Administración del stock
Si compras y vendes productos, debes asegurarte de que dispones de suficiente stock para cubrir la demanda. Sin embargo, no es conveniente mantener demasiado stock, ya que puede resultar costoso y afectar al flujo de caja.
Puedes gestionar los niveles de stock para asegurarte de que siempre dispones de las cantidades correctas.
Solo puedes gestionar stock para un almacén.
Para ello, es necesario crear registros de los productos de tipo Stock. Al comprar y vender estos artículos, la cantidad de stock aumenta o disminuye y se registra el valor.
Acerca de los artículos en stock
Al introducir un artículo en stock, tienes que cumplimentar las secciones siguientes:
- Información sobre el artículo. Asigna un código o introduce un nombre abreviado para el artículo y proporciona una descripción. También puedes seleccionar una categoría para el artículo si has configurado las categorías.
- Vendo este artículo. Indica el precio al que quieres vender el artículo, así como otros precios adicionales como el de Mayorista o Comercio. Para cambiar los tipos de precio predeterminados o si quieres añadir alguno más, configura los precios para tus productos y servicios. En esta sección, también tendrás que seleccionar la cuenta contable en la que quieras contabilizar las ventas y, de ser aplicable, el tipo de IVA.
- Compro este artículo. En esta sección es donde introduces los detalles de la compra del artículo. Elige el proveedor del que sueles adquirir el artículo y añade un nombre abreviado o código para el proveedor, una descripción y el precio de coste. Selecciona la cuenta contable en la que quieras contabilizar las compras y, de ser aplicable, el tipo de IVA. En esta sección, también puedes introducir un stock mínimo y una cantidad.
- Saldo de apertura. En esta sección tienes que indicar la cantidad del artículo que tienes disponible y el precio de coste al que lo compraste.
- Información adicional. Introduce información opcional sobre el artículo, como la ubicación del almacenamiento, el código de barras, el peso, el grupo del cliente u otras notas.
Para obtener información adicional sobre las secciones mencionadas con anterioridad, consulta Añadir y editar artículos en stock, productos y servicios.
Movimientos de stock
La información sobre los valores y niveles de artículos en stock se actualizan cuando se añaden artículos del stock a las facturas y las facturas rectificativas. Se realiza un seguimiento del stock registrando los movimientos cada vez que se compra o se vende. Cada movimiento de stock tiene asignado un tipo de transacción, que registra si se ha añadido o eliminado stock.
Ve a Productos y servicios y haz clic en un artículo en stock para consultar sus movimientos en la pestaña Actividad.
| Tipo de transacción | Tipo de movimiento | Detalles |
|---|---|---|
| Factura de venta | Salida de bienes |
El nivel de stock disminuye. Nota: No puedes añadir un artículo a una factura si no tienes suficiente stock. |
| Factura rectificativa de venta | Salida de bienes negativa | El nivel de stock aumenta por los artículos devueltos. |
| Factura de compra | Entrada de bienes | El nivel de stock aumenta y se actualiza tanto el último precio de coste como el precio de coste medio del artículo en stock. |
| Factura rectificativa de compra | Entrada de bienes negativa |
El nivel de stock disminuye por los artículos devueltos al proveedor. El último precio de coste y el coste medio también se actualizan. Nota: Si quieres crear una factura rectificativa solo para un cambio de precio sin que esto afecte a los niveles de stock, debes revertir la factura original en su totalidad a través de una factura rectificativa y, a continuación, crear una nueva factura por el precio correcto. |
| Añadir un ajuste de stock | Ajustes de entrada El nivel de stock aumenta. |
El precio de coste introducido en el ajuste se utiliza para calcular el valor del movimiento de stock. No se refleja en las cuentas contables. |
| Eliminar stock mediante un ajuste | Ajustes de salida |
El nivel de stock disminuye. El coste del ajuste se calcula a partir del precio de coste establecido en el registro de stock multiplicado por la cantidad del ajuste. No se refleja en las cuentas contables. |
¿Qué son los ajustes de stock?
Los ajustes de stock son movimientos que te permiten ajustar manualmente tus niveles de stock para cambiar el número de artículos que tienes en stock. Por lo general, se utilizan para anular el stock dañado o para ajustar las cantidades tras realizar un control del inventario.
Estos ajustes no actualizan las cuentas contables.
Valor del stock
Además de realizar un seguimiento del número de artículos que tienes en stock, también es importante registrar su valor.
El valor de las compras de stock se suele registrar en el informe de pérdidas y ganancias. Esto significa que los beneficios brutos se calculan restando las compras totales al total de las ventas. Si quieres tener en cuenta el valor de cualquier stock que no se haya vendido en tu balance de situación, crea asientos para transferir el valor del stock no vendido a tu balance de situación.
Para ello, recomendamos lo siguiente:
- Registra la compra de los artículos en stock en una cuenta contable de pérdidas y ganancias. Antes, tendrás que establecer como predeterminada una cuenta contable para cada artículo en stock con el fin de garantizar que la contabilización se realiza correctamente.
- Para contabilizar el valor del stock que no se ha vendido, añade asientos de apertura y de cierre. Si no estás seguro de qué cuentas contables debes utilizar, ponte en contacto con tu asesor para que te aconseje.
Cómo introducir stock existente
La primera vez que utilizas el stock tienes que indicar la cantidad y los totales de cada stock disponible. De esta forma, te aseguras de que tu inventario e informes sean precisos.
Puedes introducir las cantidades existentes para:
- Artículos nuevos en stock; para ello, selecciona Tengo stock disponible e introduce los detalles en la sección Saldo de apertura, que encontrarás en la ventana Crear un artículo cuando añadas un nuevo artículo en stock.
- Artículos existentes en stock; para ello, haz clic en el artículo en la lista Productos y servicios. A continuación, haz clic en Ajuste de stock para crear un ajuste del nivel de stock.
Para que el total del stock sea correcto, crea un asiento para incluir el valor del stock como activo en tu balance de situación (Debe) y una entrada para el Haber correspondiente en una cuenta temporal. Esto te permitirá aumentar los activos en stock, aunque en el cierre del ejercicio tendrás que consultar con tu asesor adónde mover la cantidad de la cuenta temporal. De esta forma, evitarás contabilizar el valor de tu stock por duplicado.