Anulación de una factura de venta por deuda incobrable

En el transcurso de un negocio, podría ser necesario contabilizar deudas incobrables o de dudoso cobro. Las deudas de dudoso cobro es dinero que se te debe (saldo de una factura de venta pendiente de cobro), pero que probablemente no se te pagará. Por ejemplo, esto puede suceder si la empresa de un cliente ha cerrado o si hay una disputa. Si no estás seguro de que recibirás el pago, puedes mover el importe pendiente desde la cuenta del cliente a la cuenta contable de las deudas de dudoso cobro. Cuando sepas con certeza que no se te pagará, puedes anular la deuda traspasándola de esta cuenta contable a la de las deudas incobrables.

Si recaudas IVA, es posible que también puedas optar a una quita. Esto quiere decir que puedes reclamar dicho importe de IVA si ya lo has abonado a la Agencia Tributaria.

En este artículo se describe cómo mover el saldo pendiente a la cuenta contable de las deudas de dudoso cobro y a la de las deudas incobrables. Antes de proceder con los pasos que se detallan a continuación, primero verifica que las cuentas contables necesarias están visibles y disponibles.

Comprobar la visibilidad de las cuentas contables

  1. Ve a Configuración (Más > Configuración en Contabilidad y Facturación Autónomos).
  2. En Datos financieros, haz clic en Plan contable.
  3. Ve a 4 - Acreedores y deudores y escribe 43600000 en el campo de búsqueda para encontrar la cuenta de las deudas de dudoso cobro ("Clientes de dudoso cobro").
  4. Haz clic en ella para acceder a su ventana de edición.
  5. En la sección ¿Dónde quieres utilizar esta cuenta?, marca la casilla Incluido - disponible para su uso en Contabilidad y Facturación y selecciona Ventas.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Ve a 6 - Compras y gastos y escribe 69400000 en el campo de búsqueda para encontrar la cuenta de las deudas incobrables ("Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales") y repite los pasos cinco y seis.

Mover saldos pendientes

Si uno de tus clientes tiene una deuda de dudoso cobro, debes crear un asiento rápido para mover el saldo pendiente de la cuenta del cliente a la cuenta contable correspondiente. Un asiento rápido es un asiento de diario interno que ajusta la cuenta contable de las ventas o de las compras sin necesidad de crear ningún documento legal externo, como una factura rectificativa.

Por ejemplo, uno de tus clientes tiene una factura de venta vencida por un importe de 120 euros. 100 euros corresponden al total de los artículos adquiridos, mientras que los 20 euros restantes son del IVA. De acuerdo con las prácticas contables de tu empresa, el saldo pendiente ahora puede considerarse deuda de dudoso cobro. Más adelante, pasará a ser deuda incobrable y la anularás. Para quitarla de la cuenta del cliente:

Al eliminar la deuda de la cuenta del cliente, selecciona la opción sin IVA. Si lo puedes recuperar, contabilizarás el importe correspondiente más adelante.

Tipo de asiento Número de cuenta contable Descripción Importe
Debe N/A Cuenta de cliente 120 €
Haber 43600000 Deudas de dudoso cobro 120 €

Para crear un asiento rápido:

  1. Ve a Ventas y selecciona Asientos rápidos.
  2. Haz clic en Crear asiento rápido y completa la siguiente información:
  • Selecciona Abono en el campo Tipo.
  • Pon la fecha de hoy o introduce una diferente en el campo Fecha.
  • Introduce o selecciona un nombre de contacto.
  • Cumplimenta el campo Referencia.
  • Selecciona la cuenta de deudas de dudoso cobro (43600000) en el campo Cuenta contable.
  • Indica el importe del saldo pendiente en el campo Base imponible.
  1. Haz clic en Guardar.

Contabilizar una deuda incobrable

Cuando estés seguro de que la deuda no es recuperable, deberás crear un asiento (en Asientos > Crear asiento) para transferir el importe de la cuenta de deudas de dudoso cobro a la de deudas incobrables. Si puedes recuperar el IVA, habrá más pasos implicados.

Para mover el importe del ejemplo anterior, tendrías que crear el siguiente asiento:

Tipo de asiento Número de cuenta contable Descripción Importe
Debe 43600000 Deudas de dudoso cobro 120 €
Haber 69400000 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales 120 €

Si puedes recuperar el IVA (consulta el sitio web de la Agencia Tributaria), podrás ajustar la declaración de este impuesto (casillas 14 y 15 de Modificación bases y cuotas) para reclamarlo. Introduce los importes como valores negativos para deducirlos de la declaración. Este ajuste generará un apunte para el haber en la cuenta contable Ajustes negativos en IVA de activo corriente (63410000) y uno para el debe en la cuenta contable IVA repercutido (47700000).

El paso final supone mover el importe del IVA de la cuenta 69400000 a la 63410000 para que el gasto en la 69400000 solo sea la base imponible de la deuda no saldada, pues el IVA se va a reclamar. En este ejemplo:

Tipo de asiento Número de cuenta contable Descripción Importe
Debe 63410000 Ajustes negativos en IVA de activo corriente 20 €
Haber 69400000 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales 20 €