À propos des soldes d'ouverture

Les soldes d'ouverture représentent la situation financière de votre entreprise le jour précédent votre première utilisation de Sage Compta & Facturation. Sans soldes d'ouverture exacts, les rapports ne pourront pas vous fournir un panorama réel de votre situation financière.

Vous pouvez entrer des soldes d’ouverture pour :

• Les transactions de clients impayées.
• Les transactions de fournisseurs impayées.
• Les soldes des comptes bancaires.
• Les valeurs de balance du grand livre.

Pour entrer vos soldes d'ouverture, vous avez besoin de la liste des factures et avoirs impayés de vos clients et fournisseurs, de votre balance après clôture pour la période comptable précédente, ainsi que de vos relevés bancaires. Vous devez aussi avoir une liste des postes bancaires non représentés de votre système comptable précédent. Les postes non représentés sont les opérations bancaires que vous avez saisies dans votre système précédent mais qui ne figurent pas encore dans vos relevés bancaires (p. ex. chèques non encaissés).

Nous vous conseillons de commencer à utiliser Sage Compta & Facturation au début d'une nouvelle période comptable, que ce soit un nouveau mois ou trimestre fiscal ou le début de votre exercice. Vous pouvez ensuite produire votre dernière balance à partir de votre système précédent et l'utiliser lors de la saisie des soldes d'ouverture. Vous garantissez ainsi que toutes les valeurs que vous saisissez sont exactes et qu'elles ont été rapprochées.

Vous pouvez saisir tous vos soldes d'ouverture simultanément ou à des moments différents. Par exemple, vous pouvez entrer les soldes d'ouverture de vos clients, fournisseurs et comptes bancaires maintenant et les soldes d'ouverture des comptes généraux restants ultérieurement.

Si vous utilisiez un autre système auparavant, vous pouvez importer des soldes d'ouverture de vos clients et fournisseurs.

Avant d'entrer des soldes d'ouverture, vous devez créer les enregistrements de vos clients, fournisseurs , et comptes bancaires, y compris ceux de vos comptes d'emprunts et de cartes de crédit. Vous pouvez aussi entrer des soldes d'ouverture pour vos comptes bancaires lorsque vous créez les enregistrements.

Utilisation des soldes d'ouverture

Vous saisissez et gérez tous les soldes d'ouverture depuis la page Paramètres. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Paramètres.

Entrer la date de démarrage de votre comptabilité

Avant de saisir des soldes d'ouverture, vous devez entrer la date de début des comptes, qui doit correspondre au jour où vous avez commencé à utiliser Compta & Facturation. La saisie des soldes d'ouverture est la seule activité pour laquelle la date peut être antérieure à la date de début des comptes.

1. Dans Dates d'arrêté des comptes et TVA, cliquez sur Paramètres de TVA et dates d'exercices.
2. Dans le champ Date de démarrage de la comptabilité, entrez la date à laquelle vous commencerez à utiliser Compta & Facturation.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Entrer les soldes d'ouverture de vos clients

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture, puis entrez les informations suivantes :
• Client Sélectionnez le client.
• Date Entrez la date de la facture ou de l'avoir. Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité. Pour en savoir plus, consultez la section Entrer la date de début de démarrage de la comptabilité ci-dessus.
• Type Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture. Pour enregistrer un avoir, sélectionnez Avoir.
• Référence Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de l'avoir.
• Détails Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de l'avoir.
• Total Entrez le montant de la facture ou de l'avoir.
• Taux TVA Sélectionnez un taux de TVA pour ce client, le cas échéant. Le total sera mis à jour avec les montants imposables.

Si vous avez des acomptes impayés, entrez-les sous forme d'avoirs. Vous pourrez ventiler ces avoirs sur une facture ultérieurement.

3. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le client se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes :
• Total (symbole de la devise) Saisissez le montant dans la devise de base du client, par exemple Euro.
• Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent. Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et avoirs impayés pour chacun de vos clients.

Vous avez saisi les soldes d'ouverture de vos clients avec succès. Le montant total saisi ici apparaît dans le compte de contrôle Grand livre des ventes et l'écriture inverse est comptabilisée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture en attente

Entrer les soldes d'ouverture de vos fournisseurs

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur Fournisseurs.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture, puis entrez les informations suivantes :
• Fournisseur Sélectionnez le fournisseur.
• Date Entrez la date de la facture ou de l'avoir. Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité. Pour en savoir plus, consultez la section Entrer la date de début de démarrage de la comptabilité ci-dessus.
• Type Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture. Pour enregistrer un avoir, sélectionnez Avoir.
• Référence Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de l'avoir.
• Détails Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de l'avoir.
• Total Entrez le montant de la facture ou de l'avoir.

Si vous avez des acomptes impayés, saisissez-les sous forme d'avoirs. Vous pourrez ventiler ces avoirs sur une facture ultérieurement.

3. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le fournisseur se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes :
• Total (symbole de la devise) Saisissez le montant dans la devise de base du fournisseur, par exemple Dollars US.
• Taux de change Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent. Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et avoirs impayés pour chacun de vos fournisseurs.

Vous avez saisi les soldes d'ouverture de vos fournisseurs avec succès. Le montant total saisi ici apparaît dans le compte de contrôle Comptes fournisseurs et l'écriture inverse est comptabilisée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture en attente.

Entrer les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur Comptes bancaires.
2. Saisissez les informations suivantes :
• Compte bancaire Sélectionnez le compte bancaire. Le code guichet et le numéro du compte s'affichent, sans que vous puissiez les modifier. Si vous avez besoin de les modifier, vous pouvez le faire à partir de la page Trésorerie.
• Date * La date des soldes bancaires d'ouverture doit être antérieure à celle saisie dans le champ Date de démarrage de la comptabilité. Par exemple, si la date de début est le 1er octobre, vous devez définir la date du solde d'ouverture sur le 30 septembre.
• Type * Indiquez si la valeur du solde correspond à un débit ou à un crédit.
• Solde d'ouverture* Entrez le solde total de votre compte indiqué dans votre relevé bancaire à la date utilisée pour le solde d'ouverture.

Si vous avez déjà entré des soldes d'ouverture pour vos comptes bancaires, ils sont affichés ici. Si vous n'avez pas encore rapproché le solde d'ouverture, vous pouvez modifier la valeur. Si vous l'avez rapproché et que vous devez changer le montant, vous pouvez comptabiliser une écriture opposée du montant de l'écart. Par exemple, si vous avez saisi un débit de 5 000 €, mais que le solde bancaire d'ouverture devrait être de 4 000 €, entrez un crédit de 1 000 € pour la même banque et la même date.

3. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez saisi le solde d'ouverture de chacun de vos comptes bancaires.

Si vous avez entré dans votre système de comptabilité précédent des postes bancaires qui n'ont pas encore été pris en compte dans votre compte bancaire, enregistrez-les ici sur des lignes distinctes en utilisant la date de la transaction initiale. Vous pourrez ensuite les rapprocher lorsqu'ils figureront sur votre relevé.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez entré les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires avec succès. Ils apparaissent maintenant dans vos enregistrements bancaires et dans les comptes généraux correspondants.

Entrer les soldes d'ouverture de compte général

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur Comptes.
2. Vérifiez que la date est correcte.

La date par défaut correspond au jour qui précède immédiatement la date entrée dans le champ Date de début des comptes. Vous ne devez pas la modifier.

3. Entrez la référence de vos soldes d'ouverture.
4. Entrez le restant de votre balance de la manière suivante :
• Compte du grand livre * Sélectionnez le compte pour lequel vous saisissez un solde d'ouverture.
• Détails Entrez les informations supplémentaires requises.
• Débit Si la balance fait état d'un débit, inscrivez-le ici.
• Crédit Si la balance fait état d'un crédit, inscrivez-le ici.
5. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez saisi l'ensemble des valeurs de votre balance.

À mesure que vous entrez les soldes d'ouverture, les écritures inverses sont comptabilisées dans le compte de contrôle Solde d'ouverture en attente (472200) pour garantir l'équilibre du solde total des débits et des crédits. Une fois que vous avez saisi l'ensemble des valeurs de votre balance, ce compte doit présenter un solde nul. Si ce n'est pas le cas, vérifiez que la valeur saisie pour chaque écriture est correcte.

Si nécessaire, vous pouvez enregistrer vos soldes d'ouverture sans entrer la balance complète. Les valeurs sont conservées dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture en attente jusqu'à ce que vous ayez entré la balance complète.

6. Vérifiez que les soldes d'ouverture saisis correspondent à ceux de votre balance.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez saisi vos soldes d'ouverture avec succès. Leur valeur apparaît maintenant dans les comptes généraux correspondants.

Modifier ou supprimer un solde d'ouverture

1. Sous Balances d'ouverture, cliquez sur le type de solde d'ouverture que vous voulez modifier ou supprimer.
2. Suivez l'une des directives suivantes :

• Cliquez sur Supprimer à côté d'un compte pour le supprimer.
• Cliquez sur le solde d'ouverture du client ou fournisseur que vous souhaitez modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier solde d'ouverture. Mettez les détails à jour si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
• Recherchez la ligne du compte bancaire ou du compte général que vous souhaitez modifier. Modifiez les champs souhaités, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous changez vos soldes d'ouverture et causez ainsi une différence entre les débits et les crédits sur la page Soldes d'ouverture de Compte cette différence est comptabilisée dans le compte de contrôle Solde d'ouverture en attente 472200. Vous devez vous assurer que la valeur de chaque élément correspond à la valeur indiquée dans votre balance. En cas de différence, avant d'enregistrer vos soldes d'ouverture, apportez les modifications nécessaires, puis vérifiez que le solde du compte Solde d'ouverture en attente 472200 est nul.