Wiederkehrende Rechnungen

Gibt es in Ihrem Unternehmen Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen?

Damit Sie Rechnungen zukünftig nicht mehr Monat für Monat neu erstellen müssen, gibt es jetzt die neue Funktion Wiederkehrende Rechnungen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie wiederholt die gleichen Produkte verkaufen und regelmäßig Rechnungen erstellen.

Verwenden von wiederkehrenden Rechnungen

Beispiele für die Verwendung von wiederkehrenden Rechnungen:

  • Produkte, die Sie regelmäßig verkaufen, z. B. monatlich oder alle viertel Jahr.
  • Dienstleistungen, die Sie regelmäßig anbieten, z. B. ein Vertrag über wöchentliche Reinigung oder vierteljährliche Wartung. Z. B.
    • Regelmäßige Fensterreinigung
    • Reinigungsservice im Büro oder in Privathaushalten
    • Wartungsverträge
    • Dienstleistungen wie Trainings oder Workshops
  • Abonnements, für die Sie regelmäßig die gleiche Rechnung versenden
  • Aufträge, die sie über mehrere Zeiträume abrechnen, z. B. 30, 60 und 90 Tage

So funktionieren wiederkehrende Rechnungen

  • Richten Sie die wiederkehrende Rechnung als Vorlage ein und fügen Sie Informationen wie Kunde, Fälligkeitsdatum, Rechnungs- und Lieferanschrift, Artikel und Dienstleistungen wie gewohnt hinzu.

  • Legen Sie fest, wann die Rechnungen wiederholt und wann sie angehalten werden sollen.

    Z. B. täglich, alle paar Tage, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw. oder unbegrenzt.

  • Die Rechnungen werden automatisch am geplanten Tag erstellt. Wenn Sie festlegen, dass die Rechnungen sofort versendet werden sollen, werden sie sofort an Ihre Kunden gesendet.

Wichtig

  • In folgenden Fällen können keine wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden:
    • Lagerartikel
    • Fremdwährung

  • Ihre wiederkehrende Rechnung wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Produkt- oder Kundendatensatz ändern, da wir nicht wissen, ob Sie diese Änderungen übernehmen möchten.
    Um Informationen zu aktualisieren, z. B. Preisänderungen, Produktbeschreibung oder Lieferadresse, bearbeiten Sie die wiederkehrende Rechnung.

    Hinweis: Änderungen an der Rechnungsadresse werden immer auf wiederkehrenden Rechnungen übernommen.

  • Sie können Rechnungen vorübergehend pausieren, wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum keine Rechnung erstellen möchten.

    Dazu setzen Sie die wiederkehrende Rechnung auf Pausieren und wählen Fortsetzen, wenn die Rechnungen wieder erstellt werden sollen.

  • Rechnungen werden automatisch pausiert, wenn Sie globale Änderungen vornehmen, die sich auf die wiederkehrende Rechnung auswirken, z. B. Änderungen des USt.-Satzes. Deshalb ist es erforderlich, dass Sie die Rechnung erst prüfen, bevor die nächste Rechnung erstellt wird.

    Sollte dies erforderlich sein, wird es als Aktion erforderlich neben der betreffenden Rechnung auf der Registerkarte Wiederkehrende Rechnung angezeigt.

    Siehe Wiederkehrende Rechnungen, die mit „Aktion erforderlich“ markiert sind.