Impression et gestion des chèques dans Comptabilité Express

Avant de commencer

Activez l'impression des chèques dans les paramètres. Consultez l'article Configuration de l’impression des chèques.

Autres façons d’imprimer un chèque

Vous pouvez aussi imprimer un seul chèque lorsque vous traitez les transactions de paiement suivantes :

• Enregistrer des sorties de fonds
• Enregistrer un remboursement à un client

Recherche de chèques dans le registre de chèques

1. Dans Opération bancaires, sélectionnez Registre de chèques.

2. Filtrez la liste de chèques pour trouver celui dont vous avez besoin. Par défaut, nous affichons les chèques prêts à imprimer.

   • Pour rechercher tous les chèques ou ceux déjà imprimés, choisissez l’onglet Tous les chèques.
   • Retournez à l’onglet Chèques à imprimer pour voir uniquement les chèques non imprimés.
   • Utilisez la plage de dates pour réduire la liste.

Imprimer un chèque

1. Insérez une formule de chèque dans votre imprimante.
2. Sur la page Registre de chèques, sélectionnez un chèque à imprimer.
3. Cliquez sur Imprimer le chèque.
4. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Imprimer le chèque.
5. Prévisualisez l'impression du chèque, puis cliquez sur Imprimer pour l'imprimer.
6. Vérifiez le numéro de chèque sur votre chèque imprimé, puis saisissez-le dans le champ numéro de chèque afin de l'affecter à la transaction.
7. Cliquez sur Terminé!

L'état du chèque que vous avez imprimé indique Imprimé dans le registre de chèques et les numéros de chèque que vous avez saisis sont affectés à la transaction de paiement.

Marquer un chèque comme émis manuellement

Utilisez cette option lorsque vous ne souhaitez pas imprimer le chèque depuis Comptabilité Express, mais que vous souhaitez quand même indiquer que vous l’avez envoyé au bénéficiaire. Vous pourriez avoir rédigé le chèque à la main, par exemple.

1. Sélectionnez un chèque à émettre manuellement.
2. Choisissez Emission manuelle.
3. Saisissez le numéro de chèque (facultatif).
4. Sélectionnez Emission manuelle.

Nous attribuons le numéro de chèque et passons l’état à Emis manuellement.

Supprimer un chèque

Si vous avez besoin de supprimer un chèque ou transaction par chèque, cela est possible uniquement à partir du registre de chèques. Vous ne pouvez pas supprimer des chèques à partir de la liste de transaction dans Opérations bancaires.

Lorsqu'un chèque est supprimé, la transaction correspondante est également supprimée. Si le chèque règle une facture, l'état de la facture passe à Impayé.

Chèques rapprochés

Lorsque vous supprimez un chèque rapproché

• Pour indiquer qu’elle a été supprimée, nous l’affichons sur votre rapprochement bancaire avec l’état Exclue du rapprochement dans la colonne Transaction corrigée.

• Nous mettons à jour le solde d’ouverture de votre prochain rapprochement bancaire.

  Le solde d’ouverture correspond toujours à la valeur totale de toutes les transactions rapprochées, jusqu’à la date du relevé.

  Les transactions supprimées sont exclues de ce solde et le total est mis à jour chaque fois que vous supprimez une transaction rapprochée.

• Nous ne mettons pas à jour le solde rapproché.

Suppression d’un chèque

1. Sur la page Registre de chèques, sélectionnez le chèque à supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Supprimer le chèque.

La transaction par chèque est supprimée et le numéro de chèque peut désormais être utilisé pour un nouveau chèque.

Annuler un chèque et contrepasser la transaction originale

Si vous avez imprimé un chèque que vous ne voulez pas envoyer au bénéficiaire, vous pouvez l'annuler de manière définitive.

Lorsque vous annulez un chèque

• Il reste répertorié dans le registre de chèques avec la mention Annulé.

• Nous contrepassons la transaction originale. La référence de la transaction contrepassée a le même numéro de chèque suivi d’un « V ».

• Les deux transactions apparaissent dans votre rapprochement bancaire et s’annulent mutuellement. Il vous suffit de rapprocher les deux pour vous assurer que votre rapprochement bancaire est exact.

• Si vous avez déjà rapproché le chèque, la transaction inverse apparaitra sur le prochain rapprochement. Puisque le chèque original n’a pas été supprimé, il est toujours inclus dans le solde d’ouverture. Assurez-vous simplement de rapprocher le chèque annulé.

• L'état de la facture du fournisseur repassera à impayée. Si vous voulez toujours payer cette facture, saisissez un nouveau paiement.

Annulation du chèque

1. Sur la page Registre de chèques, sélectionnez Tous les chèques puis le chèque à annuler.
2. Cliquez sur Annuler.
3. Saisissez la date d'annulation du chèque.
4. Cliquez sur Chèque annulé.

Produire un rapport sur les paiements annulés

1. Allez au menu Rapports.
2. Cliquez sur Piste d'audit.
3. Cliquez sur Plus et choisissez Paiement annulé comme Type.