Crear y administrar presupuestos de venta

Para llevar un seguimiento de los precios que ofreces a tus clientes potenciales, puedes generar presupuestos de venta. Ten en cuenta que los presupuestos no afectan a los saldos de las cuentas. Cuando el cliente acepta el presupuesto, puedes convertirlo en una factura de venta, lo que actualiza automáticamente tus libros mayores con los valores del presupuesto original.

También puedes incluir valores predeterminados para el presupuesto, como los términos y las condiciones o los días que deben transcurrir para que venza. Es recomendable comprobar la configuración predeterminada antes de emitir el primer presupuesto.

Crear un nuevo presupuesto

Si el presupuesto es para un producto y has introducido un precio de coste en el registro del producto, haz clic en Beneficio para ver el beneficio calculado en el presupuesto. Si no hay precio de coste o este es igual a cero, no se incluye en el cálculo de beneficio

1. En Ventas, haz clic en Presupuestos.
2. Haz clic en Añadir presupuesto.
3. Introduce la siguiente información:

• Cliente*: selecciona el cliente de la lista. Si no ves el cliente en la lista, haz clic en Añadir un cliente de la lista desplegable y añádelo.
• Fecha*: introduce la fecha del presupuesto.
• Fecha de validez*: es la fecha durante la que el presupuesto es válido. Por defecto, está establecida en 30 días a partir del momento en que se crea el presupuesto. Puedes indicar otra fecha o dejar el campo en blanco si no quieres que el presupuesto venza. También tienes la opción de cambiar el número de días de validez que se proporciona por defecto. Para ello, ve a Configuración y, a continuación, a Configuración de la factura. Una vez ahí, en la sección Términos y condiciones, haz clic en Presupuesto y verás la opción Días de validez.
• Referencia: introduce una referencia; por ejemplo, un número de trabajo.
• Dirección principal*: si hay alguna dirección principal en el registro del cliente, aparecerá automáticamente. Si el cliente está en un país diferente al de tu empresa, ambos países aparecerán en el presupuesto. Si se trata del mismo país, no se mostrará. Si no hay ninguna dirección en el registro, introdúcela aquí.
• Dirección de envío: de forma predeterminada, la dirección de envío es la misma que la principal (o de facturación). Si no quieres usar esta dirección, abre la lista desplegable Dirección de envío y elige la dirección necesaria. Si la dirección no existe, elige Personalizada e introduce la información relevante.

* Indica un campo obligatorio.

4. Para proporcionar un presupuesto para un producto o servicio específico, escribe el nombre o selecciónalo de la lista desplegable del campo Producto/Servicio. Si el artículo no se muestra en la lista y quieres añadirlo, haz clic en Crear un artículo.
5. Introduce la siguiente información:

• Descripción*: introduce una descripción para el presupuesto. Puedes escribir hasta 2000 caracteres.
• Tipo de cuenta*: elige la cuenta a la que asociar el presupuesto.
• Código del artículo: si es necesario, introduce un código; por ejemplo, un número de referencia o un código de almacén.
• Cant./horas: introduce la cantidad de artículos incluidos en el presupuesto.
• Precio/unidad: introduce el valor neto del artículo.
• Descuento: si quieres introducir un descuento en forma de importe fijo, indica el valor en el cuadro Importe y deja el porcentaje en cero. Si quieres introducir un descuento en forma de porcentaje, deja el valor del cuadro Importe en cero e introduce el porcentaje en el cuadro %.
• Tipo de IVA*: si procede y está disponible, elige el tipo de IVA.
• Sugerencia: si no ves la opción para elegir el tipo de IVA, comprueba que has introducido los tipos de IVA correctamente en Configuración > Datos financieros.
• Importe de IVA*: este valor se calcula automáticamente según la cantidad, el precio unitario y el tipo de IVA.
• Total: es el valor bruto total de la línea de artículo.

* Indica un campo obligatorio.

6. Añade notas o términos y condiciones.
7. Si quieres cobrar el transporte al cliente, añade una línea para ello y, a continuación, en el campo Tipo de cuenta, selecciona la cuenta a la que quieres cargarlo.
8. Elige una de las opciones siguientes:

• Guardar: permite guardar el presupuesto.
• Guardar y enviar: los presupuestos de Contabilidad y Facturación se alojan en la Web, lo que significa que los clientes recibirán un enlace a sus presupuestos de venta en el correo electrónico. Cuando hagan clic en dicho enlace, podrán consultar el presupuesto de venta, guardarlo como PDF o imprimirlo desde su navegador web. Como alternativa, puedes seleccionar Incluir PDF como archivo adjunto si quieres enviar el presupuesto en formato PDF.
• Puedes editar el campo Asunto, el texto predeterminado del correo electrónico en el campo Mensaje o seleccionar Imprimir también una copia para imprimirlo.
• Guardar e imprimir: permite guardar e imprimir el presupuesto. El presupuesto se abrirá en una nueva pestaña o ventana y podrás guardarlo o imprimirlo desde el menú Archivo de tu navegador.
• Guardar y nuevo: permite guardar el presupuesto actual e introducir uno nuevo.

Para guardar el presupuesto como borrador, marca la casilla Guardar como borrador antes de guardarlo. Puedes utilizar esta opción si el presupuesto aún no es final y no lo quieres enviar al cliente todavía. Cuando quieras enviarlo, abre el borrador del presupuesto, realiza los cambios que consideres oportunos, desmarca la casilla y, a continuación, haz clic en Guardar.

Si decides enviar o imprimir el presupuesto, aparecerá el valor Sí en la columna Enviado de la página Presupuestos, y el presupuesto quedará pendiente hasta que el cliente lo acepte o lo rechace. Una vez que el cliente decida, podrás convertir el presupuesto en factura o marcarlo como Rechazado.

Llevar un seguimiento de los presupuestos

Para ayudarte a gestionar los presupuestos y llevar un seguimiento de ellos, puedes utilizar el gráfico que muestra la progresión del documento para visualizar los detalles pertinentes como, por ejemplo, cuándo se creó, si lo enviaste por correo electrónico o si lo imprimiste y cuándo se convirtió en factura.

1. Accede a Ventas y haz clic en Presupuestos.
2. Haz clic en un presupuesto que hayas creado después del 01/03/2019.
3. Desplaza el ratón por encima de los siguientes estados para consultar sus detalles:

• Creado: muestra la fecha y la hora en que se creó el presupuesto.
• Emitido manualmente: el presupuesto se ha impreso y se ha emitido manualmente. Si luego lo envías por correo electrónico, el estado cambiará a Enviado.
• Enviado: muestra la fecha y la hora a la que enviaste el correo y las direcciones de correo electrónico incluidas en los campos Para y CC.
  • Verde: este color indica que al menos uno de los correos se ha enviado correctamente.
  • Rojo: este color indica que al menos uno de los correos no se ha enviado.

• Consultado: muestra la dirección de correo electrónico y la fecha en la que el destinatario consultó el documento.
• Si quieres llevar el seguimiento del correo, desmarca la casilla Incluir PDF como archivo adjunto en la ventana de envío del correo electrónico.
• Si el proveedor de correo electrónico del destinatario no manda confirmación cuando este ve los correos, el estado Consultado no se actualizará. Esto quiere decir que el destinatario puede haber visto el presupuesto incluso si el estado no ha cambiado.

• Facturado: muestra la fecha y la hora en que se creó una factura a partir del presupuesto.
• Vencido: si el presupuesto vence, se mostrarán la fecha y la hora correspondientes.
• Rechazado: muestra la fecha y la hora en que el cliente rechazó el presupuesto.

Editar un presupuesto

Si tienes que editar un presupuesto, debes hacerlo antes de convertirlo en factura. Si ya has convertido el presupuesto en factura, debes anular la factura para poder realizar cambios en el presupuesto.

1. En Ventas, haz clic en Presupuestos.
2. Haz clic en el presupuesto deseado.
3. Haz clic en Editar y realiza los cambios necesarios.
4. Haz clic en Guardar.

El presupuesto de venta mostrará ahora los nuevos valores. Si el presupuesto se había rechazado con anterioridad, ahora aparecerá como pendiente.

Convertir un presupuesto en factura

1. En Ventas, haz clic en Presupuestos.
2. Haz clic en el presupuesto deseado.
3. Haz clic en Crear factura. El presupuesto se convierte en factura y esta se incluye en la página de las nuevas facturas.
4. Cambia los detalles que necesites; por ejemplo, si el cliente quiere modificar la cantidad de artículos que ha pedido.
5. Guarda la factura como borrador o haz clic en Guardar, Guardar y enviar, Guardar e imprimir o Guardar y nuevo.

El estado del presupuesto se muestra como Facturado y la factura aparece en la lista de facturas. En la lista de presupuestos de venta se muestra el número de la factura creada a partir del presupuesto. Puedes acceder a la factura directamente desde el presupuesto con tan solo hacer clic en el enlace al número de factura. La factura también incluye un enlace que muestra a partir de qué presupuesto se ha creado. Si anulas la factura, el enlace se elimina.

Marcar un presupuesto como rechazado

1. En Ventas, haz clic en Presupuestos.
2. Haz clic en el presupuesto deseado.
3. A la derecha, haz clic en Marcar como rechazado.

El presupuesto permanecerá en la lista, pero se mostrará con el estado Rechazado. Si el cliente cambia de opinión y decide aceptar el presupuesto, ábrelo y haz clic en Guardar para reactivarlo. El estado cambiará a Pendiente y podrás convertirlo en factura si es necesario.

Eliminar un presupuesto

1. En Ventas, haz clic en Presupuestos.
2. Marca la casilla junto al presupuesto que quieras.
3. Haz clic en Eliminar (icono con forma de basura) y, a continuación, en Sí.