumérique	Non	Maximum 500 caractères.
Nom du compte bancaire	Alphanumérique	Non	Entrez le nom du compte bancaire du contact. Maximum 50 caractères.
Numéro compte bancaire	Numérique	Non	Maximum 25 caractères.

Pour importer vos enregistrements de contacts

Allez dans Contacts.
Dans le menu Nouveau client menu ou Nouveau fournisseur menu, cliquez sur Importer des clients ou Importer des fournisseurs.
Au besoin, téléchargez le modèle.

Si vous avez déjà créé un fichier CSV sans utiliser le modèle, vous devez télécharger le modèle et vérifier que le format du fichier est correct, y compris la ligne d'en-tête. Si le format n'est pas correct, l'importation peut échouer. Si le format de votre fichier n'est pas correct, il convient d'apporter les modifications nécessaires avant de continuer afin qu'il corresponde à celui du modèle.

Entrez les informations requises dans le fichier CSV et enregistrez-le.
Cliquez sur Charger et naviguez jusqu'à l'emplacement où vous avez enregistré votre fichier CSV.
Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
Cliquez sur Charger.

Vous ne pouvez pas utiliser Compta & Facturation pendant le chargement des données.

Si pour une raison quelconque, le chargement échoue, un message s'affiche et vous indique la raison de cet échec. Corrigez les erreurs, puis essayez une nouvelle fois de charger le fichier CSV. Pour plus d'informations au sujet du format de fichier approprié, consultez la section précédente, À propos du format du fichier de contacts CSV.

Cliquez sur OK.

Vous avez importé vos contacts avec succès et ils apparaissent dans la liste de contacts. Si ces contacts disposent de soldes d'ouverture, vous pouvez les renseigner manuellement dans les paramètres, ou vous pouvez les importer.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous pouvez également importer vos produits et services.

Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
Référence	Texte	Oui	10 caractères maximum et doit être unique dans cet enregistrement.
Raison sociale	Texte	Oui
Devise	Texte	Non	Il s'agit du code devise. Pour utiliser la devise par défaut, laissez ce champ vide.
Limite de crédit	Numéro	Non
Adresse principale - Type	Texte	Non
Adresse principale - Ligne 1	Texte	Non
Adresse principale - Ligne 2	Texte	Non
Adresse principale - Code postal	Texte	Non
Adresse principale - Ville	Texte	Non
Adresse principale - Pays	Texte	Non	Il s'agit du code pays. Maximum 2 caractères.
Nom du contact principal	Texte	Oui	Entrez le nom du contact lié à cette entreprise ; si vous souhaitez utiliser le Contact principal par défaut, laissez ce champ vide.
Numéro de téléphone du contact principal	Numéro	Non	Maximum 50 caractères.
Type de contact principal	Texte	Non
Numéro de téléphone portable du contact principal	Numéro	Non	Maximum 50 caractères.
Adresse e-mail du contact principal	Texte	Non	Cela doit être une adresse électronique valide, par exemple : [email protected].
Fax du contact principal	Numéro	Non	Maximum 50 caractères.
Adresse 2 - Type	Texte	Non
Adresse 2 - Ligne 1	Texte	Non
Adresse 2 - Ligne 2	Texte	Non
Adresse 2 - Code postal	Texte	Non
Adresse 2 - Ville	Texte	Non
Adresse 2 - Pays	Texte	Non	Il s'agit du code pays. Maximum 2 caractères.
Numéro de TVA	Texte	Non	Il s'agit du numéro de TVA du contact.
Numéro fiscal	Numéro	Non
Compte du grand livre	Numéro	Non	Remarque : C'est la même chose qu'une catégorie. Pour utiliser la catégorie par défaut, laissez ce champ vide.
Modalités de paiement	Numéro	Non	Le nombre de jours de crédit de ce contact. Pour utiliser les modalités de paiement par défaut, laissez ce champ vide.
Notes	Texte	Non	Maximum 500 caractères.
Nom du compte bancaire	Texte	Non
Code guichet du compte bancaire	Numéro	Non
Numéro compte bancaire	Numéro	Non	Maximum 25 caractères.
IBAN du compte bancaire	Numéro	Non
BIC du compte bancaire	Numéro	Non	Maximum 11 caractères.

Exporter des contacts

Il existe 2 façons d’exporter des enregistrements de clients et de fournisseurs

Utilisez l’option Exporter tout pour exporter tous les enregistrements.
Exportez des enregistrements sélectionnés des listes de clients ou fournisseurs.

Exporter tous les enregistrements

Cette option permet d’exporter tous les enregistrements de clients ou de fournisseurs vers des fichiers CSV distincts. L’exportation contient tous les champs des enregistrements de clients ou fournisseurs, à l'exception des types d’analyse.

Dans le menu Contacts, cliquez sur Clients ou Fournisseurs.
Sélectionnez Exporter tout dans le menu déroulant Nouveau client ou Nouveau fournisseur.
La création du fichier d’exportation peut prendre quelques minutes. Une notification s’affiche dans la barre d’outils pour vous informer lorsque le fichier est prêt.

Vous pouvez seulement exporter un seul fichier à la fois, alors attendez que l’exportation soit terminée avant d’essayer d’en exporter un autre.

Exporter des enregistrements sélectionnés

Cette option permet d’exporter uniquement les champs visibles de la liste pour les enregistrements sélectionnés. Utilisez l’icône pour ajouter ou supprimer des champs avant d’exporter.

Dans le menu Contacts, cliquez sur Clients ou Fournisseurs.
Sélectionnez les enregistrements à exporter.
Sélectionnez l’icône CSV dans la barre d’outils Actions.