Supprimer les données à caractère personnel dans le cadre du RGPD

Dans le cadre de la politique de conservation des données de votre entreprise, vous devez garder une trace de la date à laquelle vous devez supprimer les données personnelles de vos enregistrements de contacts afin de vous conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Vos clients et fournisseurs peuvent vous contacter et demander que leurs données à caractère personnel soient supprimées. Dans ce cas, vous devez accéder à leur demander et supprimer ces données. Les données personnelles ne sont jamais supprimées automatiquement. Que le contact soit sujet à la date de fin de conservation globale ou une date de suppression prolongée, vous devez supprimer manuellement leurs données de leurs enregistrements.

Supprimer les données à caractère personnel d’un enregistrement de contact

  1. Allez dans Contacts, et cliquez sur Clients ou Fournisseurs.
  2. Cliquez sur un contact pour ouvrir l'enregistrement.
  3. Cliquez sur l'onglet Options.
  4. Dans la section Données personnelles liées au RGPD, cliquez sur Modifier (icône crayon).
  5. Cliquez sur Supprimer les données personnelles pour ouvrir l’écran Supprimer les données personnelles.

Le bouton Supprimer les données personnelles n’est disponible que si la date du jour est postérieure à la date de fin de conservation définie pour ce contact.

  1. Saisissez le mot indiqué dans le champ Saisir le mot de confirmation.
  2. Cliquez sur Supprimer les données.

Si le contact a :

    • Un solde en attente. Vous devez régler le solde et clore toutes les transactions avant de pouvoir supprimer les données personnelles de ce contact. Si un contact a des transactions ouvertes, la période de conservation est prolongée.
    • Devis ou estimations en attente. Vous n’aurez plus accès aux devis et estimations, et ne pourrez plus les traiter, une fois les données à caractère personnel effacées. En cas de besoin, vous pouvez traiter ou enregistrer ces documents avant de supprimer les données. Si vous n’en avez plus besoin, indiquez le mot de confirmation et cliquez sur Supprimer les données pour les effacer.
    • Aucun document en attente. Les données à caractère personnel sont immédiatement supprimées quand vous cliquez sur Supprimer les données.
  1. Les données personnelles de cet enregistrement sont effacées et vous pouvez accédez à d’autres enregistrement selon vos besoins.