Hinzufügen und Verwalten von Kontakten

Wenn Sie regelmäßig Kontakt mit denselben Kunden oder Lieferanten haben, können Sie für diese Kontaktdatensätze anlegen. Dadurch können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben schneller eingeben und behalten den Überblick über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten.

Um die Dateneingabe zu beschleunigen, können Sie auch Ihre Kontakte importieren.

Einen neuen Kontakt erstellen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.
  2. Klicken Sie auf Kunde erstellen oder Lieferant erstellen.
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
  • Firmenname Der Name des Unternehmens des Kontakts.
  • Kontaktname Der Name des Kontakts.
  • Referenz Eine Referenz für den Kontakt.
  • E-Mail Die E-Mail-Adresse des Kontakts.
  • Mobiltelefon Die Mobiltelefonnummer des Kontakts.
  • Telefonnummer Die Telefonnummer des Kontakts.
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Kontaktdetails die folgenden Informationen ein:
  • Geben Sie die Adressinformationen ein.
  • Buchungskonto Wenn der Kontakt ein Kunde ist, wählen Sie ein Standardbuchungskonto für Verkäufe aus. Für Lieferanten wählen Sie ein Standardbuchungskonto für Einkäufe aus. Das Standardkonto wird verwendet, wenn Sie Rechnungen, Gutschriften, Schnelleinträge und Angebote erstellen.

Wenn Sie Artikel und Dienstleistungen verwenden und diese Posten einer Rechnung hinzufügen, wird stattdessen das Standard-Artikel- bzw. Dienstleitungs-Buchungskonto verwendet.

  • Steuernummer Für Deutschland: Geben Sie die Steuernummer des Kontakts ein.
  • USt-ID Geben Sie die USt-ID des Kontakts ein. Beachten Sie, dass das Format für die Umsatzsteuernummer abhängig vom Land des Kontakts ist.
  • Debitorennummer In Deutschland wird die Debitorennummer automatisch erstellt.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Lieferadresse und aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen entspricht Rechnungsadresse.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlungsinformationen und geben Sie die folgenden Informationen ein:
  • Kreditlimit festlegen Aktivieren Sie das Kontrollkästen Kreditlimit festlegen und geben Sie das Kreditlimit ein. Das Kreditlimit wird in den Fälligkeitsberichten Offene Posten - Kunden und Offene Posten - Lieferanten angezeigt.
  • Kreditbedingungen festlegen Aktivieren Sie das Kontrollkästen Kreditbedingungen festlegen und geben Sie an, wie viele Tage der Kredit für diesen Kontakt gelten soll.
Tipp:

Wenn es sich bei dem Kontakt um einen Kunden handelt, können Sie außerdem die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Kunden eingeben. Diese werden auf den Rechnungen für diesen Kunden angezeigt.

  • Kontobezeichnung Geben Sie die Bankdaten Ihres Kontakts ein.
  • BIC/IBAN Falls erforderlich und verfügbar, geben Sie BIC und IBAN an.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen. Hier können Sie den Standardpreis auswählen.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Notizen und geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein, die Sie für den Kontakt speichern möchten.
  3. Unter der Registerkarte Analyse können Sie Analysegruppen für den Kontakt eingeben, falls Sie Analysegruppen erstellt haben.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Datensatz kann nun beim Eingeben von Transaktionen verwendet werden.

Einen Kontakt anzeigen oder bearbeiten

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.
  2. Wählen Sie einen Kontakt aus.
  3. Um die Aktivitäten für diesen Kontakt einzusehen, klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten.
  4. Um Kontakte und Adressen zu bearbeiten oder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte und Adressen.
  • Um einen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Kontakt.

Die als Hauptkontakt angezeigte Person ist der Hauptansprechpartner bei diesem Unternehmen und wird in Klammern neben dem Namen des Unternehmens angezeigt.

Wenn Sie die gesamte E-Mail-Korrespondenz mit diesem Unternehmen an diese Person weiterleiten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei E-Mails Kopien (CC) an diesen Kontakt senden.

  • Um eine Adresse zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Adresse. Sie können die Adresse und den Adresstyp aus dem Dropdownmenü auswählen.

Die als Rechnungsadresse angegeben Adresse erscheint auf Ihren Rechnungen.

Da Ihre Kontakte und die zugehörigen Adressen verknüpft sind, wird beim Löschen einer Adresse auch der zugehörige Kontakt gelöscht.

  1. Wenn es sich bei dem Kontakt um einen Kunden handelt, können Sie die Angaben unter Kundenauszüge prüfen.

Die Standardeinstellung für den Versand von Kundenauszügen ist Postversand (PDF). Sie können diese Einstellung ändern. Klicken dazu auf das Stiftsymbol und nach dem Bearbeiten auf Speichern. Alle Änderungen werden für spätere Kontoauszugsläufe für den Kunden übernommen.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Kontakt löschen

Nachdem Sie einen Kontaktdatensatz in einer Transaktion verwendet haben, können Sie sie nicht mehr löschen. Wir empfehlen stattdessen, den Kontaktnamen zu "Nicht verwenden" zu ändern, um Missverständnisse zu vermeiden.

Den Hauptkontakt und die Hauptadresse können Sie nicht löschen. Wir empfehlen stattdessen, diese zu bearbeiten und die neue Adresse/den neuen Kontakt auf diesem Weg einzugeben.

Wenn ein Kontaktdatensatz noch nicht für Transaktionen verwendet wurde und kein Hauptkontakt/keine Hauptadresse ist, wählen Sie den Kontakt auf der Seite "Kontakte" aus der Tabelle aus, indem Sie ein Häkchen ins Kontrollkästchen vor dem Kontakt setzen und klicken Sie auf das Symbol zum Löschen in der Aktionssymbolleiste über der Tabelle.