Acerca de la gestión de usuarios

Si tienes otras personas trabajando para tu negocio, puedes invitarlos. Esto permite a los empleados realizar tareas relacionadas con su trabajo de acuerdo con el rol de seguridad que les asignas. Por ejemplo, los empleados de ventas pueden crear presupuestos y facturas, pero no pueden ver los datos financieros. En cambio, un contable puede tener acceso a todos los movimientos y toda la información financiera. Eliges un rol de seguridad para cada persona antes de enviarles una invitación.

Enviar invitaciones

Al enviar invitaciones para Contabilidad y Facturación:

• No hay límite en el número de invitaciones que puedes enviar.
• No supone coste adicional añadir usuarios.
• Varios usuarios pueden trabajar de forma simultánea sin que ello afecte al rendimiento del programa.
• Solo el propietario de la empresa puede invitar usuarios. El propietario es la persona que inició sesión inicialmente en Contabilidad y Facturación y tiene acceso a todas las secciones del servicio.

• En las invitaciones, no puedes utilizar una dirección de correo electrónico que ya esté vinculada a otro usuario.

Invitar a un nuevo usuario

1. Haz clic en Configuración.
2. En la sección Personalización, haz clic en Gestión de usuarios.
3. Haz clic en Invitar usuario.
4. En el campo Correo electrónico, introduce la dirección de correo electrónico del usuario.
5. Si el usuario es un administrador del sistema, marca la casilla de verificación Administrador del sistema.

6. En la lista Rol, selecciona el rol del usuario.

Puedes asignar a los usuarios uno de los siguientes roles:

• Acceso completo: el usuario tiene acceso a todas las opciones.
• Solo lectura: el usuario puede ver los datos, pero no puede introducir o cambiar ninguno.
• Acceso restringido: el usuario puede introducir presupuestos, facturas, facturas rectificativas, pagos y cobros. De forma predeterminada, los usuarios restringidos no pueden editar, eliminar ni anular movimientos, y no tienen acceso a las secciones de asientos y de configuración.
• Sin acceso: el usuario no puede acceder a ninguna función.
• Personalizado: esta opción aparece automáticamente si seleccionas diferentes niveles de acceso para diferentes funciones. Por ejemplo, puedes concederle a un usuario acceso completo a Ventas, pero no a Banco.

Se necesita acceso completo para:

• cambiar la configuración empresarial y financiera;
• introducir asientos;
• conciliar una cuenta bancaria;
• ver informes de gestión;
• acceder a registros bancarios;
• ver saldos bancarios.

Consulta Permisos avanzados a continuación para obtener más información sobre lo que pueden y no pueden hacer los usuarios en función de su nivel de acceso.

7. Para definir diferentes niveles de acceso a distintas funciones, haz clic en Permisos avanzados y selecciona un nivel de acceso para cada una.
8. Haz clic en Guardar. Se envía una invitación a la dirección de correo electrónico indicada con un enlace de activación.

Una vez que el usuario inicia sesión por primera vez, tendrá que crear una contraseña y seleccionar una pregunta de seguridad. También aparecerá una marca de verificación en la columna Activado de la página Gestión de usuarios. Para invitar a otro usuario, haz clic en Invitar usuario.

Editar un usuario existente

1. Haz clic en Configuración.
2. En la sección Personalización, haz clic en Gestión de usuarios.
3. Haz clic en el usuario cuyos permisos quieras editar.
4. Modifícalos según sea necesario y haz clic en Guardar.

Permisos avanzados

Ventas

• Con Solo lectura, el usuario puede ver las entradas, pero no editarlas.
• Con Acceso restringido, el usuario puede:
  • introducir facturas y facturas rectificativas, pero no anularlas;
  • editar o eliminar solo borradores de facturas.
• Con Acceso completo, el usuario tiene los mismos permisos que con el acceso restringido y puede editar o anular facturas y facturas rectificativas.

Restricciones

• Para registrar un pago en una factura, el usuario debe tener acceso restringido o acceso completo a Banco.
• Los usuarios sin acceso o con acceso de solo lectura a los contactos pueden seleccionarlos al crear una factura o una factura rectificativa. La dirección se puede cambiar manualmente, pero, si se hace, la dirección guardada del contacto no cambiará.
• Los usuarios pueden seleccionar productos o servicios para una factura o factura rectificativa, pero no pueden crear registros nuevos en la misma.

Compras

• Con Solo lectura, el usuario puede ver las entradas, pero no editarlas.
• Con Acceso restringido, el usuario puede:
  • introducir facturas y facturas rectificativas, pero no anularlas;
  • editar o eliminar solo borradores de facturas.
• Con Acceso completo, el usuario tiene los mismos permisos que con el acceso restringido y puede editar o anular facturas y facturas rectificativas.

Restricciones

• Para registrar un pago en una factura, el usuario debe tener acceso restringido o acceso completo a Banco.
• Los usuarios sin acceso o con acceso de solo lectura a los contactos pueden seleccionarlos al crear una factura o una factura rectificativa. La dirección se puede cambiar manualmente, pero, si se hace, la dirección guardada del contacto no cambiará.
• Los usuarios pueden seleccionar productos o servicios para la factura o factura rectificativa, pero no pueden crear registros nuevos en la misma.

Contactos

• Con Solo lectura, el usuario puede ver los datos del contacto, pero no editarlos.
• Con Acceso restringido, el usuario puede añadir o editar los datos del contacto.
• Con Acceso completo, el usuario tiene los mismos permisos que con el acceso restringido y puede:
  • añadir o editar contactos;
  • enviar extractos;
  • eliminar contactos.

Restricciones

Los usuarios sin acceso a Ventas, Compras o Banco pueden ver la actividad del cliente, pero no pueden ver los detalles del movimiento.

Productos y servicios

• Con Solo lectura, el usuario puede ver:
  • todos los registros de productos (de tipo stock y producto)
  • todos los registros de servicio
  • la lista Categoría
  • los ajustes del stock existente
• Con Acceso restringido, el usuario puede:
  • introducir y editar todos los registros de los productos (de tipo stock y producto), pero no eliminarlos ni editar los precios;
  • introducir y editar todos los registros de servicio, pero no eliminarlos ni editar los precios;
  • introducir, editar y eliminar categorías;
  • crear nuevos ajustes de stock.
• Con Acceso completo, el usuario puede:
  • introducir, editar y eliminar todos los registros de productos (de tipo stock y producto);
  • introducir, editar y eliminar todos los registros de servicio;
  • editar precios;
  • introducir, editar y eliminar categorías;
  • crear y editar los ajustes de stock.

Restricciones

Los niveles de acceso a otras secciones no tienen efecto.

Banco

• Con Solo lectura, el usuario puede ver todas las entradas, pero no puede editarlas ni introducir movimientos nuevos.
• Con Acceso restringido, el usuario puede introducir pagos, cobros y transferencias bancarias.
• Con Acceso completo, el usuario puede:
  • introducir pagos, cobros y transferencias bancarias;
  • conciliar cuentas bancarias;
  • pagar al banco desde la cuenta corriente;
  • acceder a los registros bancarios;
  • ver los saldos de las cuentas bancarias.

Restricciones

Si los usuarios no pueden acceder a:

• Ventas, Compras o Diarios, pueden ver la actividad bancaria, pero no pueden ver los detalles de los movimientos;
• Contactos, pueden seleccionar un contacto durante el registro de pagos o cobros, pero no pueden ver el registro de contacto guardado.

Diarios

• Solo lectura: el usuario puede ver los diarios, pero no puede editarlos.
• Acceso restringido: el usuario no tiene acceso a los diarios.
• Acceso completo: el usuario puede crear, editar, eliminar y administrar los diarios.

Restricciones

Los niveles de acceso a otras secciones no tienen efecto.

Informes

• Con Solo lectura, el usuario puede ver todos los informes.
• Con Acceso restringido, el usuario:
  • puede ver los informes de clientes y proveedores en función del acceso a las secciones Ventas y Compras;
  • no puede acceder a los informes de administración.
• Con Acceso completo, el usuario puede ver todos los informes.

Restricciones

Para consultar:

• los informes de administración, los usuarios deben tener acceso de solo lectura o acceso completo;
• los informes de clientes (por ejemplo, importes pendientes de cobro), los usuarios deben tener acceso a las ventas;
• los informes de proveedores (por ejemplo, importes pendientes de pago), los usuarios deben tener acceso a las compras.

Configuración

• Solo lectura: el usuario puede ver todos los parámetros, excepto la configuración de usuario.
• Acceso restringido: el usuario no puede acceder a Configuración.
• Acceso completo: si el usuario tiene acceso completo y también es administrador del sistema, puede editar todos los ajustes excepto la configuración del servicio y de la facturación. Si el usuario tiene acceso completo, pero no es administrador del sistema, solo puede editar la configuración de usuario.

Restricciones

Solo el propietario de la empresa puede editar todos los parámetros (incluida la configuración del servicio y de la facturación).