Erstellen einer Verkaufsrechnung

Mit Verkaufsrechnungen können Sie Folgendes nachverfolgen:

die Käufe Ihrer Kunden
wie viel Ihre Kunden Ihnen schulden
wann eine Zahlung fällig ist

Sie können die Rechnung ausdrucken und sie an Ihren Kunden schicken oder dies direkt per E-Mail tun.

Sobald Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten, können Sie die Zahlung mit der Rechnung abgleichen.

Erste Schritte

Bevor Sie eine Rechnung erstellen können, müssen Sie einen Kontaktdatensatz erfassen.

Wenn Sie Ihren Kunden die gleichen Artikel oder Dienstleistungen verkaufen, können Sie entsprechende Datensätze erstellen.

Lagerartikel mit Verkaufsrechnungen verwenden

Das Erstellen einer Verkaufsrechnung reduziert den Lagerbestand

Jedes Mal, wenn ein Lagerartikel gekauft oder verkauft wird, wird eine Lagerbewegung erfasst. Sobald Sie also eine Verkaufsrechnung erstellen, die einen Lagerartikel enthält, wird eine Warenausgangs-Transaktion erfasst und der Lagerbestand für diesen Artikel automatisch reduziert.

Sie können keine Rechnung speichern, wenn Ihr Lagerbestand dadurch negativ wird.

Sie können einen Artikel bzw. eine Dienstleistung nicht verkaufen, wenn Ihr Lagerbestand zu niedrig ist und dadurch negativ werden würde.

Wir empfehlen, dass Sie die Rechnung in diesem Fall als Entwurf speichern bis Sie alle Einkaufstransaktionen erfasst haben. Bei Bedarf können Sie Ihren Lagerbestand manuell anpassen, um die Anzahl der Artikel auf Lager zu ändern.

Eine Verkaufsrechnung erstellen

Bewegen Sie die Maus in der Navigationsleiste über Einnahmen undwählen Sie Rechnungen, Neue Rechnung.
Füllen Sie die mit einem * markierten Pflichtfelder aus.

Wählen Sie den Artikel/die Dienstleistung im entsprechenden Auswahlmenü aus oder geben Sie den Namen ein und wählen Sie den Artikel/die Dienstleistung aus. Um einen neuen Artikel/eine neue Dienstleistung zu erfassen, wählen Sie Artikel erstellen.

Falls Sie Analysetypen erstellt haben, klicken Sie auf die 3 Punkte und wählen Sie die Kategorie aus.
Die Rechnungssumme und die USt werden unten auf der Rechnung angezeigt. Um eine Aufstellung der USt anzuzeigen, klicken Sie nach dem Speichern der Rechnung auf Umsatzsteuer.
Sie können Entwürfe und Pro-forma-Rechnungen verwenden, um Angebote zu erstellen und die Versandkosten zu berechnen, ohne eine Rechnungsnummer zu generieren.
Um die Rechnung als Entwurf oder Pro-forma-Rechnung zu speichern, aktivieren Sie das Kästchen links unten "Speichern als" und wählen Sie aus dem Dropdownmenü das Format aus.
Durch Entwürfe und Pro-forma-Rechnungen werden Ihre Konten nicht aktualisiert bis sie in Rechnungen umgewandelt werden.

Versandkosten für Kunden berechnen

Wenn Sie möchten, dass Ihr Kunde die Versandkosten übernimmt, geben Sie den Nettobetrag in das Feld ein und wählen Sie den entsprechenden USt-Satz aus.

Anhänge

Wenn Sie eine Datei an die Rechnung anhängen möchten, z. B. eine Kopie eines Belegs oder Verkaufsauftrags, klicken Sie auf das Anhang-Symbol und auf Dateien hochladen.

Was passiert als Nächstes?

Die Rechnungsinformationen werden jetzt in den Kundenaktivitäten angezeigt.

Sie können jetzt:

Zahlungen mit der Rechnung abgleichen
eine Gutschrift zur Rechnung zuweisen
die Rechnung als E-Mail an einen Kunden senden
die Rechnung bearbeiten

Ihre Verkaufsrechnung nachverfolgen

Um den Überblick über Ihre erstellten Rechnungen zu behalten, können Sie Informationen zur Rechnung anzeigen, z. B. wann Sie die Rechnung erstellt haben, ob Sie die Rechnung per E-Mail versendet oder sie ausgedruckt haben und wann die Rechnung bezahlt wurde.

Sie können die Dokumentenhistorie nur für Verkaufsrechnungen anzeigen, die nach dem 01.03.2019 erstellt wurden.

Gehen Sie zu Einnahmen und wählen Sie Rechnungen.
Wählen Sie eine Rechnung aus, die nach dem 01.03.2019 erstellt wurde.

Bewegen Sie den Mauszeiger über folgende Optionen, um die entsprechenden Informationen anzuzeigen:

Status	Informationen
Rechnungsdatum	Datum der Rechnungserstellung.
Gedruckt/Versendet	Gesendet – Zeigt die E-Mail-Adresse des Empfängers, das Datum und die Uhrzeit des Versendens an. Grün – mind. eine E-Mail wurde versendet. Rot – Senden einer Rechnung fehlgeschlagen. Aktualisieren Sie die Seite, um den Status zu aktualisieren.
Gelesen	Zeigt die E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit des Lesens an. Aus Tracking-Gründen können die Option PDF-Anhang einschließen im E-Mail-Fenster deaktivieren. Wenn der E-Mail-Anbieter Ihres E-Mail-Empfängers keine Lesebestätigung zur Verfügung stellt, wird der Status "Gesehen" nicht aktualisiert, d. h. der Empfänger hat die Rechnung ggf. trotzdem bereits gelesen. Um den Status "Gesehen" zu verwenden, müssen Sie die Rechnung per E-Mail versenden, wenn Sie sie erstellen oder wenn Sie auf die jeweilige Rechnung klicken. Der "Gesehen"-Status wird nicht aktualisiert, wenn Sie die Rechnung über die Seite Rechnungen senden.
Bezahlt	Datum der letzten erfassten Zahlung der Verkaufsrechnung. Grün – vollständig bezahlt Hellorange – teilweise bezahlt Dunkelorange – überfällig

Eine vorhandene Rechnung verwalten

Wählen Sie die Rechnung unter Einnahmen, Rechnungen aus. Hier können Sie:

Rechnungsdetails anzeigen	Z. B. ob die Rechnung bezahlt wurde
Prüfen, ob die Rechnung übermittelt wurde	Die Rechnung wird als gesendet anzeigt, wenn Sie sie per E-Mail versendet oder gedruckt haben
Die Rechnung per E-Mail versenden	Sie können die Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail versenden
Die Rechnung kopieren	Erstellt eine neue Rechnung mit denselben Informationen, sodass Sie diese nicht erneut eingeben müssen
Die Rechnung bearbeiten	Wenn die Rechnung bereits bezahlt, gutgeschrieben oder in der USt-Voranmeldung enthalten ist, können Sie sie nicht bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten oder Stornieren einer Verkaufsrechnung.
Eine Rechnung bezahlen	Eine Zahlung für die Rechnung erfassen
Eine Gutschrift erfassen	Unter Mehr können Sie eine Gutschrift mit den Rechnungsinformationen erstellen.
Einen Lieferschein erstellen	Unter Mehr können Sie einen Lieferschein erstellen.