Crear y administrar facturas de compra

Para ayudarte a controlar cuánto dinero debes a tus proveedores y las cantidades pendientes, cuando recibas una factura de ellos, puedes registrarla en Contabilidad y Facturación. Para poder registrar la factura de compra, si aún no lo has hecho, debes crear un registro para el proveedor.

Si compras con frecuencia los mismos productos a un proveedor, para ahorrar tiempo al introducir las facturas, puedes crear un registro del producto.

Acerca de la creación de facturas de compra para artículos de stock

Al registrar la compra y la venta de artículos de stock, se realiza el seguimiento de tus movimientos de stock. El tipo de cada movimiento de stock indica si se compró o vendió stock. Por ejemplo, si creas una factura de venta que incluye un artículo de stock, se crea un movimiento de entrada de bienes y las cantidades del artículo aumentan automáticamente.

Registrar una factura de compra

Los detalles del producto o servicio seleccionado se muestran en la siguiente línea disponible de la factura. Si es necesario, puedes cambiar esta información. Si necesitas crear un nuevo registro, haz clic en Añadir producto. Introduce la información pertinente y haz clic en Guardar.

  1. En Compras, haz clic en Facturas de compra.
  2. Haz clic en Nueva factura de compra.
  3. Introduce la siguiente información:
  • Proveedor * Introduce el nombre del proveedor. A medida que escribes, va apareciendo una lista de los proveedores. Elige al proveedor en la lista.
  • Sugerencia: Para añadir un nuevo proveedor, haz clic en Añadir un proveedor. Introduce la información pertinente y haz clic en Guardar.
  • Fecha de la factura * Introduce la fecha de la factura.
  • Fecha de vencimiento * Esta fecha se calcula automáticamente a partir de las condiciones de pago especificadas en el registro del proveedor. Si no se han especificado condiciones de pago personalizadas, se calcula en función del número de días de crédito que se indica en la configuración predeterminada del negocio. Si es necesario, la fecha se puede sobrescribir.
  • Referencia del proveedor Si es necesario, introduce una referencia de tu proveedor, por ejemplo, su número de factura.
  • Descripción Si es necesario, introduce una referencia adicional, por ejemplo, un número de pedido de compra.

* Indica un campo obligatorio.

  1. Para registrar la compra de un producto concreto, en el cuadro [Buscar un producto], escribe el nombre del producto y luego elígelo.
  2. Para añadir más productos a la factura, repite el paso anterior.
  3. Si no quieres añadir ningún producto a la factura, introduce la siguiente información:
  • Descripción * La descripción de la compra.
  • Cuenta contable * Elige la cuenta contable para la compra.
  • Cantidad/horas * Introduce la cantidad de artículos comprados.
  • Precio/tarifa * Introduce el valor neto del artículo.
  • Importe/tipo de IVA* Si procede y está disponible, especifica el importe o tipo de IVA.

El valor bruto total de esta línea se indica en el total.

* Indica un campo obligatorio.

  1. Si has creado tipos de análisis de movimientos, por ejemplo, departamentos, haz clic en el Buscador y elige la categoría de análisis correspondiente.
  2. Para añadir más movimientos, en la línea siguiente, repite los pasos anteriores.
  3. Si es necesario, introduce notas para esta compra.
  4. Si quieres adjuntar un archivo (por ejemplo, una copia de un ingreso), haz clic en el botón Adjunto, luego en Cargar archivos y, por último, busca el archivo y haz doble clic en él. Más información acerca de los archivos adjuntos
  5. Elige una de las siguientes opciones:
  • Guardar como borrador Para guardar la factura como borrador, selecciona la casilla de verificación Guardar como borrador y haz clic en Guardar. Utiliza esta opción si la factura aún no está lista para enviarla al cliente y no quieres actualizar las cuentas contables. Cuando la factura esté lista para enviarla, abre el borrador de la factura, realiza los cambios necesarios, desactiva la casilla de verificación Guardar como borrador y haz clic en Guardar.
  • Guardar Permite guardar la factura.
  • Guardar y nuevo Permite guardar la factura actual e introducir una nueva.

Has introducido correctamente los datos de la factura de compra, que se mostrará en la actividad del proveedor. Si es necesario, administra la factura desde la lista de compras.

Administrar una factura de compra existente

  1. En Compras, haz clic en Facturas de compras.
  2. Haz clic en la factura de compra pertinente.

Desde aquí, puedes editar la factura existente. Para ello, sigue los pasos de la sección anterior Registrar una factura de compra. Si la factura ya ha sido abonada o pagada a crédito, no puedes cambiarla. Para obtener más información, consulta Editar o anular una factura de compra.

Puedes registrar un pago de la factura de compra. En Más, puedes crear una factura rectificativa o indicar que la factura de compra ahora está Establecida como disputada.

Si se disputa una factura, los valores permanecen en tus cuentas. Para borrar el estado de la disputa de una factura de compra, ábrela y, a continuación, selecciona Borrar disputa en Más.

Convertir un borrador de factura

  1. En Compras, haz clic en Facturas de compras.
  2. Haz clic en la factura de compra con el estado Borrador.
  3. Si es necesario, cambia los detalles en la factura como corresponda.
  4. Desactiva la casilla de verificación Guardar como borrador y haz clic en Guardar.

La factura de compra ya no es un borrador y el valor aparece en las cuentas contables correspondientes.