Facturación con divisas extranjeras

Si realizas negocios con otros países, puedes procesar movimientos con divisas extranjeras. Es muy fácil registrar facturas, facturas rectificativas, pagos e ingresos en distintas divisas; puedes usar los tipos de cambio en tiempo real del Banco Central Europeo (BCE), que se actualizan todos los días, de forma que siempre tendrás el tipo más reciente. También puedes realizar un seguimiento de las pérdidas o ganancias derivadas de los tipos de cambio.

Configurar movimientos con divisas extranjeras

Antes de empezar a introducir movimientos en distintas divisas, tienes que habilitar los movimientos con divisas extranjeras y especificar la divisa correcta en los registros de los contactos.

Habilitar las movimientos con divisas extranjeras

1. Accede a Configuración.
2. En la sección Datos financieros, haz clic en Monedas extranjeras.
3. Selecciona la casilla de verificación Habilitar movimientos en divisas extranjeras.
4. Para usar automáticamente los tipos de cambio más actualizados del Banco Central Europeo (BCE), selecciona la casilla de verificación Usar tipos de cambio en tiempo real.

Se crean tres divisas automáticamente: euro (EUR), libra (GBP) y dólar estadounidense (USD). No es posible eliminar ni la divisa base ni una divisa que se esté usando. Si quieres eliminar divisas que no se están usando, haz clic en el botón Eliminar.

5. Verifica o introduce la siguiente información:

• Cuenta contable de cargos bancarios: es la cuenta que se usa para los cargos bancarios que puede haber.

Por ejemplo, para realizar el seguimiento de lo que cuestan los cargos bancarios de los movimientos extranjeros, puedes usar una cuenta distinta a la que usas habitualmente para los cargos bancarios normales. Si hace falta, puedes crear un código nuevo en el Plan contable.

• Cuenta contable de ganancia por tipo de cambio*: si el tipo de cambio varía entre la creación de una factura y la recepción o realización del pago y se genera una ganancia, la diferencia se registra en esta cuenta. Así se puede realizar un seguimiento de las ganancias derivadas de las variaciones de los tipos de cambio.
• Cuenta contable de pérdida por tipo de cambio*: si el tipo de cambio varía entre la creación de una factura y la recepción o realización del pago y se genera una pérdida, la diferencia se registra en esta cuenta. Así se puede realizar un seguimiento de las pérdidas derivadas de las variaciones de los tipos de cambio.

6. Para añadir una nueva divisa, selecciónala de la lista en la siguiente línea disponible.

El tipo de cambio aparece automáticamente. Si utilizas los tipos de cambio en tiempo real, aparecen los tipos más recientes del BCE. Si no la usas, introduce el tipo de cambio manualmente.

7. Haz clic en Guardar.

Ya has habilitado los movimientos con divisas extranjeras y has seleccionado las divisas.

Seleccionar la divisa en el registro del contacto

Una vez que las divisas extranjeras se hayan habilitado, tendrás que seleccionar la que aplique al contacto en cuestión (cliente o proveedor).

Si se trata de un contacto nuevo, puedes configurar esto en la sección correspondiente.

1. Ve a Contactos (o a Contactos y, luego, a Clientes o Proveedores).
2. Localiza el registro y haz clic en él para abrirlo.
3. Ve a la pestaña Opciones.
4. En la sección Detalles de cuenta, haz clic en el icono de edición.
5. Selecciona la divisa en el campo Divisa.

6. Haz clic en Guardar.

Procesar movimientos con divisas extranjeras

Después de configurar Contabilidad y Facturación para los movimientos con divisas extranjeras, observarás algunas diferencias al registrar movimientos. Ahora, los importes de facturas, facturas rectificativas, presupuestos, pagos e ingresos aparecen en la divisa de ese contacto. Se muestran el tipo de cambio utilizado y el valor del movimiento en la divisa base. También se pueden registrar los cargos por divisas que haya habido. Al registrar movimientos bancarios, el valor de la actividad bancaria se indica siempre en la divisa base. Para ver los detalles del movimiento, incluidos el importe en divisa extranjera y el tipo de cambio utilizado, en la cuenta bancaria correspondiente, haz clic en el pago o ingreso.

Los diarios, otros pagos y otros ingresos se registran siempre en la divisa base. No se pueden realizar entradas rápidas en la divisa extranjera. Si tienes que introducir una factura o factura rectificativa, consulta la sección a continuación.

Facturas, presupuestos y facturas rectificativas

Al introducir facturas, presupuestos y facturas rectificativas, debes crearlos de la forma habitual. Sin embargo, también debes tener en cuenta lo siguiente:

• El tipo de cambio predeterminado se indica en la parte superior de la factura o factura rectificativa. Si utilizas los tipos de cambio en tiempo real, es el tipo de cambio más reciente del BCE. Si no los utilizas , es el tipo de cambio predeterminado que especificaste en la configuración de divisas extranjeras. En cualquier caso, el tipo de cambio se puede sobrescribir, si es necesario.
• Las líneas de artículos que se muestran en la factura, la factura rectificativa o el presupuesto aparecen en la divisa del contacto seleccionado.
• Si tienes productos con un precio predeterminado o servicios con tarifas predeterminadas, el precio o la tarifa se convierten en función de la divisa del contacto y del tipo de cambio vigente.
• Si introduces valores en la factura, la factura rectificativa o el presupuesto y, posteriormente, cambias el contacto por otro que use otra divisa, se te pide que conviertas los valores o los dejes como están. Si los conviertes, los valores se actualizan con la divisa del nuevo contacto.
• Si conviertes un presupuesto, un borrador de factura o una factura rectificativa, se aplica el tipo de cambio original. Si el tipo de cambio ha cambiado desde que creaste el presupuesto o el borrador, introduce el tipo correcto en el campo Tipo de cambio.

Ingresos y pagos de facturas

Tienes que comprobar información adicional al registrar un ingreso o pago desde una factura en una divisa extranjera.

1. En Ventas, haz clic en Facturas de venta.
2. Haz clic en la factura y, a continuación, en Registrar pago.
3. Comprueba o introduce la siguiente información:

• Importe recibido*: introduce el importe total pagado en la divisa extranjera. El importe en la divisa base aparece en Importe recibido.
• Descuento: indica el descuento que has concedido al cliente.
• Tipo de cambio*: si utilizas los tipos de cambio en tiempo real, es el tipo de cambio vigente del BCE.
• Fecha de pago*: introduce la fecha de la recepción.
• Pagado en: selecciona la cuenta bancaria
• Método: selecciona el método de pago.
• Referencia (opcional): introduce una referencia para el ingreso.
• Cargos por divisas: introduce los cargos que te haya cobrado el banco por este ingreso. Los cargos por divisas se muestran siempre en la divisa base.

4. Haz clic en Guardar.

Ingresos de clientes y pagos a proveedores

Puedes introducir ingresos de clientes y pagos a proveedores para registrar un pago para varias facturas a la vez, o para registrar un pago a cuenta en una divisa extranjera.

1. Accede a Cuentas bancarias.
2. Haz clic en la cuenta bancaria.
3. En el menú Nuevo movimiento, haz clic en Venta/cobro.
4. En la pestaña Cobro del cliente, verifica la siguiente información:

• Cliente: elige al cliente en la lista desplegable.
• Pagado a cuenta bancaria: verifica que aparece la cuenta bancaria correcta. Si tienes que cambiarla, elige la cuenta correcta de la lista desplegable.
• Forma de pago: selecciona el método de pago.
• Fecha de pago*: introduce la fecha en la que se recibió el pago.
• Referencia (opcional): si es necesario, introduce una referencia para este ingreso.
• Importe recibido*: introduce el importe total que pagó el cliente en su divisa.
• Tipo de cambio: si utilizas los tipos de cambio en tiempo real, es el tipo de cambio vigente del FRS (Federal Reserve System, Sistema de la Reserva Federal de Estados Unidos). Si es necesario, puedes sobrescribir esta información.
• Cargos por divisas: introduce los cargos que te haya cobrado el banco por este ingreso. Los cargos por divisas se muestran siempre en la divisa base.

5. Completa el ingreso de cliente de la forma habitual.

Reembolsos de clientes y proveedores

Puedes usar la opción de reembolso de clientes o proveedores para reembolsar facturas rectificativas o pagos a cuenta en una divisa extranjera.

1. Accede a Cuentas bancarias.
2. Haz clic en la cuenta bancaria correspondiente.
3. En el menú Nuevo movimiento, haz clic en Compra/pago.
4. En la pestaña Reembolso de cliente, verifica la siguiente información:

• Cliente: elige al cliente en la lista desplegable.
• Pagado de cuenta bancaria: verifica que aparece la cuenta bancaria correcta. Si tienes que cambiarla, elige la cuenta correcta de la lista desplegable.
• Forma de pago: selecciona el método de pago.
• Fecha del reembolso*: introduce la fecha en la que se realizó el reembolso.
• Referencia (opcional): si es necesario, introduce una referencia para este reembolso.
• Importe reembolsado*: especifica el importe total que se ha reembolsado en la divisa del cliente.
• Tipo de cambio: si utilizas los tipos de cambio en tiempo real, es el tipo de cambio vigente del BCE. Si es necesario, puedes sobrescribir esta información.
• Cargos por divisas: introduce los cargos que te haya cobrado el banco por este reembolso. Los cargos por divisas se muestran siempre en la divisa base.

5. Completa el reembolso de cliente de la forma habitual.

Comprobar las ganancias y pérdidas por tipo de cambio

Si el tipo de cambio varía desde el registro de una factura y el pago, la factura rectificativa o el reembolso, la diferencia se registra en la cuenta de ganancias o pérdidas por tipo de cambio. Este valor aparece como gasto indirecto en el informe de pérdidas y ganancias.

Para saber qué movimientos forman parte de este valor, consulta el informe de actividad nominal y comprueba las cuentas contables de ganancias o pérdidas por tipo de cambio.