Guardar documentos de Contabilidad y Facturación con Google Drive

Google Drive es un servicio que proporciona Google que permite guardar archivos online. Si dispones de una cuenta de Google, puedes integrarla para guardar automáticamente una copia de una factura de ventas, una factura rectificativa o un presupuesto al crearlos o modificarlos.

Para acceder a Google Drive e integrarlo, debes disponer de una cuenta de Google. Si no tienes una cuenta, tienes que crear una.

¿Cómo se integra Google Drive?

La primera vez que creas una factura de ventas, una factura rectificativa o un presupuesto tras habilitar la integración, se crea una carpeta en Google Drive. Aquí es donde se guardan las copias de las facturas, facturas rectificativas o presupuestos.

La copia creada en Google Drive utiliza el número de crédito o factura, por ejemplo, SI-2 o SCN-3.

Si cambias una factura o una factura rectificativa existentes, se crea una nueva copia en la carpeta de Google Drive y la antigua se envía a la carpeta de la papelera. Si mueves la factura o la factura rectificativa a una carpeta diferente, se crea una nueva copia en la carpeta y la copia original que moviste no se verá afectada.

Los cambios incluyen:

  • Cambiar cualquier detalle de una factura de ventas o una factura rectificativa existentes.
  • Abonar una factura rectificativa de ventas: se creará una copia de la factura rectificativa y una nueva copia de la factura.
  • Registrar un pago de una factura de ventas. Aunque no haya cambios visibles en la factura de ventas, dado que la cantidad pendiente se actualiza, se creará una nueva factura en Google Drive.
  • Si anulas una factura o una factura rectificativa, la copia correspondiente en Google Drive se envía a la carpeta de la papelera.

Si conviertes un presupuesto en una factura, el presupuesto original permanece en la carpeta y se crea una copia de la factura.

Acceder a Google Drive

Puedes acceder a Google Drive de una de las siguientes formas:

  1. Accede a https://accounts.google.com.
  2. Haz clic en Drive.
  3. Instala Google Drive en tu ordenador y sincroniza con tu cuenta online.
  4. Descarga la aplicación de Google Drive en dispositivos compatibles.

Para obtener más información sobre cómo descargar Google Drive, visita www.google.com/drive

Habilitar la integración de Google Drive

  1. Haz clic en Configuración y, a continuación, en Configuración de Google Drive.
  2. Haz clic en Habilitar.
  3. Si ya has iniciado sesión en tu cuenta de Google, haz clic en Permitir acceso.

Si aún no has iniciado sesión, introduce tu dirección de correo electrónico y contraseña, haz clic en Iniciar sesión y, a continuación, haz clic en Permitir acceso.

Has habilitado correctamente la integración de Google Drive.

Deshabilitar la integración de Google Drive

  1. Haz clic en Configuración y, a continuación, haz clic en Configuración de Google Drive.
  2. Haz clic en Deshabilitar.

Has deshabilitado correctamente la integración y tus facturas de ventas, facturas rectificativas y presupuestos ya no se copiarán en Google Drive. Si es necesario, puedes habilitar la integración de nuevo en cualquier momento; para ello, haz clic en Habilitar:

  • Si sigues conectado con la misma cuenta de Google que usaste originalmente cuando configuraste por primera vez la integración, no tendrás que hacer nada más.
  • Si cerraste la sesión en Google, vuelve a iniciar sesión y permite el acceso.
  • Si estás conectado con otra cuenta diferente de Google, se te solicitará que permitas el acceso. Si no quieres usar esta cuenta, cierra la sesión y, a continuación, inicia sesión con la cuenta que desees usar.

Revocar el acceso a Google Drive

Solo puedes integrar un negocio en la cuenta de Google Drive. Si deseas cambiar el negocio que se integrará en Google Drive, antes de poder habilitar la integración de otro negocio, primero debes revocar el acceso del negocio que tiene acceso en ese momento a Google Drive.

  1. Accede a https://accounts.google.com.
  2. Si aún no has iniciado sesión, introduce tu dirección de correo electrónico y contraseña y, a continuación, haz clic en Iniciar sesión.
  3. Haz clic en Seguridad y, a continuación, haz clic en Aplicaciones conectadas.
  4. Haz clic en Sitios y, a continuación, haz clic en Administrar acceso.
  5. Haz clic en Revocar acceso.

No habrá confirmación, el acceso se revocará inmediatamente.

Has eliminado correctamente el acceso a Google Drive y si es necesario, ahora puedes habilitar el acceso de un negocio diferente.