Erstellen und Verwalten von Verkaufsgutschriften

Wenn Sie einem Kunden eine Gutschrift ausstellen, weil dieser Ware retourniert hat, können Sie diese über die ursprüngliche Rechnung erstellen. Sie können zudem eine eigenständige Gutschrift ausstellen und diese zu einem späteren Zeitpunkt mit einer beliebigen ausstehenden Rechnung verknüpfen. Sie können die Gutschrift für den Kunden ausdrucken oder ihm per E-Mail senden.

Verkaufsgutschriften für Lagerware erfassen

Ihr Bestand wird verfolgt, indem jedes Mal, wenn Bestand gekauft oder verkauft wird, die Bestandsbewegungen erfasst werden. Dies geschieht über den Typ der Bestandsbewegung, der erfasst, ob Bestand hinzugefügt oder entnommen wurde. Wenn Sie also eine Rechnungsgutschrift für einen bestimmten Lagerartikel erstellen, wird eine Bewegung des Typs Negativer Warenausgang protokolliert und automatisch der Bestand erhöht, da Waren zurückgesendet wurden. Wenn Sie einen Preis korrigieren möchten, finden Sie weitere Informationen unter Korrigieren von Preis und Menge eines Lagerartikels auf einer Verkaufs- oder Einkaufsrechnung.

So erstellen Sie eine Gutschrift über eine Verkaufsrechnung

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einnahmen auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnung, für die Sie eine Gutschrift ausstellen möchten.
3. Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf Gutschrift erstellen. Die Gutschrift wird mit den Details der ursprünglichen Rechnung angezeigt.
4. Sie können je nach Bedarf Details eingeben und ändern. Genauere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt So erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift.
5. Handelt es sich bei der Gutschrift um einen Entwurf, müssen Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern aktivieren. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt abschließen möchten, öffnen Sie die Gutschrift und deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

6. Wenn Sie eine Datei anhängen möchten, klicken Sie auf Anhang und Dateien hochladen und gehen Sie zur Datei.

7. Geben Sie bei Bedarf Notizen ein und klicken Sie auf Speichern.

Sie haben erfolgreich eine Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung erstellt. Entspricht eine Gutschrift dem Gesamtbetrag der Rechnung, lautet der Status der Rechnung Bezahlt oder andernfalls Teilweise bezahlt.

So erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einnahmen auf Rechnungsgutschriften.
2. Klicken Sie auf Neue Rechnungsgutschrift.
3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Kunde* Wählen Sie den Kunden aus.
• Datum* Geben Sie das Datum der Gutschrift ein.
• Referenz Dieses Feld ist optional. Geben Sie eine Referenznummer ein, z. B. eine Rücksendenummer.
• Adresse* Verfügt der Kunde über eine Hauptanschrift, dann wird diese hier automatisch angezeigt. Ansonsten muss diese hier eingegeben werden.
• Lieferadresse Sie können die Gutschrift an eine andere Adresse als die Hauptanschrift senden. Ist die Adresse nicht in der Kundendatei vorhanden, wählen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie die Adresse ein.

* Pflichtfelder

4. Wiederholen Sie diese Schritte, um der Gutschrift weitere Artikel bzw. Dienstleistungen hinzuzufügen.
5. Wenn Sie keine weiteren Artikel bzw. Dienstleistungen hinzufügen möchten, geben Sie folgende Informationen ein:

• Artikel/Dienstleistung. Geben Sie den Namen des Artikels bzw. der Dienstleistung ein und wählen Sie den Artikel bzw. die Dienstleistung aus der Liste aus. Wenn der Artikel bzw. die Dienstleistung nicht angezeigt wird, wählen Sie Artikel erstellen aus.

Die Informationen zum ausgewählten Artikel bzw. zur Dienstleistung werden in der nächsten Zeile angezeigt. Sie können diese Informationen ändern. Wenn der Artikel bzw. die Dienstleistung mehrere Preise hat, wählen Sie den Preis aus, den Sie verwenden möchten.

• Beschreibung*. Geben Sie eine Beschreibung ein.
• Buchungskonto*. Wählen Sie das Konto aus.
• Anzahl* Geben Sie die Menge ein.
• Einzelpreis*. Geben Sie den Einzelpreis ein.
• Rabatt*. Geben Sie einen Rabatt ein, falls vorhanden.
• USt* Die Umsatzsteuer wird automatisch eingegeben.

6. Um Porto für den Transport zu berechnen, fügen Sie eine neue Rechnungszeile hinzu und wählen Sie das entsprechende Konto im Feld Buchungskonto aus.

7. Wenn Sie eine Datei anhängen möchten, klicken Sie auf Anhang und Dateien hochladen und gehen Sie zur Datei.

8. Fügen Sie bei Bedarf Kommentare in das Feld Notizen ein.
9. Um die Gutschrift per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf Speichern & E-Mail. Anschließend wird das Fenster Rechnung als E-Mail versenden angezeigt:

• Verfügt der Kunde über eine E-Mail-Adresse, wird diese im Feld An angezeigt.
• Sie können weitere E-Mail-Adressen eingeben, getrennt durch ein Semikolon (;).
• Ihre E-Mail-Adresse wird im Feld CC angezeigt.
• Wählen Sie Kopie an mich aus, wenn Sie eine Kopie erhalten möchten.
• Gutschriften in Buchhaltung werden im Web gehostet, d. h. Ihre Kunden erhalten in der E-Mail einen Hyperlink zu ihrer Gutschrift. Durch Klicken auf den Hyperlink können Kunden die Gutschrift prüfen, als PDF speichern oder drucken. Wenn Sie ein PDF der Rechnung mit der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie PDF-Anhang einschließen aus.
• Sie können den Betreff und den Standard-E-Mail-Text ändern oder auswählen Kopie dieser Rechnungsgutschrift drucken, um die Rechnung zu drucken.

9. Klicken Sie auf Senden. Ihre Gutschrift wird anschließend gespeichert.

Sie haben eine Gutschrift erstellt und können diese jetzt einer Rechnung zuweisen.

Verkaufsgutschriften nachverfolgen

Um die von Ihnen erstellten Gutschriften leichter zu verwalten und nachzuverfolgen, können Sie Details dazu anzeigen, z. B. wann eine Gutschrift erstellt und ob sie per E-Mail versendet oder gedruckt wurde.

1. Gehen Sie zu Einnahmen und wählen Sie Rechnungsgutschriften aus.
2. Wählen Sie eine Gutschrift aus, die nach dem 01.03.2019 erstellt wurde.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die folgenden Optionen, um weitere Informationen anzuzeigen:

Status	Details
Erstellt	Datum und Uhrzeit, wann die Gutschrift erstellt wurde.
Gesendet	Als PDF. Wird als manuell übermittelt angezeigt. Beim Versenden als E-Mail ändert sich der Status in Gesendet. Per E-Mail. Zeigt die E-Mail-Adresse/die Adressen des Kunden an sowie Datum und Uhrzeit, wann Sie die E-Mal an alle Adressen in den Zeilen An und CC gesendet haben. Grün. Mindestens eine E-Mail wurde gesendet. Rot. Mindestens eine E-Mail wurde nicht zugestellt. Sie müssen die Seite eventuell aktualisieren, um den Status zu aktualisieren.
Angesehen	Zeigt die E-Mail-Adresse und das Datum, an dem das Dokument vom Empfänger gelesen wurde. Dieser Status wird aktualisiert, wenn der Empfänger auf die Schaltfläche Dokument anzeigen in der E-Mail klickt. Wenn Sie ein PDF an die E-Mail anhängen und der Empfänger nur diesen Anhang öffnet, ändert sich nicht der Status. Um sicherzustellen, dass der Status aktualisiert wird, können Sie die Option PDF-Anhang einschließen im Fenster zum Versenden der E-Mail deaktivieren. Der Status wird auch aktualisiert, wenn der E-Mail-Anbieter des Empfängers dem Empfang der E-Mail bestätigt. Allerdings schicken E-Mail-Anbieter nicht immer eine Bestätigung. Deshalb kann es sein, dass Ihre E-Mail empfangen wurde, ohne dass der Status sich ändert. Um den Status Angesehen anzuzeigen, müssen Sie die Gutschrift per E-Mail versenden, wenn Sie diese erstellen oder wenn Sie auf die entsprechende Gutschrift klicken. Der Status kann nicht nachverfolgt werden, wenn Sie die Gutschrift von der Seite Rechnungsgutschriften per E-Mail versenden.