Procedimientos relacionados con el cierre del ejercicio
El procedimiento de cierre de ejercicio es muy sencillo. No es necesario crear ningún asiento ni que muevas valores a tu cuenta de pérdidas y ganancias; lo único que tienes que hacer es completar el procedimiento guiado de cierre del ejercicio, ejecutar todos los informes que solicite tu asesor y cambiar la fecha de cierre del ejercicio. Puedes también bloquear tu año fiscal para evitar que se guarden movimientos en un año anterior una vez que tus cuentas se hayan finalizado.
Antes de comenzar, asegúrate de que has introducido todos los movimientos realizados hasta el último día del año, este incluido. Si ejecutas cualquier procedimiento de cierre de ejercicio (por ejemplo, contabilizas prepagos y devengos o amortizaciones), contabilízalos de la forma habitual.
Comenzar el cierre del ejercicio
Para empezar con el cierre del ejercicio, ve a Configuración, haz clic en Cerrar año contable y, a continuación, haz clic en Cerrar. Este procedimiento consta de tres pasos.
Paso 1: Cierre de las cuentas
Una vez que hayas comenzado con el procedimiento de cierre del ejercicio, tu año fiscal se bloquea automáticamente según la fecha de cierre del ejercicio que hayas indicado. Después de dicha fecha, los otros usuarios no podrán introducir movimientos nuevos antes de la fecha de inicio del siguiente año fiscal. Además, todos los asientos de cierre se moverán a la fecha en la que ejecutas el ejercicio.
Paso 2: Archivado de los informes
En el paso 2, Sage Contabilidad y Facturación puede crear un archivo de archivado para los informes de cierre del ejercicio. Tras cerrar las cuentas, haz clic en Solicitar archivo en el segundo paso del procedimiento de cierre del año fiscal para crear el archivo. En este archivo se incluyen los siguientes informes:
El hecho de crear un archivo de archivado de informes no implica que no puedas acceder a dichos informes; siempre tendrás la opción de ejecutar informes de años fiscales cerrados en cualquier momento.
- FEC (si está habilitado)
- Libro Mayor
- Exportación del diario
- Seguimiento de auditorías
- Todas las facturas de venta/facturas rectificativas
- Balance de situación
- Pérdidas y ganancias
Para obtener más información, consulta Acerca de los informes.
La creación del archivo de archivado puede tardar hasta 48 horas, pero puedes pasar al siguiente paso mientras se genera el informe. Recibirás un correo electrónico cuando esté listo. Después de iniciar sesión, lo encontrarás en la carpeta de informes situada a la izquierda del nombre de tu empresa, en la barra de navegación superior.
Paso 3: Reapertura del año fiscal
Si lo necesitas, puedes volver a abrir el año fiscal que has cerrado. Por ejemplo, si tu asesor encuentra un error en un movimiento que hay que corregir en el año fiscal ya cerrado. En el paso 3 puedes volver a abrir el año fiscal ya cerrado. Si haces clic en Deshacer, el nuevo año fiscal se pospone y el cerrado con anterioridad pasa a ser el año fiscal actual. Una vez hayas corregido los errores, podrás volver a iniciar el procedimiento de cierre del ejercicio.
No puedes añadir movimientos en un ejercicio que se haya cerrado y tenga fecha de bloqueo. Si tienes que introducir algún movimiento en un ejercicio cerrado, elimina la fecha del campo Bloqueo contable (Configuración > Datos financieros > Cerrar año contable). Aquí se mostrará una lista de los ejercicios contables y sus estados. Si necesitas reabrir y desbloquear las fechas, puedes abrir el período haciendo clic en Mostrar y, después, en Deshacer.
Otros elementos del cierre del ejercicio
Al cerrar un ejercicio, es posible que tengas que finalizar otras tareas relacionadas. Ten en cuenta los siguientes aspectos cuando estés cerrando un año fiscal.
Ejecución de informes adicionales
Aunque puedes enviar una copia del archivo de archivado del cierre del ejercicio a tu asesor, existe la posibilidad de que tengas otros informes que quieras ejecutar al finalizar el año. Por ejemplo, el listado de facturas expedidas, el listado de facturas recibidas o algún extracto. Ejecuta los informes adicionales que necesites o ponte en contacto con tu asesor para que te aconseje.
Cierre manual de los libros contables
Tradicionalmente, los sistemas contables siguen un proceso de cierre de ejercicio en el que los valores se compensan de las cuentas de pérdidas y ganancias a las ganancias retenidas. El proceso se automatiza en el paso 1 del cierre del año fiscal, por lo que no es necesario generar ningún asiento ni mover valores a tu cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, puedes seguir los pasos indicados a continuación si prefieres cerrar manualmente las cuentas a una cuenta de ganancias retenidas.
- Haz clic en Informes y, a continuación, en Balance de Sumas y Saldos.
- Selecciona Año pasado de la lista desplegable Período. Comprueba que las fechas que se muestran coinciden con tu ejercicio.
- Haz clic en Exportar y selecciona CSV o PDF.
- Accede a Asientos.
- Crea asientos según sea necesario para contabilizar los importes en tu cuenta contable general de ganancias retenidas y utiliza el último día de tu ejercicio como fecha. Consulta la tabla que se muestra a continuación para obtener más información.
Esta información es meramente orientativa. Ponte en contacto con tu asesor para que te aconseje en relación con tu empresa o situación.
| Tipo de cuenta | Haber | Debe | Saldo de cuenta normal |
|---|---|---|---|
| Activos | Aumento | Disminución | Saldo de débito |
| Deudas | Disminución | Aumento | Saldo de crédito |
| Capital | Disminución | Aumento | Saldo de crédito |
| Ingresos | Disminución | Aumento | Saldo de crédito |
| Gasto | Aumento | Disminución | Saldo de débito |
| Giro | Aumento | Disminución | Saldo de débito |