Erstellen und Verwalten von Angeboten

Um leicht nachzuverfolgen, welche Preise Sie potenziellen Kunden vorgeschlagen haben, können Sie Verkaufsangebote erfassen. Verkaufsangebote haben keinen Einfluss auf Ihren Kontostand. Sobald ein Kunde ein Angebot annimmt, können Sie dieses in eine Verkaufsrechnung umwandeln, wodurch Ihren Buchungskonten automatisch die Werte des ursprünglichen Angebots hinzugefügt werden.

Sie können zudem die Standardeinstellungen für Kostenvoranschläge festlegen, wie z. B. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Gültigkeitsdauer. Prüfen Sie Ihre Rechnungseinstellungen vor dem Veröffentlichen des ersten Angebots.

So erstellen Sie ein neues Angebot

1. Klicken Sie unter der Registerkarte Einnahmen auf Angebote und Kostenvoranschläge.
2. Klicken Sie auf Neues Angebot.
3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Kunde* Wählen Sie den Kunden aus der Liste aus. Wenn der Kunde nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Dropdownliste auf Kunde anlegen.

• Angebotsdatum* Geben Sie das Datum des Angebots ein.
• Gültig bis* Hierbei handelt es sich um das Datum, an dem das Angebot ausläuft. Gewöhnlich wird dieses auf 30 Tage nach Erstellung des Angebots festgesetzt. Falls erforderlich, können Sie ein anderes Datum eingeben oder das Feld leer lassen. Zudem können Sie auch die Gültigkeitsdauer Einstellungen unter Rechnungen, Kostenvoranschläge und Angebote ändern: Klicken Sie im Abschnitt Allgemeine Geschäftsbedingungen auf die Registerkarte Angebot und ändern Sie die Angabe im Feld Gültigkeitsdauer (Tage).
• Referenz Geben Sie eine Referenz ein, z. B. eine Auftragsnummer.
• Adresse* Wenn eine Standardadresse im Kundendatensatz festgelegt wurde, wird diese automatisch angezeigt. Wenn das Land der Kundenadresse sich vom Land Ihrer Firmenadresse unterscheidet, werden beide auf dem Angebot angezeigt. Wenn das Land dasselbe ist, wird es nicht angezeigt. Wenn keine Adresse vorhanden ist, geben Sie die Adresse hier ein.
• Lieferadresse Standardmäßig entspricht die Lieferadresse der Rechnungsadresse. Wenn Sie diese Adresse nicht verwenden möchten, klicken Sie auf den Stift und wählen Sie die Adresse aus. Wenn die Adresse nicht vorhanden ist, klicken Sie auf den Stift und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

* Diese Felder sind Pflichtfelder.

4. Geben Sie den Artikel bzw. die Dienstleistung in das Feld unter Artikel/Dienstleistung ein (oder treffen Sie eine Auswahl im Dropdownmenü), um ein Angebot zu erstellen. Wenn der Artikel bzw. die Dienstleistung nicht angezeigt wird, können Sie über Artikel erstellen einen Artikel bzw. eine Dienstleistung anlegen.
5. Geben Sie folgende Informationen ein:

• Beschreibung* Geben Sie eine Beschreibung für das Angebot ein. Sie können maximal 2000 Zeichen eingeben.
• Buchungskonto* Wählen Sie das Buchungskonto für das Angebot aus.
• Anzahl* Geben Sie die Artikelanzahl für dieses Angebot ein.
• Einzelpreis* Geben Sie den Einzelpreis des Artikels ein.
• Rabatt* Wenn Sie einen Rabatt als Listenpreisnachlass eingeben möchten, geben Sie den Wert in das Feld „Betrag“ ein und wählen als Prozentsatz „Null“ aus. Wenn Sie einen Rabatt als Prozentsatz eingeben möchten, geben Sie „Null“ in das Feld „Betrag“ ein und wählen Sie den Prozentsatz im Feld „%“ aus.
• Steuersatz* Dieser wird automatisch berechnet.
• USt* Geben Sie die USt ein.
• Summe Hierbei handelt es sich um den Gesamtbruttowert, der in dieser Zeile verzeichneten Posten.

* Pflichtfelder

6. Geben Sie Notizen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein.
7. Wenn Sie Ihrem Kunden Versandkosten berechnen möchten, fügen Sie eine Zeile hinzu und wählen Sie das entsprechende Konto im Feld Buchungskonto aus.

8. Wenn Sie eine Datei anhängen möchten, klicken Sie auf Anhang und Dateien hochladen und gehen Sie zur Datei.

9. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Speichern So speichern Sie nur das Angebot.
• Speichern & E-Mail Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie das Angebot speichern und als E-Mail versenden möchten. Das Fenster „Angebot als E-Mail senden“ wird angezeigt. Wenn eine E-Mail-Adresse im Datensatz angelegt ist, wird diese im Feld „An“ angezeigt. Sie können zusätzliche E-Mail-Adressen eingeben, jeweils getrennt durch ein Semikolon (;).

Mit Buchhaltung erfasste Rechnungsangebote werden im Web gehostet, d. h. Ihre Kunden erhalten einen Hyperlink zum Angebot, wenn Sie ihnen das Angebot per E-Mail senden. Wenn Ihre Kunden auf den Hyperlink klicken, können sie das Angebot prüfen, als PDF speichern oder drucken. Sie können zudem PDF-Anhang einschließen auswählen, um ein PDF des Angebots mit der E-Mail zu versenden.

Sie können die Betreffzeile und den E-Mail-Text im Nachrichtenfeld ändern und Kopie dieses Angebots drucken auswählen, um das Angebot auszudrucken.

• Speichern & Drucken Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie das Angebot speichern und drucken möchten. Das Angebot wird in einem neuen Fenster oder einer neuen Registerkarte angezeigt. Sie können es anschließend über das Dateimenü des Browsers drucken oder speichern.
• Speichern & Neu Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie das aktuelle Angebot speichern und ein neues Angebot erstellen möchten.

Um das Angebot als Entwurf zu speichern, wählen Sie vor dem Speichern das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern aus und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Verwenden Sie diese Option, um ein Angebot zu speichern, das Sie dem Kunden noch nicht senden möchten. Wenn Sie das Angebot senden möchten, öffnen Sie den Entwurf und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie das Angebot drucken oder per E-Mail versenden möchten, wird in der Spalte „Gedruckt“ bzw. „Versendet“ der Status „Ja“ oder „Nein“ angezeigt. Das Angebot befindet sich solange im Status „Ausstehend“, bis der Kunde das Angebot akzeptiert oder ablehnt. Sie können das Angebot anschließend in eine Rechnung umwandeln oder als „Abgelehnt“ markieren.

Ein Angebot nachverfolgen

Um die von Ihnen erstellten Angebote leichter zu verwalten und nachzuverfolgen, können Sie Details zum Angebot anzeigen, z. B. wann es erstellt wurde, ob es per E-Mail oder gedruckt wurde und ob es in eine Rechnung umgewandelt wurde.

1. Gehen Sie zu Einnahmen und wählen Sie Angebote & Kostenvoranschläge aus.
2. Wählen Sie ein Angebot aus, das nach dem 01.03.2019 erstellt wurde.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die folgenden Optionen, um weitere Informationen anzuzeigen:

Status	Details
Erstellt	Datum und Uhrzeit, wann das Angebot erstellt wurde
Gesendet	Als PDF. Wird als manuell übermittelt angezeigt. Beim Versenden als E-Mail ändert sich der Status in „Gesendet“. Per E-Mail. Zeigt die E-Mail-Adresse/die Adressen des Kunden an sowie Datum und Uhrzeit, wann Sie die E-Mal an alle Adressen in den Zeilen „An“ und „CC“ gesendet haben. * Grün. Mindestens eine E-Mail wurde gesendet. * Rot. Mindestens eine E-Mail wurde nicht zugestellt. Sie müssen die Seite eventuell aktualisieren, um den Status zu aktualisieren.
Angesehen	Zeigt die E-Mail-Adresse und das Datum, an dem das Dokument vom Empfänger gelesen wurde. Dieser Status wird aktualisiert, wenn der Empfänger auf die Schaltfläche Dokument anzeigen in der E-Mail klickt. Wenn Sie ein PDF an die E-Mail anhängen und der Empfänger nur diesen Anhang öffnet, ändert sich nicht der Status. Um sicherzustellen, dass der Status aktualisiert wird, können Sie die Option PDF-Anhang einschließen im Fenster zum Versenden der E-Mail deaktivieren. Der Status wird auch aktualisiert, wenn der E-Mail-Anbieter des Empfängers dem Empfang der E-Mail bestätigt. Allerdings schicken E-Mail-Anbieter nicht immer eine Bestätigung. Deshalb kann es sein, dass Ihre E-Mail empfangen wurde, ohne dass der Status sich ändert. Hinweis: Um den Status „Angesehen“ anzuzeigen, müssen Sie das Angebot per E-Mail versenden, wenn Sie es erstellen oder wenn Sie auf das jeweilige Angebot klicken. Der Status kann nicht nachverfolgt werden, wenn Sie es von der Seite „Angebote & Kostenvoranschläge“ per E-Mail versenden
Status	IIn Rechnung umgewandelt. Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann Sie eine Rechnung aus dem Angebot erstellt haben. Abgelaufen. Wenn das Angebot abläuft, werden hier Ablaufdatum und -uhrzeit angezeigt. Abgelehnt. Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, wann der Kunde Ihr Angebot abgelehnt hat.

Ein Angebot bearbeiten

Um ein Angebot zu bearbeiten, sollten Sie es vorher in eine Rechnung umwandeln. Wenn Sie dies bereits getan haben, müssen Sie die Rechnung stornieren, bevor Sie das Angebot bearbeiten können.

1. Klicken Sie unter „Einnahmen“ Angebote & Kostenvoranschläge.
2. Klicken Sie auf das Angebot.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das aktualisierte Angebot wird jetzt angezeigt. Wenn es zuvor abgelehnt wurde, hat es jetzt den Status „Ausstehend“

Ein Angebot in eine Rechnung umwandeln

1. Klicken Sie unter „Einnahmen“ auf Angebote und Kostenvoranschläge.
2. Klicken Sie auf das Angebot, um es zu öffnen.
3. Klicken Sie rechts oben auf Rechnung erstellen. Das Angebot wird in eine Rechnung umgewandelt und auf der Seite Neue Rechnung angezeigt.
4. Ändern Sie, falls erforderlich, die Angaben, z. B., wenn Ihr Kunde die Anzahl der bestellten Artikel ändern möchte.
5. Speichern Sie die Rechnung als Entwurf oder klicken Sie auf Speichern, Speichern & E-Mail, Speichern & Drucken oder Speichern & Neu.

Der Status des Angebots lautet In Rechnung umgewandelt. Die Rechnung wird in der Rechnungsliste angezeigt. Die Liste der Angebote enthält die Rechnungsnummer, die für das Angebot erstellt wurde. Sie können das Angebot direkt mit der Rechnung verknüpfen, indem Sie auf den Link mit der Rechnungsnummer klicken. Die Rechnung enthält ebenfalls eine Verknüpfung zum Angebot, aus dem sie erstellt wurde. Wenn Sie die Rechnung stornieren, wird die Verknüpfung aufgehoben.

Ein Angebot als „Abgelehnt“ markieren

1. Klicken Sie unter „Einnahmen“ auf Angebote und Kostenvoranschläge.
2. Klicken Sie auf das Angebot.
3. Klicken Sie oben rechts neben dem Angebot auf Als „Abgelehnt“ markieren.

Das Angebot verbleibt in der Liste, der Status lautet jedoch „Abgelehnt“. Wenn der Kunde seine Meinung ändert und das Angebot akzeptiert, können Sie dieses wieder aktivieren, indem Sie es öffnen und auf Speichern klicken. Daraufhin lautet der Status des Angebots „Ausstehend“ und Sie können es in eine Rechnung umwandeln.