À propos des soldes d'ouverture

Comment configurer les soldes d'ouverture dans une nouvelle entreprise dans Sage Comptabilité.

Les soldes d'ouverture représentent la situation financière de votre entreprise le jour précédent votre première utilisation de Comptabilité. Sans soldes d'ouverture exacts, les rapports ne pourront pas vous fournir un panorama réel de votre situation financière.

Vous pouvez entrer des soldes d’ouverture pour:

• Les transactions de clients impayées
• Les transactions de fournisseurs impayées
• Les soldes des comptes bancaires
• Les valeurs de balance du grand livre

Pour entrer vos soldes d'ouverture, vous devez avoir une liste des factures et notes de crédit impayées de vos clients et fournisseurs, votre balance de vérification après clôture de votre période comptable précédente et vos relevés bancaires. Vous devez aussi avoir une liste des postes bancaires non représentés de votre système comptable précédent. Les postes non représentés sont les opérations bancaires que vous avez saisies dans votre système précédent mais qui ne figurent pas encore dans vos relevés bancaires (p. ex. chèques non encaissés).

Nous vous conseillons de commencer à utiliser Comptabilité au début d'une nouvelle période comptable, que ce soit un nouveau mois ou trimestre fiscal ou le début de votre exercice. Vous pouvez ensuite produire votre dernière balance de vérification à partir de votre système précédent et l'utiliser lors de la saisie des soldes d'ouverture. Vous garantissez ainsi que toutes les valeurs que vous saisissez sont exactes et qu'elles ont été rapprochées.

Vous pouvez saisir tous vos soldes d'ouverture simultanément ou à des moments différents. Par exemple, vous pouvez entrer les soldes d'ouverture de vos clients, fournisseurs et comptes bancaires maintenant et les soldes d'ouverture des comptes restants ultérieurement.

Si vous utilisiez un autre système auparavant, vous pouvez importer les soldes d'ouverture de vos clients et fournisseurs.

Avant d'entrer des soldes d'ouverture, vous devez créer les enregistrements de vos clients, fournisseurs, et comptes bancaires, y compris ceux de vos comptes d'emprunts et de cartes de crédit. Vous pouvez aussi entrer des soldes d'ouverture pour vos comptes bancaires lorsque vous créez les enregistrements.

Vérifiez votre date de début

Avant d’entrer les soldes d’ouverture, assurez-vous d’avoir défini la date de début des transactions:

1. Cliquez sur Paramètres, puis Paramètres financiers.
2. Sous Paramètres financiers, cliquez sur Exercice fiscal.
3. Dans le champ Date de début des comptes, entrez la date de début d’utilisation de Sage Comptabilité (ex. : si vous avez arrêté votre ancien système le 30 septembre, entrez le 1er octobre).
4. Cliquez sur Enregistrer.

 NOTE: Vous ne pouvez entrer aucune transaction avant cette date, seulement les soldes d’ouverture. 

Entrer les soldes d'ouverture de vos clients

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Client.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture, puis entrez les informations suivantes:
   • Client: Sélectionnez le client.
   • Date: Entrez la date de la facture ou de la note de crédit. Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité.
   • Type: Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture. Pour enregistrer une note de crédit, sélectionnez Note cr.
   • Référence: Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de la note de crédit.
   • Détails: Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de la note de crédit.
   • Total: Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit.
   • Taux taxation: Sélectionnez un taux de taxation pour ce client, le cas échéant. Le total sera mis à jour avec les montants imposables.
3. Si vous avez des acomptes impayés, entrez-les sous forme de notes de crédit. Vous pourrez ventiler ces notes de crédit sur une facture ultérieurement.
4. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le client se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes:
   • Total (symbole de la devise): Saisissez le montant dans la devise de base du client, par exemple CAD
   • Taux de change: Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent. Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale. La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change
5. Cliquez sur Enregistrer. Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos clients.

Le montant total que vous avez saisi s’affiche dans le compte de contrôle Grand livre des ventes et l'écriture inverse est reportée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture.

Entrer les soldes d'ouverture de vos fournisseurs

1. Sous Soldes d'ouverture, cliquez sur Fournisseur.
2. Cliquez sur Nouveau solde d'ouverture puis entrez les informations suivantes:
   • Fournisseur: Sélectionnez le fournisseur
   • Date : Entrez la date de la facture ou de la note de crédit
     • Cette date doit être antérieure à la date de démarrage de votre comptabilité
   • Type : Pour enregistrer une facture, sélectionnez Facture
     • Pour enregistrer une note de crédit, sélectionnez Note cr.
   • Référence: Entrez une référence pour le solde d'ouverture, par exemple le numéro de la facture ou de la note de crédit
   • Détails: Entrez les informations supplémentaires requises, par exemple l'objet de la facture ou de la note de crédit
   • Total: Entrez le montant de la facture ou de la note de crédit
     • Si vous avez des acomptes impayés, saisissez-les sous forme de notes de crédit
     • Vous pourrez ventiler ces notes de crédit sur une facture ultérieurement
3. Si vous avez habilité des transactions en devises étrangères et que le vendor se trouve dans un autre pays, saisissez les informations suivantes :
   • Total (symbole de la devise): Saisissez le montant dans la devise de base du fournisseur, par exemple Dollars US
   • Taux de change: Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux le plus récent
     • Si nécessaire, remplacez-le par le taux utilisé pour la transaction initiale
     • La valeur totale dans votre devise de base est automatiquement mise à jour en fonction de la valeur en devise étrangère et du taux de change
4. Cliquez sur Enregistrer.
   • Répétez ces étapes pour saisir l'ensemble des factures et notes de crédit impayées pour chacun de vos fournisseurs

Le montant total saisi ici apparaît dans le compte de contrôle Comptes fournisseurs et l'écriture inverse est reportée dans le compte de contrôle Soldes d'ouverture.

Entrez les soldes d'ouverture de vos comptes bancaires

 NOTE: Vous pouvez aussi entrer les soldes lors de la création d’un compte bancaire ou depuis sa fiche. 

1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Banque.
2. Entrez les informations suivantes:
   • Compte bancaire: sélectionnez le compte
   • Date: utilisez une date antérieure à la date de début des comptes (ex. : 30 septembre si la date de début est le 1er octobre)
   • Type: sélectionnez Débit ou Crédit
   • Solde d’ouverture: entrez le solde total du relevé bancaire à la date choisie
3. Répétez pour chaque compte bancaire. Enregistrez les éléments non compensés sur des lignes séparées avec leur date d’origine. Réconciliez-les lorsqu’ils apparaissent sur le relevé.
4. Cliquez sur Enregistrer. Les soldes apparaîtront dans les fiches bancaires et les comptes du grand livre.

 NOTE: Pour les soldes réconciliés, entrez l’écriture opposée pour corriger la différence. Exemple: entrez un crédit de 1 000 $ si le solde doit être de 4 000 $ au lieu d’un débit de 5 000 $. 

Types de comptes et soldes habituels

• Actifs: Débit
• Passifs: Crédit
• Revenus: Crédit
• Dépenses: Débit
• Capitaux propres / Capital: Crédit

Si le solde d’un actif est négatif, entrez-le en Crédit. S’il est positif, entrez-le en Débit.

Entrer les soldes d'ouverture du compte du grand livre

1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur Grand livre général.
2. Vérifiez que la date est correcte (par défaut, la veille de la date de début des comptes).
3. Entrez une référence pour les soldes.
4. Entrez les lignes de la balance de vérification:
   • Catégorie: sélectionnez un compte
   • Détails: ajoutez des précisions si nécessaire
   • Débit / Crédit: entrez les montants correspondants
5. Répétez jusqu’à ce que tous les soldes soient saisis. L’écriture opposée est affectée au compte Soldes d’ouverture. Ce compte doit avoir un solde nul à la fin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

 NOTE: Vous pouvez enregistrer sans avoir complété toute la balance. Le solde restant sera dans le compte Soldes d’ouverture jusqu’à ce que tout soit saisi. 

Modifier ou supprimer un solde d'ouverture

1. Sous Soldes d’ouverture, cliquez sur le type de solde à modifier ou supprimer.
2. Faites l’une des actions suivantes.
   • Cliquez sur Supprimer à côté d’un compte
   • Modifiez la ligne souhaitée et cliquez sur Enregistrer

 CAUTION: Modifier les soldes peut créer un écart entre les débits et crédits. Cet écart est affecté au compte 9100 - Soldes d’ouverture. Assurez-vous que ce compte est équilibré avant d’enregistrer.