Hinzufügen und Bearbeiten von Artikeln (Lager und Nichtlager) und Dienstleistungen

Sie können Artikel und Dienstleistungen, die Sie kaufen und verkaufen, nachverfolgen. Buchhaltung kann Ihre gekauften und verkauften Mengen (Zu- und Abgänge), Kosten und andere Artikeldetails wie z. B. den Lagerort nachverfolgen. Sie können folgende Artikelarten eingeben:

Lagerware. Lagerware sind Artikel, die Sie zählen und nachverfolgen können. Die Menge der Lagerartikel wird automatisch erhöht bzw. reduziert, wenn Sie einen Artikel kaufen oder verkaufen. Dies verhindert den Verkauf von Artikeln, die Sie nicht auf Lager haben. Sie können auch Warnungen erhalten, wenn die Mengen gering sind. Zudem können Sie den Anzeigen des Berichts "Lagerbewegungen" zum Prüfen der Lagerbewegungen und zur Kostenverwaltung verwenden.
Artikel. Artikel sind Produkte, die Sie zwar erfassen, aber nicht nachverfolgen können. Artikel sind z. B. kleine Produkte, die nicht gezählt werden, wie Schrauben oder Bolzen. Sie können sie zu einer Verkaufs- oder Einkaufsrechnung hinzufügen, aber die Artikelmengen werden nicht aktualisiert.
Dienstleistung. Sie können Dienstleistungen für nicht-physische Artikel eingeben, die Sie kaufen und verkaufen. Z. B. kann ein Reparaturunternehmen für Computer einerseits Lagerware und Artikel eingeben, um Hardware-Artikel nachzuverfolgen, aber auch Dienstleistungen für andere Tätigkeiten wie Software-Upgrades oder Virenentfernung.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Artikel und Dienstleistungen manuell eingeben. Der Importieren von Lagerartikeln, Artikeln und und Dienstleistungen kann auch über eine durch Trennzeichen getrennte Datei (CSV-Datei) erfolgen.

Lagerware hinzufügen

Öffnen Sie "Artikel & Dienstleistungen", und klicken Sie auf Neuer Eintrag.
Klicken Sie auf Lagerartikel. Geben Sie unter dem Abschnitt Allgemeine Daten folgende Informationen ein:

Referenz* Geben Sie eine Referenz für die Lagerware ein.
Beschreibung * Geben Sie eine Beschreibung der Lagerware ein, die auf Ihren Rechnungen angezeigt wird.
Kategorie Wenn Sie artikel- und Dienstleistungskategorien eingerichtet haben, wählen Sie eine Kategorie für die Lagerware aus.

Geben Sie unter dem Abschnitt Verkauf folgende Informationen ein:

Verkaufspreis Standardmäßig werden drei Preiskategorien angezeigt: Verkaufspreis, Einzelhandel und Großhandel.

Sie können die Preisbezeichnung ändern und bei Bedarf eine vierte Preiskategorie in den Standardeinstellungen hinzufügen.

Preis (€) Geben Sie den Preis ein.
Inkl. Steuern? Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Steuer im Preis enthalten ist. Wenn Sie eine Rechnung eingeben, wird die Steuer von diesem Preis abgezogen.
Buchungskonto Verkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf dem Sie Verkäufe dieser Lagerware buchen möchten.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.

Wenn Sie eine Rechnung eingeben, können Sie Preis, Buchungskonto und Steuersatz überspringen.

Geben Sie unter dem Abschnitt Einkauf folgende Informationen ein:

Lieferant Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie diesen Artikel kaufen.
Bestellnummer Geben Sie einen Kurznamen oder Code für den Artikel des Lieferanten ein.
Einkaufsbeschreibung Geben Sie eine Beschreibung des Einkaufs ein, die auf Einkaufsformularen angezeigt werden soll, falls erforderlich.
Einkaufspreis* Geben Sie den Preis ein, zu dem Sie diesen Artikel kaufen. Dieser Preis wird standardmäßig verwendet, wenn Sie eine Einkaufsrechnung eingeben.
Wenn Sie keinen Preis eingeben, wird dieses Feld automatisch mit dem Preis aktualisiert, den Sie für den Artikel bei Ihrer nächsten Einkaufsrechnung oder Bestandsanpassung eingeben.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.
Buchungskonto Einkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf das Sie Einkaufskosten für diese Lagerware buchen möchten.

Wir empfehlen, dass Sie ein Vermögenskonto (aus der Bilanz) verwenden, sodass der Artikel beim Einkauf als Vermögen des Unternehmens erfasst wird. Wenn Sie den Artikel verkaufen, müssen Sie eine Buchung durchführen, um die Verkaufskosten zu verbuchen und den Wert in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu übertragen.

Mindestbestand Geben Sie die Menge ein, ab der neuer Bestand zu bestellen ist. Wenn Sie in dieses Feld z. B. 20,00 eingeben, werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie den Meldebestand für den Artikel erreicht haben.
Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie für diesen Artikel normalerweise neu bestellen.

Geben Sie unter dem Abschnitt Anfangssaldo folgende Informationen ein:

Lagerbestand vorrätig Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie über Lagerbestand für diesen Artikel verfügen.
Anzahl auf Lager* Geben Sie die Anzahl der verfügbaren Artikel ein.
Am Stichtag* Geben Sie das Datum ein, an dem Sie den Lagerbestand für den Artikel zuletzt geprüft haben.
Einkaufspreis* Geben Sie den Einkaufspreis für den Artikel ein.

Geben Sie unter dem Abschnitt Zusätzliche Informationen folgende Informationen ein:

Lagerort Geben Sie den Standort der Lagerware an (bis zu 25 Zeichen).

Dieses Feld ist Nur-Text. Sie können keine vordefinierten Standorte einrichten oder Lagerware zwischen Standorten verschieben.

Barcode Geben Sie den Barcode des Artikels als Text ein (bis zu 60 Zeichen).
Gewicht Geben Sie das Gewicht des Artikels ein. Verwenden Sie die gleiche Maßeinheit, die Sie in den Datensatz- und Transaktionseinstellungen ausgewählt haben.
Notizen Geben Sie bei Bedarf weitere Hinweise zur Lagerware ein.

Artikel hinzufügen

Öffnen Sie "Artikel & Dienstleistungen" und klicken Sie auf Neuer Eintrag.
Klicken Sie auf Artikel. Geben Sie unter dem Abschnitt Allgemeine Daten folgende Informationen ein:

Referenz* Geben Sie eine Referenz für den Artikel ein.
Beschreibung* Geben Sie eine Beschreibung des Artikels ein, die auf Ihren Rechnungen angezeigt wird.
Kategorie Wenn Sie Artikeln und Dienstleistungen eingerichtet haben, wählen Sie eine Kategorie für den Artikel aus.

Geben Sie unter dem Abschnitt Verkauf folgende Informationen ein:

Verkaufspreis Standardmäßig werden drei Preiskategorien angezeigt: Verkaufspreis, Einzelhandel und Großhandel.

Sie können die Preisbezeichnung ändern und bei Bedarf eine vierte Preiskategorie in den Grundeinstellungen hinzufügen.

Preis (€) Geben Sie den Preis ein.
Inkl. Steuern? Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Steuer im Preis enthalten ist. Wenn Sie eine Rechnung eingeben, wird die Steuer von diesem Preis abgezogen.
Buchungskonto Verkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf dem Sie Verkäufe dieses Artikels buchen möchten.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.

Wenn Sie eine Rechnung eingeben, können Sie Preis, Buchungskonto und Steuersatz überspringen.

Geben Sie unter dem Abschnitt Einkauf folgende Informationen ein:

Lieferant Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie diesen Artikel normalerweise kaufen.
Einkaufsbeschreibung Geben Sie eine Beschreibung des Artikels ein.
Einkaufspreis* Geben Sie den Preis ein, zu dem Sie diesen Artikel kaufen. Dieser Preis wird standardmäßig verwendet, wenn Sie eine Einkaufsrechnung eingeben. Wenn Sie keinen Preis eingeben, wird dieses Feld automatisch mit dem Preis aktualisiert, den Sie für den Artikel bei Ihrer nächsten Einkaufsrechnung oder Bestandsanpassung eingeben.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.
Buchungskonto Einkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf das Sie Einkaufskosten für diesen Artikel buchen möchten.

Geben Sie unter Zusätzliche Informationen weitere Informationen zum Artikel ein.

Eine Dienstleistung hinzufügen

Öffnen Sie "Artikel & Dienstleistungen", und klicken Sie aufNeuer Eintragu.
Klicken Sie auf Dienstleistung. Geben Sie unter dem Abschnitt Allgemeine Daten folgende Informationen ein:

Referenz* Geben Sie eine Referenz für die Dienstleistung ein.
Beschreibung* Geben Sie eine Beschreibung der Lagerware ein, die auf Ihren Rechnungen angezeigt wird.
Kategorie Wenn Sie artikeln und Dienstleistungen eingerichtet haben, wählen Sie eine Kategorie für die Dienstleistung aus.

Geben Sie unter Verkauf folgende Informationen ein:

Einheit Hier können Sie den Preis pro Einheit eingeben. So können Sie beim Eingeben einer Rechnung den Kurs auswählen.

Sie können die Preisbezeichnung in den Grundeinstellungen ändern.

Preis (€) Geben Sie den Preis ein.
Inkl. Steuern? Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Steuer im Kurs enthalten ist. Wenn Sie eine Rechnung eingeben, wird die Steuer von diesem Kurs abgezogen.
Buchungskonto Verkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf dem Sie Verkäufe dieser Dienstleistung buchen möchten.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.

Geben Sie unter Einkauf folgende Informationen ein:

Lieferant Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie diese Dienstleistung normalerweise kaufen.
Einkaufsbeschreibung Geben Sie eine Beschreibung der Dienstleistung ein.
Einkaufspreis* Geben Sie den Preis ein, zu dem Sie diese Dienstleistung kaufen. Dieser Preis wird standardmäßig verwendet, wenn Sie eine Einkaufsrechnung eingeben.
Wenn Sie keinen Preis eingeben, wird dieses Feld automatisch mit dem Preis aktualisiert, den Sie für die Dienstleistung bei Ihrer nächsten Einkaufsrechnung oder Bestandsanpassung eingeben.
Steuersatz Der Steuersatz wird automatisch angezeigt.
Buchungskonto Einkauf* Wählen Sie das Buchungskonto aus, auf das Sie Einkaufskosten buchen möchten.

Wir empfehlen, dass Sie ein Vermögenskonto (aus der Bilanz) verwenden, sodass die Dienstleistung beim Einkauf als Vermögen des Unternehmens erfasst wird. Wenn Sie die Dienstleistung verkaufen, müssen Sie eine Buchung durchführen, um die Verkaufskosten zu verbuchen und den Wert in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu übertragen.

Geben Sie unter Zusätzliche Informationen weitere Informationen zur Dienstleistung ein.

Einen Artikel bzw. eine Dienstleistung bearbeiten

Öffnen Sie "Artikel & Dienstleistungen" und doppelklicken Sie auf den Artikel oder die Dienstleistung.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Nehmen Sie gewünschten Änderungen vor.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen Artikel nicht mehr verwenden, können Sie ihn im Abschnitt "Allgemeine Daten" als Inaktiv kennzeichnen.

Nachdem Sie einen Artikel oder eine Dienstleistung bearbeitet haben, werden die Änderungen nicht auf offene Rechnungen angewendet. Wenn Sie Ihre Änderungen auf offene Rechnungen anwenden möchten, befolgen Sie diese Schritte:

Suchen Sie die Rechnung und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Wählen Sie in der Zeile, die Sie aktualisieren möchten, einen anderen Posten aus und dann erneut den korrekten Posten.
Klicken Sie auf Speichern.

Einen Artikel bzw. eine Dienstleistung löschen

Sie können nur die Artikel löschen, die nicht zu einer Rechnung hinzugefügt wurden. Wenn der Artikel zu einer Rechnung hinzugefügt wurde, können Sie zwar ihn nicht löschen, aber als Inaktiv kennzeichnen

Öffnen Sie "Artikel & Dienstleistungen".
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Artikel, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen und anschließend auf Ja, um die Auswahl zu bestätigen.