Configuración del RGPD

El primer paso para preparar Sage Contabilidad y Facturación para el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es seleccionar un período de conservación de datos. Un período de conservación representa el plazo durante el que puedes mantener datos o registros de clientes y proveedores con fines empresariales o de cumplimiento normativo. Una vez finalizado dicho período de conservación, deberás eliminar los datos.

El RGPD no establece límites concretos sobre cuánto tiempo puedes guardar los datos de los clientes y proveedores. Por el contrario, estipula que las empresas solo pueden estar en posesión de dichos datos durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir los fines empresariales para los que se recopilaron. Además, al borrar los datos personales una vez pasado el período de conservación, se reduce el riesgo de disponer de información innecesaria, imprecisa u obsoleta.

Crear políticas de conservación de datos

Si todavía no has elaborado ninguna política de conservación de datos para tu empresa, ahora es el momento de hacerlo. En esta política se deberá documentar el período durante el que tu empresa necesitará mantener los datos de los clientes y proveedores antes de eliminarlos. En ella también será necesario incluir con qué frecuencia deben revisarse los registros de los contactos para identificar aquellos cuyo período de conservación haya finalizado. Si necesitas más información sobre el tiempo durante el que tienes que conservar estos datos con fines fiscales o de cumplimiento normativo, ponte en contacto con tu asesor o con la Agencia Tributaria.

Configurar los datos financieros

Una vez hayas definido el período de conservación de datos en tu política, sigue los pasos que se detallan a continuación para incluirlo en los datos financieros.

Para configurar los datos financieros:

  1. Ve a Configuración y, a configuración, haz clic en Ejercicio fiscal, IVA e IRPF.
  2. En la sección Período de conservación de datos, selecciona el mes en el que finaliza tu año fiscal en el campo Fin del año fiscal.
  3. Especifica el número de años durante los que quieres conservar los datos de los clientes y proveedores en el campo Período de conservación de datos. Tus registros se guardarán durante el número de años indicado a partir del momento en que finalice el último mes del año fiscal. Una vez transcurridos estos años, deberás eliminar los datos.
  4. En el campo Motivo puedes añadir notas relativas a este período de conservación.
  5. Haz clic en Guardar.

Actualizar los registros de los contactos

Cada registro incluye una sección denominada Datos personales según el RGPD, donde puedes ajustar la configuración de los parámetros del RGPD de forma individual para cada cliente. Por ejemplo, puede que tengas que cambiar el período de conservación de algunos contactos por alguna disputa.

Para actualizar los registros de los contactos:

  1. Ve a Contactos y, a continuación, haz clic en Clientes o en Proveedores.
  2. Haz clic en un contacto para abrir su registro.
  3. Haz clic en la pestaña Opciones.
  4. Revisa la siguiente información en la sección Datos personales según el RGPD. Haz clic en Editar (en la esquina superior derecha) si quieres modificarla.
  • Fecha del último movimiento Muestra la fecha del último movimiento de tu empresa para este contacto.
  • Fecha de eliminación sugerida Esta fecha coincide con el período de conservación general configurado en Ejercicio fiscal, IVA e IRPF. Esta fecha permanece oculta si no se establece ninguna fecha general.
  • Fecha de eliminación ampliada En caso de ser necesario, introduce una fecha de eliminación ampliada para el contacto. Esta fecha se aplica solo a este contacto y no restablece el período de conservación general configurado en Ejercicio fiscal, IVA e IRPF.
  • Motivo de ampliación Este campo solo está visible si indicaste una fecha de eliminación ampliada para este contacto. Aquí tienes que indicar el motivo de la extensión.
  • Registro permanente Se mostrará Sí en este campo si este contacto aceptó que sus datos se guardaran como registro permanente y si marcaste la casilla Este contacto acepta el registro permanente. En caso de no marcar la casilla, se mostrará No.
  1. Haz clic en Guardar.

Recuerda que los períodos de conservación del contacto deben cumplir tu política al respecto. Sage Contabilidad y Facturación no notifica cuando vencen los períodos de conservación. Para obtener información adicional, consulta el artículo Eliminar datos personales en cumplimiento del RGPD.