Trabajar con documentos de venta

Tanto si creas nuevos documentos de venta (facturas, facturas rectificativas o presupuestos) como si trabajas con los que ya tienes, en las páginas de estos documentos tienes a tu disposición numerosas funcionalidades que te permiten administrarlos según tus necesidades.

En el menú Ventas, selecciona el tipo de documento con el que quieras trabajar (por ejemplo, Facturas de venta) y, a continuación, crea uno o abre alguno que ya exista para acceder a su página.

Progresión del documento

Para ayudarte a llevar un seguimiento del progreso, cada documento de venta incluye un gráfico a la derecha donde se ilustra su progresión. Desplaza el ratón por encima de los siguientes estados para consultar sus detalles:

• Creado: muestra la fecha y la hora en las que se creó el documento.
• Enviado: indica si el documento se ha enviado al cliente o no. Si el documento:
  • Se imprimió en formato PDF: en los detalles se mostrará que se emitió manualmente. En caso de que se envíe por correo electrónico más adelante, aparecerán los datos del correo electrónico.
  • Se envió por correo electrónico: se mostrarán los detalles de las direcciones de correo electrónico a las que se envió el documento, además de la fecha y el estado de la entrega. El indicador se ve en verde cuando al menos un correo electrónico se envió correctamente. Si se produjo un error al enviar alguno, entonces el indicador se mostrará en rojo. Puede que tengas que actualizar la página para que se actualice este estado. Por ejemplo, si alguna de las direcciones de correo electrónico a las que enviaste el documento no aparece en la lista, actualiza la página primero antes de volver a enviar el documento.

• Consultado: muestra la dirección de correo electrónico y la fecha en la que el destinatario consultó el documento. Este estado se actualiza si el destinatario hizo clic en el botón para ver el documento que se incluye en el mensaje de correo electrónico. Si adjuntas una copia en PDF en el correo, el destinatario podría consultar el documento directamente, por lo que no quedaría constancia de que lo ha visto. Si quieres asegurarte de que el estado se actualice, desmarca la casilla Incluir PDF como archivo adjunto en la ventana emergente del correo electrónico antes de enviarlo. Este estado también se actualiza si te llega la confirmación de recepción del proveedor de correo electrónico del destinatario, aunque esta confirmación no siempre se envía. De recibirla, esto te permitiría saber que el destinatario tiene consigo tu correo electrónico, pero el estado no se actualiza.

• Pagado: este estado muestra la fecha en la que se realizó el último pago de la factura. El indicador se colorea de verde si la factura se ha abonado por completo, en naranja claro si el pago es parcial y en naranja oscuro si el plazo ha vencido.
• Facturado/vencido/rechazado: estos estados solo se aplican a los presupuestos de venta:
  • Facturado: si se crea una partida desde el presupuesto. En los detalles aparecen la fecha y la hora en las que se creó la factura.
  • Vencido: si el presupuesto alcanza su fecha de vencimiento. En los detalles se muestra la fecha y la hora de vencimiento.
  • Rechazado: si el cliente rechaza el presupuesto. En los detalles constan la fecha y la hora en las que se rechazó.

Panel de actividad

Desde el panel de actividad situado a la derecha de la página de cada documento, puedes realizar las siguientes tareas:

Enviar Al hacer clic en esta opción, se abre la ventana desde donde puedes enviar los correos electrónicos a uno o más destinatarios. Introduce las direcciones de correo electrónico a las que quieras remitir el documento en los campos Para o CC. Si tienes que indicar más de una, sepáralas con un punto y coma (;). Opcionalmente:

• Marca la casilla Enviarme una copia para que la persona cuya sesión está iniciada también reciba el correo.
• Marca la casilla Incluir PDF como archivo adjunto para adjuntar un PDF del documento de venta en el correo electrónico.
• Edita los campos Asunto y Mensaje según necesites.

Cuando lo tengas todo preparado, haz clic en Enviar.

• Imprimir Con esta opción, los documentos de venta se abren en una nueva pestaña o ventana del navegador, desde donde puedes imprimir o guardar la página.
• Editar Habilita el modo de edición para que puedas realizar cambios en los documentos de venta.
• Añadir factura rectificativa Al hacer clic en esta opción, se abre una ventana para crear una factura rectificativa para la factura que tengas abierta.
• Copiar Con esta acción se abre la página desde donde se crean los documentos, que contiene los detalles del original. Haz clic en Guardar para guardar una copia exacta con un nuevo número o edita lo que quieras y haz clic en Guardar.
• Imprimir albarán Al hacer clic en esta opción, se abre una nueva pestaña o ventana del navegador con el albarán, desde donde puedes imprimirlo o guardarlo. En este PDF solo se incluye la información del producto que se extrae del pedido, sin precios.
• Descargar En función del navegador web que utilices, el documento de venta en PDF se guardará automáticamente en la carpeta de descargas del ordenador o recibirás un mensaje en el que se te preguntará dónde quieres guardarlo.
• Anular (para facturas) o Eliminar (para presupuestos) Si has creado una factura o factura rectificativa de venta por error, puedes anularla, pero no eliminarla. Al anular un documento de venta, te aseguras de que la numeración secuencial se mantiene.

Si has creado un presupuesto por error o si ya no lo necesitas, puedes eliminarlo.