Créer une facture de vente

Vous pouvez créer une facture de vente pour :

  • conserver une trace des achats effectués par vos clients
  • savoir combien vos clients vous doivent
  • connaître les dates d'échéances des paiements

Vous pouvez choisir d’imprimer la facture et de l’envoyer à votre client ou bien, vous pouvez l’envoyer directement par courriel.

Lorsque vous recevez le paiement d’un client, vous pouvez l’imputer à la facture.

Avant de commencer

Avant de pouvoir créer une facture, vous devez créer une fiche de contact pour le client.

Si vous proposez régulièrement à vos clients certains produits ou services, vous pouvez :

  • Créer une fiche de produit
  • Créer une fiche de service

Utiliser des articles en stock dans des factures de vente

Créer une facture de vente réduit la quantité en stock

Nous assurons le suivi de votre stock en enregistrant les mouvements de stock à chaque achat et vente de stock. Chaque fois que vous enregistrez une facture de vente et que celle-ci inclut un article en stock, une nouvelle opération de sortie de produits est réalisée et nous réduisons automatiquement son niveau de stock.

Nous ne permettons pas aux niveaux des stocks de passer en négatif.

Vous ne pouvez donc pas vendre un article en rupture de stock car vous ne pouvez enregistrer une facture lorsque le stock est trop bas.

Nous vous conseillons alors d'enregistrer alors la facture comme brouillon, le temps de saisir vos factures d'achats. Au besoin, vous pouvez ajuster manuellement le niveau de vos stocks pour modifier le nombre d'articles que vous avez en stock.

Créer une facture de vente

  1. Faites glisser la souris au dessus de Ventes dans la barre de navigation, puis sélectionnez Facture de vente et Nouvelle facture.
  2. Remplissez les champs obligatoires marqué d'une *.
  1. Enregistrez la vente d'un produit ou un service spécifique, dans la case Produit/Service. Vous pouvez soit choisir le produit ou service dans la liste déroulante ou taper son nom avant de le sélectionner, soit en créer un nouveau grâce à l'option Créer un article.
    Si l'article a différents prix, vous pouvez en choisir un grâce à la case Prix / Taux.
  1. Si vous avez créé des types d'analyses de transaction, par départements, par exemple, cliquez sur l'ellipse (3 points) et choisissez la catégorie d'analyse correspondante.
  2. Le montant total net de la facture et le total de la taxe s'affichent au bas de la facture. Pour voir la répartition de la taxe calculée, cliquez sur Total taxe.
  3. Les ébauches peuvent permettre de créer des devis et de calculer les frais de port sans générer de numéro de facture.
    Pour enregistrer la facture comme ébauche, cochez la case « Enregistrer sous » et choisissez une option de format dans le menu déroulant.
    Les ébauches de factures n'affectent pas les comptes tant qu'elles ne sont pas converties.

Facturer les frais de port au client

Si vous voulez facturer des frais d'expédition à votre client, entrez le montant net dans la case Port et choisissez le taux de taxation correspondant.

Pièces jointes

Si vous voulez joindre un fichier, la copie d'un reçu ou un bon de commande par exemple, utilisez l'icône de pièce jointe puis l'option Téléverser des fichier.

Que se passe-t-il ensuite?

Les détails de la facture de vente apparaissent maintenant dans l'activité du client. 

Vous pouvez désormais :

  • Imputer le paiement à la facture
  • Affecter une note de crédit à la facture
  • Envoyer la facture par courriel à un client
  • Modifier la facture

Suivre des factures de vente

Pour vous aider à gérer et assurer le suivi de vos factures de vente, vous avez accès à des informations telles que la date de création de la facture, si elle a été envoyée par courriel ou imprimée, et si elle a été payée.

La frise chronologique n'est disponible que pour les factures de vente créées après le 01/03/2019.

  1. Dans le menu Ventes, sélectionnez Factures de vente.
  2. Sélectionnez une facture créée après le 01/03/2019.

Pointez votre curseur sur les options suivantes pour afficher les détails :
ÉtatDétails
CrééeIndique la date et l’heure de création de la facture.
EnvoyéeEnvoyé comme PDF – Indique que le document a été envoyé manuellement. Si vous envoyez la facture par courriel, l’état change pour indiquer qu’elle a été envoyé par courriel.
Envoyé par courriel – Indique l’adresse ou les adresses courriel du client, ainsi que la date et l’heure d'envoi du courriel pour toutes les adresses courriel indiquées dans les lignes À et Cc.
Vert – Indique qu'au moins un courriel a été envoyé.
Rouge – Apparaît si l'un des courriels n'a pas pu être envoyé.
Vous devez rafraichir cette page pour mettre à jour cet état.
ConsultéeIndique l’adresse courriel et la date à laquelle le client a lu le courriel.
Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure en pièce jointe dans la fenêtre d’envoi par courriel.
Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les courriels, l’état Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté la facture de vente, même si l’état n’a pas changé.
Pour utiliser l’état Consulté, vous devez envoyer la facture par courriel quand vous la créez ou quand vous cliquez sur la facture particulier. Il n'est pas possible d'assurer un suivi de cet état lorsque vous l’envoyez par courriel depuis la page Factures de vente.
PayéeIndique la date du dernier paiement enregistré pour la facture de ventes.
Vert – Si elle est intégralement payée..
Orange clair – Si elle est en partie payée.
Orange foncé – Si le paiement est en retard.

Gérer une facture existante

Dans le menu Ventes, cliquez sur Factures de ventes, puis sélectionnez la facture en question.

À cet endroit, vous pouvez :

Consulter les détails de la facture.Notamment si elle a été réglée ou non.
Vérifier si la facture a été émise.La facture est indiquée comme émise si vous l’avez envoyée par courriel ou imprimée.
Envoyer la facture par courriel.Vous pouvez envoyer votre facture à votre client, comme pièce jointe au format PDF,.
Copier la facture.Vous créez ainsi une nouvelle facture avec exactement les mêmes détails sans avoir à saisir de nouveau les informations.
Modifier la facture.Si la facture a déjà été réglée, créditée ou incluse dans une déclaration de taxe, vous ne pouvez pas la modifier. Pour obtenir de plus amples informations, consultez Éditer ou annuler une facture de vente.
Payer une facture.Imputer un paiement à une facture.
Créer une note de crédit.Utilisez l'option Plus pour créer rapidement une note de crédit qui contient les mêmes informations que la facture.
Imprimer un bordereau de livraison.Utilisez l'option Plus pour imprimer un bordereau de livraison correspondant à la facture.

Afficher une analyse détaillée des paiements et ventilations

Vous pouvez facilement voir quels encaissements ont payé vos factures de vente, ainsi que les factures et notes de crédit qui ont été attribuées l'une à l'autre.

  1. Ouvrez la facture ou la note de crédit dans la section qui présente l'activité dans la fiche du contact, ou dans l'onglet Ventes.
  2. Cliquez sur la valeur du champ Montant payé.

L’option Paiements et ventilations s’affiche.

Les détails de la ventilation de la transaction apparaît ici, en fonction du type de transaction que vous avez initialement créé. Pour obtenir plus de détails, cliquez sur la valeur de la colonne Montant.

Conversion d’un brouillon ou d’une facture pro forma

  1. Allez au menu Ventes, puis Factures de vente.
  2. Cliquez sur la facture voulue. Modifiez le cas échéant les détails de la facture.
  3. Décochez la case Enregistrer sous.
  4. Cliquez sur l’une des options suivantes :
  • Enregistrer - Enregistre et ferme la facture.
  • Enregistrer et envoyer par courriel - Modifiez le texte au besoin, puis cliquez sur Envoyer.
  • Enregistrer et imprimer – En fonction de votre navigateur, la facture s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet et vous pouvez ensuite l'imprimer à partir du menu de votre navigateur.
  • Enregistrer et nouveau – Enregistre et ferme cette facture pour que vous puissiez ensuite créer une nouvelle facture.

La facture est désormais convertie en facture et les valeurs apparaissent dans les comptes du grand livre correspondants.

Personnalisation des factures de ventes

Vous pouvez utiliser le menu Personnaliser en bas de la nouvelle page Factures de vente pour accéder aux paramètres de personnalisation. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous voulez personnaliser les factures de votre entreprise. Vous pouvez également afficher un aperçu grâce à l'option Aperçu avant impression de la nouvelle page Factures de vente.