Configuración de extractos
En los extractos se detalla la actividad de una cuenta durante un período determinado. Hay dos tipos de extractos:
- Extractos de clientes: muestran lo que cada cliente ha pagado y lo que le falta por pagar. Puedes enviarlos a tus clientes siempre que quieras y para ayudarles a llevar un seguimiento de su cuenta.
- Extractos de proveedores: te permiten llevar un control de las cuentas de tus proveedores. Puedes generarlos siempre que necesites consultar lo que has pagado y lo que aún les debes.
Acerca de los extractos de clientes
Puedes generar los extractos tanto por cliente como para todos a la vez o mensualmente. Si configuras extractos mensuales (por cliente), se generarán y enviarán por correo de forma automática el día del mes que hayas configurado. También puedes definir el contenido para cada intervalo de fechas y decidir si incluir toda la actividad (pagos y facturas pagadas y pendientes) o solo las facturas pendientes.
Note:
Tanto las facturas de venta como los extractos de cliente pueden personalizarse. Si aún no lo has hecho, plantéate hacerlo antes de enviar ningún extracto.
Configuración de extractos
Antes de generar los extractos, sigue estos pasos para configurarlos:
- Ve a Configuración > Configuración de extractos.
- Decide cómo configurarlos:
- En los campos Tipo de extracto del cliente o Tipo de extracto del proveedor, selecciona Toda la actividad o Solo artículos pendientes.
- Marca la casilla Mostrar días de retraso y las etiquetas de las facturas vencidas en rojo si quieres incluir en el extracto los días de retraso y un texto en rojo que indique lo que está vencido.
- Marca la casilla Mostrar saldos adeudados por antigüedad para añadir una tabla con esta información en el extracto.
- Decide si incluir o excluir próximos pagos en los extractos definidos en Solo artículos pendientes. Ten en cuenta los siguientes casos. Si, por ejemplo, decides:
- Incluir próximos pagos y generar un extracto de cliente a partir del 30 de septiembre, una factura cuya fecha sea el 1 de septiembre que se haya pagado (incluso si el pago se realiza después del 30 de septiembre) no se incluirá en el extracto.
- Excluir próximos pagos, el extracto mostrará todo lo que esté pendiente a partir de la fecha seleccionada, incluso si se han realizado pagos desde esa fecha. Por tanto, si generas un extracto de cliente a partir del 30 de septiembre y tienes una factura con fecha de 1 de septiembre ya pagada, esta se incluiría en el extracto.
- Introduce las notas que quieras enviar a tus clientes en la sección destinada a ello. Por ejemplo, detalles de pago o un mensaje de agradecimiento.
- Haz clic en Guardar.