Téléverser des documents d’achat

Cet article explique comment :

  • Téléverser des copies de factures d’achat ou des photos de reçus.

  • Transférer des courriels contenant des factures ou des reçus directement dans Comptabilité.

  • Réviser la facture provisoire et l’approuver.

Ce que vous pouvez téléverser

  • Téléversez jusqu’à 25 fichiers de transaction à la fois.
  • Vous pouvez téléverser des fichiers PDF, JPG, JPEG, PNG ou TIFF.
  • Chaque fichier doit seulement contenir 1 transaction et ne doit pas dépasser 20 Mo.
  • Le traitement de chaque fichier prend généralement moins d’une minute. Actualisez la page Factures provisoires à approuver pour mettre à jour le statut de téléchargement du fichier.
  • Les nouvelles transactions provisoires s’affichent dans l’onglet Factures provisoires à approuver. Le numéro affiché dans l’onglet indique le nombre de factures provisoires que vous devez réviser et approuver.
  • Une fois que traitement d’un fichier est terminé, son statut passe à À réviser.
  • Affichez la nouvelle facture provisoire en sélectionnant la ligne correspondante.

Téléverser ou envoyer par courriel une facture ou un reçu

  1. Dans Achats, choisissez Factures d’achats

  2. Dans la liste déroulante Nouvelle facture, sélectionnez Téléverser le fichier.

  • Téléversez les fichiers. Sélectionnez les fichiers à téléverser (25 maximum), puis téléversez les factures.

ou

  • Envoyez les fichiers par courriel. Sélectionnez Copier l’adresse e-mail pour copier l’adresse affichée dans le presse-papiers de votre appareil. Transférez l’e-mail contenant la facture ou le reçu à l’adresse que vous avez copiée.

  1. Une fois le téléversement terminé, la page Factures provisoires à approuver s’ouvre.

  2. Les fichiers téléversés doivent avoir l'état À réviser.

Si l'état indique toujours Traitement en cours, actualisez la page pour mettre le statut à jour.

Erreurs de traitement

Si un fichier présente une erreur de traitement, cela signifie généralement que :

  • L’analyse antivirus du fichier a échoué.
  • Le fichier n’est pas lisible. Vérifiez que l'image est claire, pas trop sombre et zoomez autant que possible sans omettre aucune information.
  • Une erreur s’est produite lors du traitement.
  • Le fichier a déjà été téléversé. Si vous ne le trouvez pas dans les factures provisoires à approuver ou dans la liste des transactions, il est possible qu’il soit archivé. Pour vérifier, accédez à l’onglet Factures provisoires à approuver, Plus, puis sélectionnez Archivée dans le champ Afficher.

Essayez de téléverser un nouveau fichier. Si cela ne fonctionne pas, ajoutez la transaction manuellement.

Note:

Des erreurs d'extraction peuvent survenir si le fichier que vous essayez de téléverser est protégé par un mot de passe. Supprimez le mot de passe et téléversez le fichier à nouveau.

Certains champs ne seront pas renseignés s’il manque des informations dans le document ou l’image.