Erstellen und Verwalten von Einkaufsgutschriften

Wenn Sie einen Einkauf bei einem Lieferanten tätigen und die Waren wieder zurückgeben oder eine Rechnung stornieren möchten, können Sie eine Gutschrift über die ursprüngliche Rechnung erstellen. Sie können zudem eine eigenständige Gutschrift ausstellen und zu einem späteren Zeitpunkt eine Zuweisung zu einer beliebigen ausstehenden Rechnung vornehmen.

Informationen zum Erfassen von Einkaufsgutschriften für Bestandsartikel

Buchhaltung verfolgt Ihren Bestand, indem jedes Mal, wenn Bestand gekauft oder verkauft wird, die Bestandsbewegungen aufgezeichnet werden. Jede Bestandsbewegung gehört zu einem bestimmten Typ, der erfasst, ob Bestand hinzugefügt oder entnommen wurde. Wenn Sie also eine Einkaufsgutschrift erfassen, die einen Bestandsartikel enthält, wird eine Transaktion des Typs Negativer Wareneingang protokolliert und der Bestand automatisch verringert, da Sie Waren an den Anbieter zurückgesendet haben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Preis oder Menge eines Bestandsartikels auf einer Rechnung korrigieren können.

So erstellen Sie eine Gutschrift für eine Einkaufsrechnung

Die Gutschrift wird mit den Details der ursprünglichen Rechnung angezeigt.

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Rechnung, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten.
  3. Klicken Sie links oben im Menü auf Gutschrift erstellen.
  4. Bei Bedarf können Sie die Angaben ändern. Genauere Informationen finden Sie im Abschnitt So erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift.

Der Netto- und der Gesamtbetrag werden am Ende der Gutschrift angezeigt.

  1. Handelt es sich bei der Gutschrift um einen Entwurf, müssen Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern aktivieren. Wenn Sie die Buchungskonten zu einem späteren Zeitpunkt aktualisieren möchten, öffnen Sie die Gutschrift und deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
  2. Geben Sie bei Bedarf Anmerkungen ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Einkaufsgutschrift für die ursprüngliche Rechnung wurde erstellt. Entspricht die Gutschrift dem Gesamtbetrag der Rechnung, so lautet der Status der Rechnung „Bezahlt“. Ist dies nicht der Fall, wird „Teilweise bezahlt“ angezeigt.

So erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungsgutschriften.
  2. Klicken Sie auf Neue Rechnungsgutschrift.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
  • Lieferant* Geben Sie den Lieferantennamen ein. Während Sie tippen, wird eine Liste mit den Lieferanten eingeblendet. Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste.
  • Datum* Geben Sie das Datum der Gutschrift ein.
  • Lieferantenreferenz Geben Sie eine Referenz zu Ihrem Lieferanten ein, beispielsweise dessen Gutschriftnummer.
  • Referenz Geben Sie bei Bedarf weitere Referenzen oder Informationen ein.

* Pflichtfelder

  1. Geben Sie in das Feld "Artikel/Dienstleistung" den Namen ein und wählen Sie den entsprechenden Artikel aus, um den Kauf zu erfassen.
  2. Wiederholen Sie den oben genannten Schritt, um der Rechnung weitere Artikel hinzuzufügen.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein, wenn Sie der Rechnung keine weiteren Artikel hinzufügen möchten:
  • Beschreibung * Die Beschreibung für den Einkauf.
  • Buchungskonto* Wählen Sie das Konto für Ihren Einkauf aus.
  • Anzahl* Geben Sie die Anzahl der Artikel ein.
  • Einzelpreis* Geben Sie den Einzelpreis ein.

Der Gesamtbruttowert der in der Artikelzeile verzeichneten Posten wird unter "Summe" angezeigt.

  1. Wenn Sie Transaktionsanalysetypen erstellt haben, klicken Sie auf die Punkte am Ende der Zeile und wählen Sie die Analysekategorie aus.
  2. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Transaktionen in die nächsten Zeilen einzufügen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern, um diese Gutschrift als Entwurf zu speichern. Diese Option ist z. B. hilfreich, wenn Sie zuerst einige Details mit Ihrem Lieferanten besprechen müssen und die Buchungskonten noch nicht aktualisieren möchten. Öffnen Sie anschließend den Gutschriftentwurf, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Entwurf speichern, wenn Sie die Aktualisierung der Buchungskonten vornehmen möchten.

  1. Geben Sie bei Bedarf Notizen ein.
  2. Wenn Sie eine Datei anhängen möchten (z. B. die Kopie eines Eingangs), klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang, klicken Sie auf Dateien hochladen, suchen Sie die Datei und doppelklicken Sie darauf. Weitere Informationen zu Anhängen
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Eingabe der Einkaufsgutschrift erfolgreich war, bleibt diese so lange ausstehend, bis Sie diese einer Rechnung zuordnen oder der Lieferant Ihnen eine Erstattung zukommen lässt.

So verwalten Sie eine bestehende Gutschrift

  1. Klicken Sie unter Ausgaben auf Rechnungsgutschriften.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Gutschrift.

Sie können die bestehenden Informationen bearbeiten, wenn es sich hierbei um eine eigenständige Gutschrift handelt. Folgen Sie den Schritten, die im Abschnitt So erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift erläutert wurden. Sie können keine Änderungen an der Gutschrift vornehmen, wenn sie einer anderen Transaktion zugeordnet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Eine abgeglichene Einkaufsgutschrift bearbeiten oder stornieren.

Sie können auch eine Erstattung für die Gutschrift erfassen oder den Status der Gutschrift in Unklar ändern.

Wenn Sie eine Gutschrift als unklar markieren, verbleiben die Werte in Ihren Konten. Bei Bedarf können Sie diesen Status löschen, indem auf die Gutschrift klicken und im Menü oben rechts auf Widerspruch aufheben klicken.