Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung

Es gibt drei Möglichkeiten, um wiederkehrende Rechnungen zu erstellen: Sie können eine neue Rechnung erstellen, eine vorhandene Rechnung kopieren oder eine andere wiederkehrende Rechnung kopieren.

Neue wiederkehrende Rechnung

  1. Gehen Sie zu Einnahmen, wählen Sie Einnahmenrechnungen und klicken Sie auf die Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen.
  2. Wählen Sie Neue wiederkehrende Rechnung.

Eine vorhandene Rechnung kopieren

  1. Gehen Sie zu Einnahmen, wählen Sie Rechnungen und klicken Sie auf die Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie kopieren möchten.

  3. Wählen Sie aus den Aktionen auf der rechten Seite Wiederholen aus.

Wenn Sie bereits eine Rechnung für einen Kunden erstellt haben, der regelmäßig bei Ihnen einkauft, kann es hilfreich sein, eine wiederkehrende Rechnung aus dessen letzter Rechnung zu erstellen. Dabei werden alle Informationen aus der letzten Rechnung übernommen. Sie können diese bearbeiten, bevor Sie die Rechnung speichern. Sie können diese Methode auch verwenden, wenn Sie die erste Rechnung bereits erstellt haben und eine wiederkehrende Rechnung für die Folgerechnungen einrichten möchten.

Die Rechnungsinformationen eingeben

  • Alle hier eingegebenen Informationen werden auf die Rechnungen angewendet, die aus dieser wiederkehrenden Rechnung erstellt werden.
  • Ihre wiederkehrende Rechnung wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Produktdatensatz ändern, da wir nicht wissen, ob Sie diese Änderungen übernehmen möchten.
    Um Informationen zu aktualisieren, z. B. Preisänderungen, Produktbeschreibung oder Lieferadresse, bearbeiten Sie die wiederkehrende Rechnung.
  • Das Rechnungsdatum ist immer auf das Datum festgelegt, an dem die Rechnung erstellt wird.
  • Die Referenz wird auf alle aus dieser Rechnung erstellten Rechnungen angewendet. Verwenden Sie am besten eine Referenz, anhand derer Sie die Rechnungen leicht identifizieren können.

Die Frequenz einrichten

Legen Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate zwischen den Rechnungen fest.

Für vierteljährliche oder jährliche Rechnungen legen Sie die Frequenz wie folgt fest:

  • Monate, damit die Rechnung sich an einem bestimmten Datum wiederholt
  • Wochen, damit die Rechnung sich an einem bestimmten Tag in der Woche wiederholt.

Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan korrekt ist, bevor Sie die Rechnung speichern.

Startdatum

Wählen Sie, wann die Wiederholung starten soll. Das Startdatum ist nicht unbedingt das Datum der ersten Rechnung, sondern nur das Datum, an dem die Wiederholung starten soll.

  • Wenn das Startdatum heute ist und die Frequenz auch heute, wird sofort eine Rechnung erstellt.

  • Verschieben Sie das Startdatum, wenn es auf dem aktuellen Tag liegt und Sie noch nicht sofort eine Rechnung erstellen möchten.

    Sie können am aktuellen Tag Aufträge einrichten, die an einem Tag in der Zukunft beginnen, z. B. am Anfang des nächsten Monats. Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen nicht zu früh erstellt werden, legen Sie das Startdatum auf den ersten Tag des nächsten Monats fest.

  • Sie können eine wiederkehrende Rechnung nicht so einrichten, dass sie an einem Datum in der Vergangenheit startet und rückwirkend Rechnungen erstellen.

Enddatum

Jetzt legen Sie das Enddatum für den Wiederholungszeitraum fest.

  • Um Rechnungen ohne Enddatum zu erstellen, legen Sie das Enddatum auf Nie fest. Andernfalls wählen Sie die Anzahl der Rechnungen aus oder legen Sie ein Enddatum fest.
  • Sobald die wiederkehrende Rechnung das Enddatum überschritten hat, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie dieselbe wiederkehrende Rechnung erneut einrichten möchten, z. B. weil Ihr Kunde sein Abonnement erneuert hat, kopieren Sie die abgeschlossene Rechnung in eine neue wiederkehrende Rechnung. Siehe Eine wiederkehrende Rechnung kopieren.Eine wiederkehrende Rechnung kopieren

Richten Sie eine wiederkehrende Rechnung mit der Frequenz alle 30 Tage ein, um die Wiederholung nach 3 Zeiträumen zu beenden.

So werden drei separate Rechnungen nach 30, 60 und 90 Tagen erstellt.

Dies empfiehlt sich für Ihren Cashflow.

Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen so einrichten, dass sie am letzten Tag des Monats wiederholt werden, gibt es eventuell einige Monate, in denen das Fälligkeitsdatum außerhalb des nächsten Zeitraums liegt.

Es empfiehlt sich, festzulegen, dass die Wiederholung um den 22. des Monats stattfinden soll, um sicherzustellen, dass das Fälligkeitsdatum stets in der nächsten Periode liegt.

Rechnungsentwürfe erstellen

Verwenden Sie diese Möglichkeit, wenn Sie die Rechnungen vor dem Versenden prüfen oder prüfen lassen möchten und Ihre Kundenkonten erst anschließend aktualisieren möchten. Dies ist hilfreich bei Freigabe- oder Autorisierungs-Workflows.

Es ist einfacher, einen Rechnungsentwurf zu bearbeiten. Da Rechnungsentwürfe nicht beglichen werden können, lassen sich so Fehler vermeiden.

  1. Gehen Sie zu Einnahmen und Einnahmenrechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung aus der Liste und bearbeiten Sie sie wie gewünscht.
  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern.
  4. Wählen Sie Speichern oder Speichern und als E-Mail versenden, um die Rechnung zu versenden und Ihre Konten zu aktualisieren.

Rechnungen erstellen

Verwenden Sie diese Möglichkeit, wenn Sie die Rechnungen vor dem Versenden prüfen oder prüfen lassen möchten oder Sie die Rechnung an eine andere E-Mail-Adresse senden möchten als die Ihres Kontaktdatensatzes.

Diese Option eignet sich für Rechnungen, die nicht sofort versendet werden sollen oder zum Drucken und Versenden mit der Post.

Sobald die Rechnungen erstellt wurden, werden sie in der Liste Rechnungen angezeigt.

  1. Gehen Sie zu Einnahmen und Einnahmenrechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung aus der Liste und bearbeiten Sie sie wie gewünscht.
  3. Um die Rechnungen zu versenden, wählen Sie sie aus der Liste aus und klicken Sie auf E-Mail. Hier können Sie auch die E-Mail-Adresse des Empfängers ändern.

Sofort erstellen und versenden

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Rechnungen zugleich erstellen und per E-Mail versenden möchten.

  • Wenn Sie die wiederkehrende Rechnung speichern, legen Sie den Nachrichtentext fest (und die Adresse für Kopie an). Beides wird für alle Rechnungen, die aus dieser Rechnung erstellt werden, verwendet.

  • Rechnungen werden immer an die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts gesendet, die im Kontaktdatensatz gespeichert ist. Wenn diese Adresse aktualisiert wird, werden alle Folgerechnungen an die aktualisierte Adresse geschickt.

    Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als die des Hauptkontakts verwenden möchten, wählen Sie Rechnungen erstellen und versenden Sie die Rechnung manuell aus der Rechnungsliste.

  • Der Betreff wird automatisch erstellt und besteht aus dem Namen des Unternehmens, der Rechnungsnummer und dem Betrag.

    Um den Betreff von Zeitraum zu Zeitraum zu ändern, wählen Sie Rechnungen erstellen. So können Sie die E-Mail-Informationen vor dem Versenden bearbeiten.

Hinweis: Wenn der Kontaktdatensatz des Kunden keine E-Mail-Adresse enthält, werden die Rechnungen erstellt, aber nicht versendet. Rechnungen, die nicht versendet wurden, werden in der Rechnungsliste angezeigt. Wählen Sie sie aus der Liste aus, um sie manuell per E-Mail zu versenden.

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