Erstellen und Verwalten von Einkaufsrechnungen

Um den Überblick darüber zu behalten, welche Beträge Sie Lieferanten schulden, können Sie eingehende Rechnungen erfassen. Bevor Sie eine Rechnung für einen Einkauf erfassen können, müssen Sie Ihren Lieferanten als Kontakt anlegen.

Wenn Sie regelmäßig die gleichen Produkte von Ihrem Lieferanten kaufen, können Sie einen Artikeldatensatz erstellen, um beim Erstellen der Rechnungen Zeit zu sparen.

Informationen zum Erstellen von Einkaufsrechnungen für Lagerartikel

Buchhaltung protokolliert die Bestandsbewegung durch Aufzeichnen des Kaufs und Verkaufs von Lagerware. Jede Bestandsbewegung gehört zu einem bestimmten Typ, der erfasst, ob Bestand gekauft oder verkauft wurde. Wenn Sie z. B. eine Einkaufsrechnung erstellen, die einen Lagerartikel umfasst, erstellt Buchhaltung einen Wareneingang und erhöht automatisch die Anzahl für den Posten.

Eine Einkaufsrechnung erfassen

Die Informationen zum Artikel bzw. zur Dienstleistung werden in der nächsten verfügbaren Zeile angezeigt. Bei Bedarf können Sie diese Informationen anpassen. Wenn Sie eine neue Akte erstellen müssen, klicken Sie auf "Artikel hinzufügen". Geben Sie die entsprechenden Informationen ein und speichern Sie sie.

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf Neue Rechnung.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
  • Lieferant* Geben Sie den Lieferantennamen ein. Während Sie tippen, wird eine Liste mit den Lieferanten eingeblendet. Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus.
Tipp:

Klicken Sie auf Lieferant anlegen, um einen neuen Lieferanten zu erstellen. Geben Sie die entsprechenden Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.

  • Rechnungsdatum * Geben Sie das Rechnungsdatum ein.
  • Fällig am* Dieses Datum ergibt sich automatisch aus den Zahlungsbedingungen, die im Lieferantendatensatz angelegt wurden. Wenn Sie noch keine benutzerdefinierten Zahlungsbedingungen angelegt haben, wird das Datum gemäß der Anzahl der Zahlungsverzugstage in den Standardeinstellungen Ihres Unternehmens berechnet. Sie können dieses Datum bei Bedarf überschreiben.
  • Lieferantenreferenz Geben Sie bei Bedarf eine Referenz zu Ihrem Lieferanten ein, z. B. dessen Rechnungsnummer.
  • Referenz Geben Sie bei Bedarf eine zusätzliche Referenz ein (z. B. eine Einkaufsauftragsnummer).

* Pflichtfelder

  1. Geben Sie in das Feld "Artikel/Dienstleistung" den Namen ein und wählen Sie den Artikel aus, um den Kauf zu erfassen.
  2. Wiederholen Sie den oben genannten Schritt, um der Rechnung weitere Artikel hinzuzufügen.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein, wenn Sie der Rechnung keine weiteren Artikel hinzufügen möchten:
  • Beschreibung* Die Beschreibung für den Einkauf.
  • Buchungskonto* Wählen Sie das Buchungskonto für Ihren Einkauf aus.
  • Anzahl* Geben Sie die Anzahl der eingekauften Artikel ein.
  • Einzelpreis* Geben Sie den Nettowert des Artikels ein.
  • Der Gesamtbruttowert der in der Artikelzeile verzeichneten Posten wird unter "Summe" angezeigt.

* Pflichtfelder

  1. Wenn Sie Transaktionsanalysetypen erstellt haben, z. B. für Abteilungen, klicken Sie auf die Punkte rechts neben der Zeile und wählen Sie die entsprechende Analysekategorie aus.
  2. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Transaktionen in die nächsten Zeilen einzufügen.
  3. Geben Sie, falls erforderlich, zusätzliche Informationen zu diesem Einkauf ein.
  4. Wenn Sie eine Datei anhängen möchten (z. B. die Kopie eines Eingangs), klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang, klicken Sie auf Dateien hochladen, suchen Sie die Datei und doppelklicken Sie darauf. Weitere Informationen zu Anhängen
  5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Als Entwurf speichern Markieren Sie das Kontrollkästchen "Als Entwurf speichern" und klicken Sie auf Speichern. Nutzen Sie diese Option, um eine Rechnung zu speichern, falls Sie diese dem Kunden noch nicht senden und die Buchungskonten nicht aktualisieren möchten. Wenn Sie die Rechnung senden möchten, öffnen Sie den Entwurf, nehmen Sie die Änderungen vor, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Als Entwurf speichern" und klicken Sie auf Speichern.
  • Speichern Speichert lediglich die Rechnung.
  • Speichern & Neu Speichert die aktuelle Rechnung und ermöglicht die Eingabe einer neuen Rechnung.

Die von Ihnen eingegebenen Informationen zu Ihrer Einkaufsrechnung werden jetzt in der Lieferantenaktivität angezeigt. Falls erforderlich, können Sie die Rechnung von der Einkaufsliste aus verwalten.

Eine bestehende Einkaufsrechnung verwalten

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Rechnung.

Nun können Sie die Rechnung bearbeiten. Folgen Sie den Schritten, die im Abschnitt Eine Einkaufsrechnung erfassen erläutert wurden. Wenn Sie die Rechnung bereits bezahlt haben oder der Betrag gutgeschrieben wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Einkaufsrechnung bearbeiten oder stornieren.

Sie können eine Zahlung gegen eine Einkaufsrechnung erfassen. Klicken Sie im Menü oben rechts auf Gutschrift erstellen oder markieren Sie die Einkaufsrechnung als Unklar.

Wenn Sie eine Rechnung als "Unklar" markieren, verbleiben die Werte in Ihren Konten. Sie können den Status "Unklar" von einer Einkaufsrechnung entfernen, indem Sie sie öffnen und im Menü oben rechts auf die Option Widerspruch aufheben klicken.

Einen Rechnungsentwurf umwandeln

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf den Entwurf der Einkaufsrechnung.
  3. Falls erforderlich, aktualisieren Sie die Rechnungsdaten.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern und klicken Sie auf Speichern.

Die Einkaufsrechnung ist nicht länger im Entwurfsstatus und der Wert wird im entsprechenden Buchungskonto angezeigt.